現在很多公司的會議相關負責人對會議成本的預算和控制都有一個明顯的誤區，我們杭州伍方會議服務公司在服務多家公司的過程中，在會議舉辦的過程中，也同時參考了很多會議行業的一些專業資料和數據，總結了以下觀點：

會議辦的成功與否，與會議成本有很大的關聯，但并不是成本超高越好，最重要的是這次會議能否達的我們開會預期的效果！

    先不說會議是否是構成了一個產業，會議作為人們相互交流的工具和手段，可以說是任何單位都不能缺少的。很多會議都要到外面去開，都要使用各種社會資源，這其中除了花費大量的時間成本之外，直接的開銷也是很大的。據了解，一個年銷售額達數百億元的大型企業，每年在會議相關方面的開支就超過一億元。如何提高會議效率，降低會議開支，成了企事業單位、社團組織等會議組織機構關心的一個重要問題。

    通過多年的觀察和了解來看，我們國家的大多數單位對會議的成本管理存在著不少誤區，而這些誤區又從根本上影響著會議的管理與決策。因此，弄清楚影響會議成本的一些關鍵因素，盡快從這些誤區中走出來，是提高會議效率、降低會議成本的第一步。

    首先，只重視單個會議的成本，忽略了會議整體的規劃與管理。我們國家企事業單位內部很少設有類似于西方國家的“會議統一管理部門”這樣的機構，也談不上對會議進行科學的規劃和統一的協調。發達國家企業及社團組織會議管理的實踐證明，對會議進行集中管理是提升會議效率、降低會議成本的有效途徑。我們不少辦會單位的領導只簡單地要求組會人員想辦法降低會議成本，很少從戰略的角度思考會議管理問題，而這種思路是不可能從根本上解決會議成本問題的。

    其次，只重視會議的直接成本，忽略了會議效果與成本之間的必然聯系。會議，作為實現某種目的工具和手段，其追求的目標是綜合的效果，而不是簡單的直接開支的降低；

    其三，只重視會議的中后期運作，忽略了會議的前期策劃和深入的討論分析。由于會議組織機構對會議策劃的流程了解不夠或者說重視不夠，沒有對會議相關的社會資源進行有效的挖掘和整合，致使會議的創新性不足，吸引力不強，雖花費了大量的精力和開支，但效果還是打了折扣。比如，在組織會議時，我們對于會議五要素（內容、形式、服務、地點與場所、會議附加活動）中的地點和場所的選擇、會議附加活動的策劃和運用等，就挖掘地不夠深入。博鰲亞洲論壇的總監姚望先生在談到會議策劃時，就特別強調了這兩點的重要性。美國會議專業機構的調查表明，會議地點與場所的選擇以及附加活動的安排，已經超過會議的內容，成了人們決定是否參加某個會議時首先考慮的兩個問題。

    最后，有些單位的負責人認為會議方面的事很簡單，設專人或成立專門的部門沒有必要。這明顯是一個誤區。由于沒有專人負責會議的策劃與管理，各單位在會議策劃的嚴密性與創新性方面，以及在社會資源的合理運用、會議成本細節的把握、專業通道的建立等方面，都做得不是很夠，而這些因素又是從根本上影響著會議成本的。資料顯示，美國的一些大型企業在引進了會議統一管理機制后，會議成本通常能夠降低10-20%。我們國家的企業如果也這么做了，一年下來能節省多少開支并不難想象。

    從以上的分析可以看出，制約會議成本的因素是多方面的，如果與此相關的一些關鍵問題得不到解決，在表面上下再大的功夫，會議成本的困惑恐怕也很難真正消除。所以現在我們伍方在服務上也有征對性的對一些客戶出多種方案，告知其優劣勢，當客戶了解過后一般的還是站在全局的角度來考慮，選擇一個整體比較適合的方案，不管是會場場地還是會議過程中的一些活動，都有很好的安排。