一個產品在做會議營銷策劃時，一定要先有一份好的會議營銷策劃書。伍方會議服務總結了會議營銷策劃書的幾點要素：
　　
當地市場背景會議營銷策劃分析

這要求活動的會議營銷策劃者要對目標市場的情況要有充分的了解。這是整個會議活動方案的由來，也可以說是活動為什么能做的原因。
　　
會議主題

會議的主題就是招牌，有個好的主題可以決定消費者參與的熱情程度，利用人的好奇，趨利等心理特點，盡可能做的八卦一點，目的是調起目標消費者的胃口，把她們吸引過來。
　　
活動目的

只有明確了活動的目的，才能找到努力實現的方向，不要見別人怎么搞，自己也照搬，品牌和品牌不一樣，不同的公司之間差別也很大，要根據自身的實際情況，弄清自己的目的，要確立好適合自己的會議目的，才能使會議活動發揮最大作用。
 

會議地點

地點可以視具體會議而定，如賓館，電影院，學校禮堂等都可以，能容納的人數與會議要求相符，一般要求要有較好的燈光、音響設施以及配備白板、無線麥克風等物品。

人員組成

根據會議的內容要求可在會前安排好工作人員，包括模特及演藝人員，主持人，講師，會場服務人員，檢票人員，登記員，禮儀小姐，會務主管，錄象師。

會議內容和程序

這是會議活動中的關鍵，這里包括的方面很多，如果沒有很好的籌劃，很可能會直接導致會議的失敗，按時間順序可以分為三個階段，會前、會中、會后。
　　
應急預案

伍方會議服務特別要提醒一下的是，為了應對會議活動中出現的突發事件和問題，作一套應急預備方案是不可或缺的，針對一些不能確定的因素，只有作好周密的應對措施，才能保證會議的順利進行，并起到很好的效果。