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要舉辦一個大型的會議或展覽會，首先必須進行科學的立項策劃。而立項策劃的關鍵在于，在廣泛、深入的市場調研的基礎上，充分掌握各種市場信息尤其是目標顧客和競爭者的信息，以確保未來的會展項目具有樂觀的發展前景。換句話說，開展市場調研是成功舉辦一次會議或展覽會的基礎，主辦方對會議或展覽會的市場價值的正確選擇依賴于科學的市場調研理論、方法和技術。然而，會展市場調研的內容十分復雜，這種復雜性主要體現在營銷信息系統、調研內容和調研方法三個方面。
在現代企業競爭中，市場調研扮演著重要的角色，它不僅能幫助企業決策者識別和選擇有利可圖的市場機會，還可以向經營者反饋相關市場信息，以便企業對市場營銷組合策略進行調整和優化。美國市場營銷協會(AMA)給市場調研做出這樣的定義：營銷調研是對商品和服務市場相關問題的全部數據進行系統計劃、搜集、記錄和分析的活動過程。這是一種廣義的營銷調研概念，以此為基礎，作者提出了會展市場營銷調研的定義：
所謂會展市場營銷調研，是指會展活動中的相關利益主體(Stakeholder)尤其是會展公司，利用特定的方法和手段，對與本組織營銷活動相關的會展市場情報進行系統地設計、搜集、整理和分析，并得出各種市場調查數據資料和研究結果，從而為組織制定經營決策提供依據的活動。為了全面理解上述定義，需要重點把握以下四點：
-市場營銷調研是一個動態過程；
-營銷調研的結果可以是直接的市場調查數據，也可以是最終的市場研究報告，在日常工作中后者往往居多；
-會展市場營銷調研必須根據明確的調查目的，采取特定的方法和手段，以保證調查結果的客觀性和準確性；
-會展市場調研的主要功能是為處在動態市場競爭環境中的會展公司制定營銷決策提供依據。
