會議通知的提前發放是為了讓我們的參會代表能夠清晰的了解到整個會議的基本信息，開會的地點時間，還有就是會議的大概流程，不至于讓我們的參會代表在來之前一無所知，所以發放會議通知也是一件重要的工作，杭州伍方會議總結了我們會議通知在發放時的要求。

①提前宣布

重要的會議，各項準備工作就緒后，就要盡早告訴與會人員，讓他們提前做好準備：約請性會議為精確計算與會人數，須提前一周以上宣布告訴，并附上回執。杭州伍方會議回執中包含了受邀請人的名字、性別、年紀、工作單位、職務或職稱、是不是會參加會議、是否需要預定房間、是否需要火車票以及飛機票預訂等等信息。但會議沒有必要過早宣布，避免狀況發生改變或形成忘記。

②按規則規模發

至于會議告訴應發到哪一級單位或人員，應按規則處理。沒有規則時，應依照常規和具體狀況處理。假如該被告訴的人未接到告訴，他可以提出這次會議沒有依照法定程序舉辦，并否認會議的效力。接到告訴的人不參加會議，是他自己拋棄權力：可是組織者不發告訴或告訴有過錯，就是組織者的職責。

③執行到人

會議公司在發送會議告訴時應仔細斷定會議的規模，確保給每一位與會者發送會議告訴。告訴的信封上應精確標明與會者的具體地址、工作單位、名字等，并在明顯方位上奪目地標出“會議告訴”的字樣。可將會議中運用的有關票證(入場券、代表證、坐次號、編組名單以及就餐證、搭車證等)與會議告訴一并發送。必要時，在告訴送出之后以電話或者其他方式和與會人員取得聯系，確認是不是收到告訴、是不是能參加會議等項內容。有些單位發會議告訴時，需當事人簽名，若當事人不在，就請別人代為告訴。

④平常打好根底

做好發放告訴工作需要在平常打好根底，不能忽略一些細微瑣碎的事情，如領導同志、委員、代表們的通訊地址、工作單位、住址、電話、電子郵件地址等要知道精確，依據改變及時修改。

會議通知是我們會議開始前的準備工作，也是給我們參會代表的第一印象，所以我們的會議通知要嚴格按照要求，打好開始的第一張牌。

資料整理：杭州伍方會議服務有限公司