不管什么樣的會議，主辦者都希望適宜的對象(客戶)參加，所以會議策劃者一定要重視會議的邀請。通常情況下，伍方會議服務認為邀請包括3個程序，也是被重視的：

信息發布

   從媒體上分，邀請有以下幾種形式：印刷品(包括邀請信函、組織文件、會議通知)、電子郵件、印刷媒介公告、電子媒介公告

信息發布的內容通常包括：主題、時間、地點(暫定或者候選)、主要議程及安排、費用、標準等。

   有些還附送會議企劃書，目的是讓與會者了解參會的意義及對會議的期望。

回執處理

   對于主辦者來說，回執是對會議策劃活動成功與否的判定標志之一。

   回執單的設計非常重要，應當做到合理、圓滿，通常包括如下信息：明確的人數、職務、性別、聯系方式、預計到達目的地時間、迎送要求等

   回執收到后，通常需要統計、確認回執有效(通常以會務費用是否交納為標志)，接下來需要做的就是資源分配——主要是展位與酒店住宿的安排，回執確認即確認通知可以在這一切完成后發出。

回執可以有多種形式，如：傳真、信函、電子郵件、網路回執、電話。

   需要指出的是，如果會議和條件允許，應該在回執中考慮到與會者的特殊要求，譬如家屬、隨行人員、保健要求、交通代理、飲食習慣、住宿要求等。

確認通知

如果會務費用確認或者有其他方式可以確認，可以發出確認通知。同時發出的應該還有：

會議的確切地點、時間、議程、簽到程序、會展注意事項等。對于長時間與會交流的伍方會議服務，在此相信能夠為您的服務更省心省力。

資料整理：小艷