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現在企業召開會議，特別是在外地召開的會議，首先要選擇合適的會議場地，了解會議場地的相關費用，確保我們的預算能夠滿足會議的支出。一般來講，會議場地更多的是在酒店的會議室內進行，很多酒店的會議都能夠滿足不同規模會議的需要，費用的差異需要自己或承辦方做出適當的調查。會議室的費用一般包括會議場地租金、設備租賃費用、布置費用、其它支出費用等。
會議場地租金
通常而言，場地的租賃已經包含某些常用設施，譬如激光指示筆、音響系統、桌椅、主席臺、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規設施并不涵蓋在內——比如投影設備、臨時性的裝飾物、展架等，需要加裝非主席臺發言線路時也可能需要另外的預算。
會議設施租賃費用
此部分費用主要是租賃一些特殊設備，如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統、會場展示系統、多媒體系統、攝錄設備等，租賃時通常需要支付一定的使用保證金，租賃費用中包括設備的技術支持與維護費用。
值得注意的是，在租賃時應對設備的各類功效參數作出具體要求（可向專業公司咨詢，以便獲得最適宜的性價比），否則可能影響會議的進行。
另外，由于品牌、產地及新舊不同，這些會議設施的租賃價格可能相差很大。
會場布置費用
如果不是特殊要求，通常而言此部分費用包含在會場租賃費用中。如果有特殊要求，可以與專業的服務商協商。
其他支出費用
這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務、運輸與倉儲、娛樂保健、媒介、公共關系等。基于這些支持均為臨時性質，如果會議主辦方分別尋找這些行業支持的話，其成本費用可能比市場行價要高，如果讓專業會議服務商代理，將獲得價格相對比較低廉且服務專業的支持。對于這些單項服務支持，應盡可能細化各項要求，并單獨簽訂服務協議。
