伍方會議服務組織籌備一場會議，相當于進行生產和銷售，必須在最前面作出一個總體的計劃，而且在工作過程中要記住兩個要點：第一是要體現出會議的特色；第二是要安排好會議的具體流程內容。

會議的出席者要慎重確定，不得是濫竽充數者，或者是讓對方感覺到勉為其難。

一般來說，會議的出席者會包含以下人員：

一、上級領導

地方黨政領導、上級主管部門的領導，大都對單位的發展給予過關心、指導。邀請他們參加，主要是為了表示感激之心。

二、大眾傳媒

在現代社會中，報紙、雜志、電視、廣播等大眾媒介，被稱為僅次于立法、行政、司法三權的社會“第四權力”。邀請它們，并主動與它們合作，將有助于它們公正地介紹本單位的成就，進而有助于加深社會對本單位的了解和認同。

三、社會名流

根據公共關系學中的“名人效應”原理，社會各界的名人對于公眾最有吸引力，能夠請到他們，將有助于更好地提高本單位的知名度。

四、合作伙伴

在商務活動中，合作伙伴經常是彼此同呼吸、共命運的。請他們來與自己一起分享成功的喜悅，是完全應該的，而且也是絕對必要的。

五、社區關系

它們是指那些與本單位共居于同一區域、對本單位具有種種制約作用的社會實體。例如，本單位周圍的居民委吊會、街道辦事處、醫院、學校、幼兒園、養老院、商店以及其他單位等等。

六、單位員工

員工是本單位的主人，本單位每一項成就的取得，都離不開他們的兢兢業業和努力奮斗。所以在組織會議時，是不容許將他們完全“置之度外”的。

會議禮儀的儀式規定，當要擬定一個會議的程序時候，伍方會議服務一定會遵循以下兩條原則去執行：

 一、時間可短不可場

一般從大體上面來說，一個會議活動應該是以一個小時為極限。這是為了效果的良好來考慮的，并且也是為了體現尊重出席者以及來賓。

二、程序可少不可多

一個會議的流程越多的話會讓與會人員感覺心里十分的繁重，會造成一種心理上面的負擔，流程如果想對較少的話可能會給活動帶來不一樣的效果。

資料整理：小燴