一、編制會(huì)議預(yù)算的目的

在會(huì)議財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)的基礎(chǔ)上，伍方會(huì)議服務(wù)編制會(huì)議預(yù)算能夠提供一個(gè)定量的會(huì)議財(cái)務(wù)計(jì)劃，既反映出會(huì)議固定支出和可變支出可能是多少，也估算了會(huì)議收入是就要努力尋找其他會(huì)議經(jīng)費(fèi)，以保證會(huì)議最終不出現(xiàn)財(cái)務(wù)虧損。預(yù)算對(duì)于會(huì)議財(cái)務(wù)管理至關(guān)重要的另一個(gè)原因是會(huì)議許多支出都發(fā)生在會(huì)議獲得收入前，通過預(yù)算可以清楚地了解會(huì)議啟動(dòng)資金需要的金額，避免出現(xiàn)由于啟動(dòng)資金不足而影響了會(huì)議的正常籌備。

二、會(huì)議預(yù)算的組成

會(huì)議預(yù)算主要由會(huì)議收入和支出兩部分組成，支出中又分為可變支出和固定支出兩部分。固定支出和可變支出兩者之間并沒有一個(gè)統(tǒng)一的劃分標(biāo)準(zhǔn)，主要便于在今后的會(huì)議籌備中能夠隨時(shí)掌握和調(diào)整會(huì)議預(yù)算即可。會(huì)議財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)提供了編制預(yù)算的許多關(guān)鍵數(shù)據(jù)，根據(jù)會(huì)議舉辦城市的各種價(jià)格和會(huì)議的主要支出的項(xiàng)目就能很容易地編制會(huì)議預(yù)算。會(huì)議預(yù)算可以采取多種形式編制，預(yù)算列表是常用的一種形式。預(yù)算列表可分成幾級(jí)管理，常用的為兩級(jí)管理。每級(jí)預(yù)算中都要進(jìn)行項(xiàng)目分類，就是在預(yù)算列表中列出各項(xiàng)。最方便編制預(yù)算的表格形式是采用財(cái)務(wù)管理中最常用的損益平衡表的模式來制定。為節(jié)省經(jīng)費(fèi)，會(huì)議組織者不用單獨(dú)為會(huì)議涉及一個(gè)財(cái)務(wù)管理軟件，利用微軟辦公軟件中的電子表格（Microsoft Excel）就能很好地進(jìn)行工作。預(yù)算要列出所有收入和開支項(xiàng)目，通常包括序號(hào)、項(xiàng)目、價(jià)格、數(shù)量、預(yù)算金額和實(shí)際金額，為方便管理，還可增加一個(gè)備注欄。

三、編制會(huì)議預(yù)算的程序

編制預(yù)算的先后順序依次為編制會(huì)議的固定支出、可變支出、會(huì)議的收入和預(yù)算總結(jié)。會(huì)議的固定支出需要有一定舉辦會(huì)議的經(jīng)驗(yàn)和掌握其他會(huì)議的一些歷史數(shù)據(jù)，伍方會(huì)議服務(wù)會(huì)了解現(xiàn)行各種價(jià)格并考慮到未來通貨膨脹的因素后進(jìn)行編制。會(huì)議的可變支出根據(jù)預(yù)測(cè)的會(huì)議人數(shù)和各種價(jià)格進(jìn)行編制。根據(jù)會(huì)議的人數(shù)和支出，計(jì)算出會(huì)議注冊(cè)費(fèi)的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，加上會(huì)議可能的其他收入，就可以計(jì)算出會(huì)議的收入。會(huì)議額收入和支出完成后，會(huì)議的預(yù)算總結(jié)也就出來了，可以提交給會(huì)議組委會(huì)審批。

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