伍方會議服務發現會議專業人員在房間布置、食物飲料、酒店談判、選擇發言人、功放設備和其他組織細節上不惜花費大量的時間和精力，而在構思會議標題、描述會議、設計會議教育目標方面所花的時間卻少之又少。

　　很多人相信會議的說明和有關描述，因此，你如何向參會者描述會議的內容以及會議內容的表達方式，可能是他們決定是否參會的關鍵因素。為了增加勝算的機會，會議專業人員在描述會議時應當遵守以下4個原則。

　　1、構思富有吸引力的會議標題。會議標題是你給潛在參會者留下的第一印象，恐怕也是唯一的印象。標題的主要目的是讓參會者關注會議描述開場白的那句話。以下兩個會議標題中你認為哪個標題更能激起你繼續讀下去的興趣？全體會議——某某行業的現狀或你需要了解的影響某某行業的宏觀趨勢。顯然第二個標題更能激起讀者的興趣。

　　2、會議描述要生動活潑。絕大多數大會的會議描述呆板、枯燥，讓參會者認為真實的會議也會一樣無趣。好的會議描述應該讓讀者覺得“嗯，聽起來很有意思。會議的教育目標是什么呢？”

　　以讀者為中心，向讀者承諾他們參加會議的益處（這個會議對我有何意義）。會議描述的文字數量有限，但是這并不是挑戰，關鍵是遣詞造句要能恰當地描述會議，吸引讀者的注意力并最終“捕獲”他們。

　　3、精心設計會議的教育目標。在會議描述后緊接著就要詳細講述參會者參加會議期望的結果是什么。為了讓參會者達到認知技能金字塔的最高級別，在會議策劃和文字描述中應當使用布盧姆教育目標分類法。優秀的教育目標有三大顯著特征：可覺察、可量化（你可以評估目標是否達到）、取決于參與者自己。

　　以下教育目標你認為哪個更好？參加會議后，參會者能夠：

　　* 銷售技能增長50%，知道如何維護客戶關系。

　　* 了解7種提高銷售額和維護客戶關系的方法。

　　第一個教育目標雖然有誘惑力，但是容易誤導讀者，且不可量化。你有過開完教育專場會議后你的銷售技能就自動增長了50%的經歷嗎？當然不會。第二個滿足了教育目標的三大特征。為了幫助參會者選擇適合自己的教育專場報告會，會議描述中應該附帶有2-3個教育目標。

　　4、說清楚哪些人應該參加，這是宣傳材料中不可或缺的重要內容。很多參會者走出會議室后說：“這個會議跟我沒什么關系。我真希望他們的會議說明更清楚明確些。”

　　伍方會議服務認為會議專業人員應當明確說明會議適應哪些觀眾群體，具體到參會者的經驗程度是新手、一般還是元老，還要進一步細分參會者以及具體每個行業的參會者種類細分。