當經濟衰退時，許多組織都試圖通過裁員及減少領導層在公司之外的地方舉辦會議的數量來達到縮減預算的目的。近幾年年，越來越多的組織開始審視他們的會議日程，并重新思考活動的先后次序、每場會議的參會人員及會議議程，而非取消某些會議。
人們現在開始從整個組織的角度審視會議，并對參會人員、會議時間及會議目標進行適當修改，而不是取消整個會議。越來越多的組織選擇在距離其總部較近的位置召開務虛會。提前確定會議目標的重要性并沒有發生改變。
伍方會議服務認為：“你必須明確會議的目的，否則不可能取得成功。”也就是說，你需要回答這樣一個問題，“當會議結束時，我們討論并解決了什么問題？”這也意味著，一切可以在其它會議上解決的問題都不應該出現在此次會議的議程之上，如工作人員會議所探討的問題等。還有，應該最大限度地減少PPT的演示時間，增加對話和戰略討論的時間。

下面將介紹一些舉行此類會議的重要規則：

1、考慮參會人數。如果會議的目標是交流思想或集思廣益，那么參會人數應該控制在25~30人之間，但是如果會議目的是制定決策，參會人數則不宜過多。
2、平衡時間。實事求是的計算會議的時間分配狀況，確定領導小組花費在觀看PPT展示、與團隊同伴相處以及討論戰略方向的時間分別是多少。
“如果三天的會議，僅有四到五個小時花在討論戰略問題上，那么這個會議實際上并不是一個戰略會議”。“它只能算是一系列活動中的一個對話而已”。
但這并不意味著，來自于全國乃至全球的參會人員不可以在參會過程中有社交活動，而僅把注意力集中在領導層活動上。當然不應該錯過這樣一個擴大社會交往和建立人脈網絡的機會，但是必須要有一個正確的平衡點。
3.落實會議決策。通常情況下，阻礙領導務虛會取得有效結果的常見障礙是，各機構并沒有對參會人員返回工作崗位之后的情況做足夠的計劃。當參會人員離開之后，明確下一步的方案至關重要。
會議結束后，應該對于會議期間的決策項目進行整理，并確定之后誰在什么時間應該做什么，“盡管這項工作聽起來微不足道，但它確實非常重要，因為通常改進的都是這些項目。”
4、溝通效果。“我們通常喜歡問與會者，當他們返回總部時，將如何向下屬傳遞會議精神。對會議主題以及會議的結果有一致的認識是至關重要的。”，“這并非是對講稿的反饋，而是要明確會議結果以及會議的討論要點。”
伍方會議服務的觀點：成功的會議建立在良好的設計之上。它不僅僅與會議內容有關，更為重要的是對會議決策的規劃和有效執行。