會議要自籌會議經費，其中經費的主要來源是會議代表交納的注冊費；會議的次要來源包括贊助、指定賓館住房租金、旅游、展覽和其他諸如廣告、出版物、紀念品、光盤的零星收入。會議應將注冊費的收入全部用在會議的各項開支中，也就是說用在會議代表的身上，讓代表感到所交納的費用是合理的，使用注冊費時也要精打細算，厲行節約，從嚴控制經費開支，努力做到以會養會，爭取會議經費能夠做到收支平衡，略有結余，否則會議一旦出現虧損，將出現很尷尬的局面。

（一）會議注冊費

注冊費是會議最主要的收入，是決定會議能否做到收支平衡的絕對因素，對它的定價至關緊要，定低了有可能使會議出現虧損，定高了有可能減少參會的代表人數。以下是有關注冊費的一些具體問題。

1.注冊費的種類

伍方會議服務的會議注冊費主要有如下一些主要類型。

（1）代表注冊費：會議的正式代表交納全額注冊費；

（2）會員注冊費：有的會議魏吸引代表加入該組織，該組織的會員可適當減少一些注冊費；

（3）陪同人員注冊費：通常陪同人員繳納的注冊費時代表注冊費的一半或更少，視注冊費中所包含的項目而定；

（4）國內代表注冊費：由于我國是發展中國家，因此在我國舉辦國際會議時，絕大多數國際組織同意參加會議的我國代表可以適當降低注冊費的交納水平。

（5）學生注冊費：在規定年齡以下，如一搬為30歲，并有文件證明的在校學生的注冊費通常遠少于全額注冊費，但注冊費所包含的項目也應相對減少，通常不包含會議的宴會和會議旅游等項目；

（6）會議演講人注冊費：有些會議對演講人進行獎勵，免交或者降低他們的注冊費。

2.注冊費中所包含的項目

不同會議的注冊費所含的項目可以有很大的區別，這些項目的支出大部分都是可變支出。由于會議注冊費的高低很大程度取決于注冊費中所包含的項目，包含的項目多的注冊費自然就高，包含的項目少注冊費就會低。會議的會期長，注冊費可收的高一些，反之注冊費可低一些，下面列出的是注冊費中通常包含的項目有正式代表、學生、陪同人員。

3.注冊費的計算公式

當預測出會議的基本人數和計算出會議固定收入后，并決定了注冊費所包含項目，可用以下公式計算出注冊費的收費水平。

            R=（FC +VC+C）/  D

            C= VC VC / （FC + VC）

其中FC為固定支出，VC為可變支出，C為不可預見費，D為參會人數。

必須要考慮的因素： 

1.如果是系列性的會議，要參考前幾屆的收費標準，不要超過10%

2.參照國際，國內同類專業，同類型的收費標準

3.如果計算出來的注冊費比較高，可以把在支出中占比重比較大的內容從注冊費里刪除掉

（二） 贊助費

當發現會議注冊費不能師傅會議全部支出時，要使會議的財務預算做到平衡，首先考慮的是尋求對會議的贊助和補助。目前在我國舉辦的各類會議或多或少都能得到一些贊助或補助，包括企業贊助、基金贊助和政府部門的補助。會議的注冊費和贊助費兩項應該盡可能做到會議預算的平衡。

（三）賓館和會議中心的優惠

當會議的檔次比較高時，酒店很希望接待會議代表，為此酒店常會在各方面給會議提供一些優惠條件，如每用酒店一間房，就會給會議少量的房費返還，也就是所謂傭金。總之不管是哪一種方式，都會增加會議的收入或者減少會議的支出。

（四）附設展覽的收入

目前流行的一種趨勢是微增加會議收入舉辦一個會議附設展覽會。展覽會可由會議組織者自己籌備，也可承包給專門的展覽公司。不管是哪種形式，展覽會都能給會議增加一些收入。

（五）旅游收入

除了極特殊的會議外，總有部分會議代表報名參加會議組織的旅游活動。會議組織者可采用競標的方式，將會議的旅游活動承包給一家旅游機構。旅游機構會獎會議了才有的部分利潤返還給會議組織者，作為會議的收入。

從以上的介紹伍方會議服務可以清楚地了解到會議的主要收入和其他次要收入之間的輕重關系。

資料整理：小燴