摘要：這個會議和展覽的日程時間表改編自一個項目管理的模板，杭州伍方會議把這個模板針對行業(yè)特性將工作進行細分如下：會議準備期為18個月。模板里有超過250項任務。
     這個會議和展覽的日程時間表改編自一個項目管理的模板，杭州伍方會議把這個模板針對行業(yè)特性將工作進行細分如下：會議準備期為18個月。模板里有超過250項任務。
17-18個月倒計時
* 設定目標，會議/展覽的日期、地點、主題以及形式。
* 進行實地考察。
* 設定初步預算。
* 選擇貨運公司。
* 商談酒店房價及租用時間，簽訂酒店合同。
* 與航空公司商談機票事宜。
* 選擇地陪公司。
* 選擇公務車租賃公司。
* 收集參展商名錄。
* 設定注冊費用及政策。
* 定義促銷戰(zhàn)略。
* 準備展會的第一稿日程通知及新聞通稿。
16個月倒計時
* 安排保險責任范圍。
* 設計會標及平面主題。
* 挑選展會服務承包商。
* 確定展覽場地租金。
* 制定展會建筑平面圖。
14-15個月倒計時
* 邀請并確定關鍵演講者。
* 確定初步餐飲需求。
* 商談菜單及價格。
* 如果需要的話，選擇翻譯設備。
* 如果需要的話，發(fā)送出第一份參展商促銷信息。
* 調(diào)整展會建筑平面圖（繼續(xù)之前的工作）。
* 準備第一份會議聲明及促銷材料，并發(fā)送給可能與會的參展者。
13個月倒計時
* 了解演講者在音頻及視頻上的需求。
6-7個月倒計時
* 準備第二份促銷單，并發(fā)送給意向客戶。
* 開始制作登記表格。
4-5個月倒計時
* 準備第三份促銷單，并發(fā)送給意向客戶。
* 調(diào)整預算。
* 確認音頻視頻及翻譯設備。
* 分配演講者的發(fā)言地點及時間。
2-3個月倒計時
* 調(diào)整預算。
* 在當?shù)亟y行賬戶。
* 完成會議時間表和房間分配。
* 選擇并與音頻視頻設備供應商簽約。
* 制作并寄出參展商服務指南，包括音頻視頻申請表格。
* 敲定餐飲時間表。
* 如果需要的話，最后確定的翻譯人員和設備。
* 確定會場的人手需求。
* 確定安全需求。
* 訂購會場所需的辦公及通訊設備。
* 訂購標牌。
* 編輯參展商名錄。
* 在會場安裝登記所需的計算機。
* 與酒店一同檢查流程及賬務相關的活動
1個月到6周倒計時
* 打印會議指南。
* 打印工作手冊。
* 向酒店遞交每日日程。
* 制作名牌及門票。
開會前3周到會議當日
* 搭建現(xiàn)場辦公室。
* 包裝并存放會議材料。
* 準備注冊信息包。
* 最后確認餐飲安排。
* 進行會前現(xiàn)場準備。
* 現(xiàn)場管理會議。
會后
* 包裝并存放材料。
* 財務核對。
* 評估執(zhí)行情況