伍方會議服務會編制申辦國際社團會議的報告，這個報告是全部申辦工作中最重要的工作之一。會議組織者一定要全面調研，認真編輯，制作出高質量的申辦報告。

一、申辦報告的主要內容

（一）邀請信

邀請信一般是寫給國際社團的主席或理事長的，信的內容大同小異，都是表示歡迎下屆會議能夠在我們這個國家或城市舉辦，保證并提供各種條件，使會議取得圓滿成功。申辦報告一般包括幾個部門的邀請信。

1、必須有以主辦單位負責人的名義簽發的邀請信

2、最好有以主辦單位的上級主管單位負責人名義簽發的邀請信

3、也應該有以會議舉辦城市市長的名義簽發的邀請信

4、以會議承辦單位負責人名義簽發的邀請信

（二）學術內容

學術內容在整個申辦報告中占有很大的篇幅，也是申辦報告中的主要內容之一，應比較詳細地接受我國在該學科領域里的歷史和目前的發展水平，初步勾畫出會議在我國舉辦時的學術活動安排。

1、中國在學科領域內的背景

1）中國在該學科領域的歷史狀況，何時起步，有何重大成果

2）中國在該學科領域有多少研究機構和多少從業人員

3）中國在該學科領域是否有處于世界領先地位的科研成果

2、擬定的會議學術主題

3、擬定的會議討論的專業范圍

4、初步的學術計劃

1）會議的天數，其中包括安排幾次全體會議，安排幾個平行分組會議

2）擬邀請的大會特邀報告人

3）擬安排多少口頭報告人，多少張貼論文，是否安排會前會、其他城市甚至其他國家的衛星會、培訓班、網上的討論等其他會議的輔助活動

（三）中國的介紹

1、中國的地理位置、國土面積、國家人口和民族數量的簡單介紹

2、五千年的文明歷史和燦爛的民族文化

3、政治上，中國自1978年后的改革開放的政策，促使國民經濟的高速發展

4、經濟上，中國的GNP的年增長率，外匯儲備不斷增加

5、服務業，包括交通、通信、銀行、郵政服務的快速發展

（四）主辦城市的介紹，以北京為例

1、北京的地理位置、人口等，是中國的首都，是中國的政治、文化、科技、教育中心

2、北京城市的歷史演變過程

3、介紹北京保存的世界著名的文化遺產、名勝古跡

4、北京既是古老的城市，又具有現代化的設備和面貌，每年吸引幾百萬國際游客前來訪問

5、北京曾在1990年舉辦過亞運會，1995年舉辦過第4屆婦女大會，2008年成功舉辦了奧運會，在人力和物力上有相當的接待能力

6、提供幾幅北京的照片

（五）大會會址的詳細介紹

1、會址在城市的位置，距離市中心和機場的距離，交通是否方便，乘出租車的價格，是否有公共交通

2、大會場的最大容量，能否滿足開幕式和大報告的要求

3、是否有足夠多的分會場，要求容量相近，位置集中

4、是否有較大的空間，滿足代表的會間休息

5、是否有足夠的小房間以滿足國際組織的辦公用房

6、是否能提供主要的會議所需設備

7、是否有較大的空間，滿足代表注冊

8、是否有商務中心，為代表提供復印、電子郵件等服務

9、是否有展廳，能夠滿足會議附設的中小型展覽

10、會議周圍是否有足夠多的不同檔次賓館，可以滿足會議的需要

11、會址是否周圍有比較多的餐廳、商店、銀行和康樂中心

12、提供幾幅會場的照片

（六）賓館的介紹

1、會議舉辦地賓館的總體介紹

2、會址周圍步行距離到達的賓館數量、檔次、房間和床位數量

3、會議主賓館介紹，星級、房間數、餐廳、其他服務設施、與會址的距離

4、會議其他賓館的情況介紹，一般按高、中、低的檔次排序

5、該城市當年各檔次賓館的價格范圍

6、提供各賓館的照片

（七）旅游景點、參觀、購物點的介紹

1、當地城市旅游資源（以北京為例）

1）名勝古跡：故宮、長城、十三陵、頤和園、天壇

2）自然風景

3）博物館

4）畫廊

2、陪同人員活動的去處

1）購物中心

2）街道的社區建設，居民家

3）托兒所和中小學

4）有特色的工廠

3、中國其他著名旅游城市的旅游景點

（八）交通和通訊

1、重點介紹會議舉辦城市的國際航線、國際列車和國際航運，說明外國代表來此參會的便捷

2、介紹該城市的市內交通狀況，地鐵、公交車、出租車

3、該城市的通訊，國際電話、傳真、電子郵件等

（九）初步預算

1、會議收入

會議的收入主要來自注冊費的收入，會議的收入還應包括會議附設展覽會的收入、企業贊助和廣告收入三部分。有的國際社團希望申辦國的政府也應對會議資助，用以表示申辦國政府對該會議的重視。

2、會議支出

1）籌備期間的費用，主要是印刷費、郵寄費和常設秘書處辦公費用

2）接待國際社團有關人員的現場考察

3）會議邀請特邀報告人的費用

4）學術籌備的支出：論文審定、論文印刷

5）會議期間的支出：會場和設備租金、招待會和宴會

6）上繳國際社團的金額

3、預算結果

應將會議的預算金額做到收支平衡、略有結余

（十）組織機構

1、應將該國家所有該領域內的世界上有一定影響的認識都列在申辦書中，以顯示國家的團結

2、可用框圖的形式表示出會議的組織機構，包括會議程序委員會，組織委員會，秘書處領導下的學術部、會務部、財務部、展覽部等

二、申辦報告的制作和提交

（一）申辦報告的制作

作為本世紀發展最快的國家，中國受到許多國際社團的iqnglai，它們對于中國申辦國際社團會議通常都積極支持的態度。有的國際社團對于我們編制的申辦報告還經常會提出具體的修改意見。

（二）申辦報告的提交

提交申辦報告的原則以滿足國際社團的要求為準。決定一個國際社團會議在哪個國家舉辦通常采用兩種表決方式：第一種是僅由國際社團的理事會表決；另一種方式是先由理事會初選，然后再由全體代表大會表決。

三、輔助申辦材料

目前在申辦活動中以及很少有人使用幻燈片和錄像帶，作為輔助申辦材料主要使用的是光盤。通常光盤由兩部分組成，專業部分的內容和舉辦城市有關情況的介紹。為了節省輔助材料的加工制作費用，對于專業不符的內容可以盡量采用已有資料進行簡單的編輯加工，盡量避免再采取現場拍攝收集素材的方式，那樣做既浪費資金也耽誤時間。為了使理事會成員留下更深刻的印象，一些印制精致的材料也是申辦活動中的重要輔助材料，當然這些材料都可以向有關的會議中心、賓館以及旅行社免費索取，伍方會議服務每年都會制作新的宣傳材料。

資料整理：小燴