會議，獎勵旅游的集中采購是現在許多公司的常規做法。這其中的原因有很多：增加公司采購部門的購買能力，加強采購監督，預先挑選合適的供應商，降低采購成本。

        伍方會議服務認識一家公司，在初期，他們的會議的采購部門和會議策劃者的意見不一致，換句話來說，他們各自都不了解對方的功能。但現在，經過5年左右的磨合，會議專業人員似乎意識到了早期的錯誤，盡管有時候會有小小的摩擦，絕大部分時間他們都是非常友好的。最關鍵的是策劃者們已經從中吸取了教訓，他們很清楚與采購部門對抗是徒勞的。這也是一種不負責任的表現：不要忘記了采購部門確實給企業節省了成本。總之，會議策劃部門和采購部門是合作伙伴，不論好壞，雙方如果能夠了解這種關系對各自都是有益的。下面，就是他們一位工作人員總結的一些話：
　　
　　降低姿態
　　我作為一個會議策劃者最開始并不喜歡采購部門，坦白的說，并不是因為集中采購部門是一個新生的事物，也不是對他們部門的同事不熟悉，而是他們使我們變得無關緊要，而且他們很荒謬的留下一大堆乏味的文書工作給我們。
　　從根本上來說，采購部門并沒認識到會議策劃者的功能和價值，我們感覺他們是在要求我們做一些違反直覺的事情，這看起來好像是他們在暗中來削減我們的能力。例如，一項合同可能在我們毫不知情的情況下以閃電般的速度簽訂了，這促使會議策劃者對他們的談判能力產生了質疑，時間證明了他們的決定是錯誤的。采購部門很快發現，集中采購、統一模式并不是對所有的業務都能使用的，到最后不得不把我們會議策劃者納入他們考慮的范圍之內。當策劃者參與了重寫/重新設計采購流程，并幫助設計集中采購流程管理軟件，工作的效率成指數上升。
　　雖然我們可能不再談判所有的合同，但是我們能夠也應該積極主動對采購部門進行培訓，讓他們了解特定合約的表達方式與技巧，而這些方法和技巧是我們在過去的實踐中證明非常有效的。
　　
　　伸出援助之手
　　采取果斷的，而不是輕視的態度將獲得尊重和信任。建立一個聯合的采購團隊，因為這項工作將更加密切地與收入目標、戰略舉措和高級管理人員掛鉤。處理好與采購部門的關系最終可能提升你在公司的形象和地位。
　　
　　海納百川
　　會議采購整合工作給公司上下都帶來了很大的影響，在這種情況下，公司提供了去別的部門學習的機會。你以前可能只是在自己的部門內工作，現在如果能夠讓別的部門員工參與到你的團隊里來，能夠使你成為一個更為有價值的綜合性人才。例如，邀請不同部門的關鍵人物來參與你的會議工作，努力使他們參與進來，從商務禮儀到供應商的選擇，大家可以相互交流。
　　
　　證明自己
　　最重要的是團體采購確實發揮了它的作用，從根本上來說它是成功的。但是你也應該向你的上司報告你也確實為公司節省了資源。

資料整理：伍方會議服務