會議各項內容確定之后，伍方會議服務在策劃會議接待時圍繞會議參加人員的吃住行游樂等具體安排來做好會議接待的策劃工作。

（1）準備工作。

  準備工作即了解與會人員的情況，包括：①姓名、性別、年齡、身份、職務、民族、宗教信仰、生活習俗、健康狀況、所代表的組織機構等基本情況。②參會目的；③與會人員抵離時間和所選擇的交通工具。上述情況可通過匯總會議回執和報名表，或查閱以往會議的檔案資料獲得。

（2）確定迎送規格

  對于邀請的VIP、嘉賓和重要發言人，應遵循身份相當原則安排工作人員和車輛迎送。通常迎送人與主賓身份相當，按照高規格接待來賓，體現高度重視、對外開放、擴大宣傳的服務理念。迎接重要的來賓，可以獻花，通常由女童或女青年在參加迎送的主要領導與主賓握手之后將花獻上，忌用菊花、杜鵑花、石竹花和黃色花朵。

（3）不同的客人按不同的方式迎接。

  對大批客人迎接。可事先準備特定的標志，讓客人從遠處即可看清；對首次前來，又不認識的客人，應主動打聽，并自我介紹；而對比較熟悉的客人，則不必介紹，僅上前握手，互致問候就可以了。

（4）掌握到達和離開的時間，如有變化，應及時通知有關人員。

  迎接人員通常應提前15分鐘到達迎接地點，絕對不能遲到。伍方會議服務認為迎送的目的是為了讓每一位與會人員都有賓至如歸的感覺。

  資料整理：旭芳