會議安全策劃

發(fā)布時間：2012-05-04 內(nèi)容來源：杭州年會策劃公司 http://www.999qingxi.cn

開會時出現(xiàn)問題該找誰？

策劃會議時有諸多的緊迫任務(wù)，比如尋找價位適中的會議場所、選擇食物、通知與會者會議日程等。而會場應(yīng)對突發(fā)事件的準(zhǔn)備情況以及安全狀況則往往被忽略，無人問及。那么，發(fā)生下列情況該如何處理呢：你的液晶投影儀在會議室內(nèi)被盜或者一名與會者在會議途中摔倒？很明顯，此時你需要知道該會議場所的安全結(jié)構(gòu)。在和該場所的代表初次討論時，請不要忘了詢問安全問題和應(yīng)急反應(yīng)問題。你可能會大吃一驚：不同的會議場所的安全結(jié)構(gòu)五花八門，各不相同。比如，大型場所（賓館，會議中心）通常設(shè)有保安科，有一名執(zhí)勤人員和若干通過認(rèn)證、可擔(dān)當(dāng)救急第一人的大堂經(jīng)理。但是在規(guī)模較小，位置偏僻的會議場館內(nèi)內(nèi)可能不存在上述部門或人員。

你需要注意以下問題：
        在會議期間，那些訓(xùn)練有素的“救急第一人”是否在會議場館內(nèi)執(zhí)勤？
        該場館是否有特定的部門（或程序）處理被盜物品？
        是否有發(fā)生緊急情況或者安全問題時的聯(lián)系點(diǎn)？
        你要熟悉“大堂經(jīng)理”(Manager on Duty, "MOD")這個詞。在很多賓館內(nèi)，出現(xiàn)緊急情況和安全問題時，這里會是你的聯(lián)系點(diǎn)。
        根據(jù)會議的規(guī)模和性質(zhì)，確定適合會議現(xiàn)場的安全級別和應(yīng)急備戰(zhàn)級別。在郊區(qū)舉行的一個小型金融會議（100人以下）和在大城市的市中心舉行的一場3000人的運(yùn)動會兩者的安全需要是不同的。如果你感到安全覆蓋面不夠，可以和場館人員討論是否能雇傭臨時保安或者應(yīng)急人員。你會發(fā)現(xiàn)該場館愿意承擔(dān)這項(xiàng)費(fèi)用，以便贏得這筆生意。
        預(yù)先把該問的問題問清楚，那么出現(xiàn)緊急情況或者安全問題時，你就會知道該怎樣做、該聯(lián)系誰，保證會議順利、成功地舉行。

會議安全策劃應(yīng)考慮哪些問題？

        如果你正在籌劃一場會議，會議地點(diǎn)遠(yuǎn)離你所熟悉的自家辦公樓，那么你會面臨各種各樣的問題。應(yīng)該考慮的問題之一是安全。安全不僅指個人保護(hù)，安全還包括會場人員應(yīng)該知道的醫(yī)務(wù)知識和其他細(xì)節(jié)。
        這篇文章不可能為你一一解答所有的問題，也不可能告訴你這些額外安全措施會花去多大的成本。本文會讓你思考舉行會議的某些方面，鼓勵你和現(xiàn)場會議策劃人員開誠布公地討論你所擔(dān)心的問題。

普通的安全問題
現(xiàn)場的籌劃人員應(yīng)該能夠提供給你消防信息，比如火災(zāi)疏散通道和緊急醫(yī)療救助信息。這些信息都是作為公司的聯(lián)絡(luò)人員要具備、了解的。一旦你決定在某個場館舉行這次會議，你應(yīng)該安排一次實(shí)地考察，讓現(xiàn)場的籌劃人員帶你看看會議室的地點(diǎn)，指給你公用電話、安全出口、樓梯和疏散通道的位置。很明顯，一旦發(fā)生事故，場館員工會幫助疏導(dǎo)與會人員，不過最好你本人能對這些信息了然于胸。

詳細(xì)的安全問題
        有的會議場所聘用了會議策劃人員。選擇這些會場的好處之一是，策劃人員希望了解與會人員和會議本身的種種問題。策劃人員會和你討論這些細(xì)節(jié)，幫你謀劃解決你所擔(dān)心的那些問題。和他們討論時，切記要包括以下的問題：
        你是否邀請受眾人矚目的賓客與會，比如名人、貴賓和其他交際名流；
        是否有特殊客人需要保安陪同；
        賓客之中是否有人有健康問題，且會場需要知道這一情況；
        該會議是否是富有爭議的-是否可能引發(fā)政治或者宗教騷亂；
        你是否擔(dān)心會有人宣稱自己是應(yīng)邀的與會人員，實(shí)際情況卻并非如此；
        是否有與會人員的朋友或家人對與會人員造成危險（比如圍追與會人員或者騷擾該與會人員）；
        本次會議/活動是否是秘密的，是你不想讓別人知道的；
        你是否擔(dān)心會有糾察員出現(xiàn)或者會有人抗議本會的召開；
        你是否擔(dān)心可能會有人偷竊或者破壞貴重器材或者私人材料。

會議/活動的安全類型
        在考慮過上述問題后，現(xiàn)在你要決定是否需要特殊的安全措施。一天的會議結(jié)束后大部分會議場所會鎖好會議室，而且不論你在客房內(nèi)還是外出，你都可以鎖好你的房門。盡管如此，因?yàn)槟澄惶厥赓e客或者因?yàn)楸敬螘h的性質(zhì)，你還必須要考慮是否應(yīng)該采用額外的安全措施。你需要考慮的安全措施包括：
        為每位與會者制作身份證件；
        保安人員穿制服還是便裝；
        保鏢；
        會前安全檢查；
        處理擁擠問題的專門人員；
        個人保護(hù)裝置；
        為某些與會者制作雙向?qū)χv機(jī)；
        夜間器材看護(hù)；
        身份確認(rèn)；
        門口監(jiān)視器；
        安全攝像頭。
        希望你永遠(yuǎn)不會為上述問題擔(dān)心。重要的是你要和現(xiàn)場的策劃人員討論這些問題，表達(dá)你對與會人員、對本次會議/活動或者會場本身的擔(dān)心。你至少要記住這幾點(diǎn)：
        只有當(dāng)現(xiàn)場策劃人員知道你所擔(dān)心的問題時，他們才會提供幫助或者建議。
        與策劃人員保持頻繁的聯(lián)系，在活動之前或活動進(jìn)行之中出現(xiàn)問題時，盡快提供給他們最新的信息。
        詢問策劃人員與會者的房間號碼，以免緊急情況出現(xiàn)時，你聯(lián)系不到在客房的與會者。
        如果你的賓客有健康問題，需要服藥，你一定要知道問題是什么（如果他們愿意告訴你的話），問一下與會者在出現(xiàn)問題時需要什么，這樣你就可以在必要的時候提供給他們。
        最后，記住這些僅僅是在你策劃會議時需要考慮的方面。一個精心籌劃的會議或者活動通常會順利進(jìn)行。如果你正在讀這篇文章、正在思考這些問題，那么你就走對了路，你就有可能策劃一次井井有條的活動。