今天，會議策劃人所面臨的最為緊迫的挑戰之一，就是要用經得起推敲的成功案例，向人們展示面對面會議的價值。證明會議價值的傳統方法，是追蹤會議的花費、評價會議的結果，并得出結論，說出某一個會議確實有或沒有產生令人滿意的效果。提供詳細的投資回報率（ROI），使人們對會議的花費有一個清醒的認識，仍然很重要。但就這個問題來說，伍方會議服務認為這個證據還顯得不夠完善。
　　這是因為證明會議的價值，并不能證明其它問題，比如花費較低的交流方式（電話會議、網絡會議、備忘錄是會議等）就不會產生更大的回報率。換句話說，除了證明單個會議的價值的常規方法之外，會議策劃人現在還要證明面對面會議比其他方式更有效，證明面對面會議能夠提供其他會議類型提供不了的機會，而且這種人與人直接交流所具有的優勢值得我們花費額外的資金和資源去獲得。

會議期間的非正式交流

　　關于這次爭論，有些人提出了更為具體的觀點，他們看重人與人之間交流的價值，而且認為與同事、與客戶之間最有價值、最有意義的交流，往往是在正式的會議之外。位于華盛頓哥倫比亞特區的ASAE及協會領導藝術中心的董事長兼首席執行官John H.Granham IV說，“在很多方面，走廊上的交談或者是餐桌上的交流，比會議的內容更有價值，而且前者帶來的價值和意義是其他任何別的途徑都不能企及的。”
　　芝加哥凱悅酒店集團銷售副總裁杰克•霍恩也認為，會議休息期間或者會議結束之后隨意的交流，能夠產生更多有見地的思想，因為在這些社交場合中，人們會放松警惕意識，收起自我主義。”霍恩解釋道，走出會議室后，或者是在正式報告結束之后，在與報告人一對一的交流中，人們才更有可能提出一些有價值的問題，才可能承認自己對有些方面也不是很了解。而如果讓他們在很多人面前提出這些問題或者建議，他們會感覺有些不自在。

專注程度

　　現場會議的價值，通常是在與虛擬會議作比較的過程中顯現出來的。霍恩說道，面對面的交談不僅會讓人們更加舒適自在，同時，交流的質量也比其它方式，比如說電話會議方式好得多。他補充道，“在這樣的情境下，人們更容易全身心地參與進來。當你參加電話會議時，你面對的是電腦，如果你心不在焉，你便會保持沉默。然而，面對面交流的時候，你就會被迫真正參與進來。”
　　StarCite是一家會議管理與技術公司，位于費城，該公司企業戰略部的副總裁Kevin Iwamoto說，因為人與人之間的交流使用更多的是語言，所以在這種現場會議中更有可能進行好的交流。肢體語言、暗示以及眼神的交流，都可以傳遞情感。如果理解準確，這些信息可以引導產生非常有效的交流。
　　波斯頓活動營銷公司GPJ全球戰略營銷部的高級副總裁大衛•里奇說，真實的現場交流還有助于客戶和供應商之間發展建立信任關系——而這一點對于考慮是否要投入一大筆資金來說，是非常必需的一個環節。里奇提出了這樣的問題，“他們會一直和我站在一起嗎？如果出了問題，他們會保護我嗎？”
　　他說，答案不會從宣傳介紹冊的數據中得出，而只有“在面對面的交談中你才可以找出答案，你才可以確定你們是否在同一條戰壕里。通過面對面的交流，你才能夠了解到這一點。”
　　美國新澤西Red Bank展會研究公司市場銷售部的副總裁Joe Federbush說，合作是會議的一項關鍵因素，然而在虛擬的會議里，實現這一點雖然也有可能，但是相對比較困難。他強調，網絡或者電子會議中“交流和專注程度都很有局限性。”
　　有些公司希望給人們留下深刻印象，那么這種現場真實的參與，相對于虛擬的空間，可以帶來更大的感官沖擊。
再說，通過參加會議，和大家一起旅行、一起享受快樂的時間，也很有激勵促進的作用。霍恩說，他所采用的對于員工的激勵機制“不容置疑已經對銷售團隊產生了極大的激勵作用”。這是資格證件或者禮券獎勵所不能替代的。

競爭優勢

　　巖本認為，舉辦會議的充分理由應該從取消這些會議可能產生的后果檢驗出來。他說，“假定有兩個公司在在處理重要的業務問題，其中一個公司決定‘只是通過電話交流’，而另外一個公司則要求召開面對面會議。如果我是客戶，我將會看好后者。”巖本提到，客戶參加會議，來回的交通比較麻煩，也花費了不少時間和資金，這是鐵的事實。即使這樣，公司還繼續提供機會來與客戶面對面交流，或者舉辦大型展會，或者是進行一對一的交流，這表明他們對客戶認真負責，這樣做就會具有相應的競爭優勢。
　　多諾萬•尼爾•梅，舊金山帕洛阿爾托的營銷總監理事會的執行董事補充說，沒有舉辦或參加會議、活動的公司，在市場上可能會被認為處于困境或者衰敗的境地。他說，會議有助于樹立有實力的良好形象。

行業統計

　　雖然有關會議價值的道理講得通，但要讓首席營銷官和首席財務官改變觀念，必須有用數字說話。“作為會議策劃人，我注重使用采購和財務語言來傳遞信息。”美國運通商務旅行全球會議解決方案副總裁Issa Jouaneh建議說。
會議行業組織一直在忙于開發研究，以將會議的價值轉換成具體的數據。有關會議產業研究成果的數量太多了，但只有少數的成果能夠真正揭示出面對面會議的相對價值。

增進相互間的關系

　　銷售和營銷經理認為，絕大部分活動營銷，包括貿易展覽、會議和其他特別活動，是加強與消費者或客戶關系的最佳途徑。根據“2009會議市場展望”，在北美，53%的銷售和營銷受訪者表示，“活動營銷”是維持人們之間關系的最好方式，是“公共關系”（第二個排名最高的選項）數字的兩倍還多。
　　在最近的研究中，在那些表示活動營銷提供了最大的投資回報率的人群中，超過82%的人表示，投資回報的最大價值主要源自面對面的交流。

品牌價值提升

　　根據2007年由Forrester咨詢服務公司代表美國商業媒體進行的研究，大約有61%的營銷人員認為，面對面的展覽是建立品牌形象最有效的手段。去年，Forrester公司表示，45%的營銷人員認為，貿易展在提升品牌形象方面“非常有效”。

提高購買意向

　　一份去年由廣告研究基金會發布的更精細的研究（“體驗營銷：交往大師”）認為，在貿易展覽中“積極參與”在影響“購買意向”的因素中是最為積極的。“參與”對“購買意向”平均提升了34%。據研究，“購買意向”與隨后公布的銷售額呈正比。換句話說，面對面交流大大增加了實際購買的可能性，甚至包括那些已經準備購買的消費者。
　　根據2003年CEIR發布的研究結果，近三分之一的與會者認為，“互動”在業務交往中對最終作出購買決定“極其”或“非常”重要。

最佳的營銷選擇

　　在2008年2月，M&C發布了會議行業供應商調查結果，會議供應商認為，“面對面交流”是他們向會議策劃人進行營銷的最有效的方式。43%的供應商說：“對于人的直接拜訪”是最成功的營銷方法。還有19%的供應商認為，“貿易展/網絡活動”是最好的途徑。總而言之，那些傾向面對面地交流的人數遠遠超過喜歡電話（13%）、電子郵件（8%）、網站（8%），或直接郵寄（3%）的人數。

最具成本效益的途徑

　　2月份CEIR公布的最新研究表明，尋找客戶以及與潛在客戶會面的最經濟的方法就是貿易展。該報告發現，在貿易展覽中識別一名潛在客戶的成本是215美元，而使用其他手段則為443美元。
此前，CEIR報告表明，88%的與會者說，貿易展覽通過把很多小的批發零售商帶到同一平臺上，從而節

　　省了他們的時間。62%的人甚至說，展會通過將買賣雙方匯聚在一起從而節省了公司的資金。實際價值營銷人員喜歡密切注意其他商家的新動向。CMO理事會的有關CMO的最新調查顯示，15%營銷預算用于貿易展覽、會議和“體驗營銷”。貿易展覽協會的“2009年展覽管理調查”報告顯示，貿易展覽占組織營銷費用更大的比例，約占總預算的三分之一，甚至更大的份額。
　　世界經理人理事會的報告還指出，63%的營銷人員今年將把與以上調查數額相同的費用用于貿易展覽，就像2008年那樣，預期上升22%。

可能的選擇

　　所有這些論點本身，只能到此為止，因為如果沒有數據證明其經濟價值，會議或活動存在的理由就不會那么充分。
雖然面對面會議確有價值，但并不意味著公司或協會應參加所有與其業務有關的展覽和會議，如果有其它合理的替換選擇，也不一定非要舉辦會議。
　　這就是為什么業界人士提醒會議策劃者，要明智地保衛他們的會議，同時尋找機會降低會議成本。
美國農業工程師學會的格雷厄姆認為，對于一些會議來說，技術水平將會繼續提升。格雷厄姆說，“有一部分人只做網上活動，但大多數人還是喜歡面對面的會議，或者是面對面會議與在線會議相結合。

　　會議策劃者的任務，在伍方會議服務看來，是維護應該維護的會議，同時開始思考如何接納一個新的、也許更加虛擬的“會議”概念。