每一個國際會議都是一個系統工程，只因各自的層次高低不同、規模大小不一而迥異。從鄰近各國，甚至世界各地，調兵遣將匯集數十人乃至數千人至某地參加一次國際讎已屬不易。會議中，既要使代表們能開誠布公，暢所欲言，又要使會議的高座雄辯中保持一致，善始善終，更費周折。何況 國際會議的與會者都有一定的身份，不是專家教授，便是社會賢達；不是商賈巨富，便是部長大臣。如會務安排發生差錯或生活接待有所疏忽都會造成不良的國際影響，使組織者感到尬尷，使代表們感到遺憾。

國際會議還是個跨行業、跨部門的工作，從外事到旅游，無不一一涉及。它必須有許多單位的密切配合與合作，層層負責，環環扣緊，才能事竟于成。進行這樣的系統工程，如不事先預作周密的策劃，而是“跟著感覺去走”，走一步看一步，就難保不出問題。對國際會議要預做認真策劃的目的是： 

一、有條不紊地進行工作。有了策劃，什么時間完成什么，完成到什么程度，由誰來完成，便心中有數，可以避免盲目性和隨意性，加強時間觀念。 

二、預見可能遇到的困難。未雨綢繆。策劃即使不能防止意外險阻的出現，至少能使人處變不驚，增加工作的主動性。

三、對各種需要做出估計。兵馬未動，糧草先行。國際會議需要充分的人力、物力和財力支持。有了規劃才能估計到各種需要的種類、數量和出現的時間，預做準備，防患于未然。 國際會議的組織者理所當然地要認真進行策劃，其他與會人士雖不直接從事策劃，但熟悉一下國際會議的形成和內中的問題，也定會有所裨益。

策劃國際會議需要注意：

一、及早動手。通常一個大型國際會議的構思、醞釀和策劃一年前就要開始。策劃是個漸進的過程。在構思和醞釀階段中，策劃的雛形實際上也在形成，只是待籌備進行到一定階段時，人們要求看到工作設想和實施方案，正式的策劃才破繭而出。經驗表明，策劃宜早不宜遲，原因是需要留出討論、修改和審批的充分時間。

 二、全面考慮。國際會議的準備工作涉及方方面面，需考慮周詳，避免因一時疏漏在將來造成損失。如會議主題選擇不當就可能使會議談不起來；如時間選擇不當，正值寒冬或酷暑，就會使用權與會者叫苦不迭；如會場未選合適，會議服務跟不上來，就會使會議陷于停頓。智者千慮必有一失，雖不應對策劃者求全責備，但策劃者也決不能因此而放松努力。特別要抓緊關鍵環節，避免出現大的閃失? 

三、訂出落實的時間表。為了保證策劃能按時實施，必須訂出各階段任務的具體落實時間表。這一時間表是督促檢查的依據，也是掌握進度，調整快慢的準繩。經驗證明，掌握以下兩個環節是關鍵：

1．會議請柬發出的時間；

2．代表抵達和簽到的時間。

會議請柬的發出是會議前期準備完成的重要標志。很難設想在會議名稱、主題、時間、地點、與會范圍及經費確定和落實之前，就發出請柬。代表的順利抵達和簽到則是會前準備已經全部就緒，會議即將開始實質性活動的另一重要標志。因此，如能科學地確定發出請柬和代表報到的時間，并認真予以執行，其他準備工作便可一一帶動。

四、借助他山之石。對于我們許多人來說，國際會議還是一個相對的新事物。我們的知識有限，經驗不足，應當求助于國內外的先行者，汲取他們的經驗教訓，結合本行業、本部門、本會議的特點，加以具體策劃。別人的總結、規劃、報告都有參考價值，可以借來一閱。有時，“與君一席談勝讀十年書”，也不妨一試。

對策劃國際會議的目的和注意事項有了基本了解之后，我們就可以就策劃中經常遇到的問題做進一步探討。

一、會議宗旨

所謂會議宗旨就是指舉辦某一特定國際會議的目標。對此，會議的主辦者都會準確和簡明的語言加以闡明。例如1981年在墨西哥舉行的坎昆首腦會議的主要目的便是：“通過國際元首和政府首腦，對全球談判和其他講臺上關于國際經濟合作的其他努力，獲得認識上的真正一致，并給予積極的政治推動，以促進全球談判達成協議。”從這段文字里，我們至少可以看出三層意思：

（一）與會者的層次：國際元首和政府首腦；

（二）目的：促進全球談判達成協議；

（三）手段：對全球談判和其他講臺上關于經濟合作的其他努力，獲得認識的真正一致，并給予積極的政治推動。

被邀請者應當根據會議宗旨決定是否與會、與會的積極程度以及自己的方針策略。某些會議的宗旨可能有悖于被邀請者的立場和主張。例如，一些西方人士就不贊成不結盟的原則，甚至認為不結盟是不道德的行為。持此種態度者便不會出席討論以肯定不結盟原則為宗旨的國際會議。如果去了，也是為了去唱反調。同時，某些國際會議的必發起者也會訂立他人難以接受的會議宗旨使許多人望而卻步。

世界上的事情是復雜的。許多時候，公布的會議宗旨不一定能全部反映發起者的意圖。不少國家、機構和人士在舉辦國際會議時都有自己另外的不便明講但并非不正當的目的--宣傳自己，擴大影響，收集信息。這些考慮，如不過分，不足為奇。因為幾乎毫無例外，誰都想通過舉辦國際會議獲得某種好處。因此，要清楚了解發起者、組織者、贊助者的背景，以便準確判斷，哪些弦外之音屬正常做法，哪些是離弦走板。

有的國際會議旨在處理當前的緊迫問題--日元升值、股市暴漲、邊界沖突、民族糾紛、難民潮、毒品過境等。這種會議往往引人注目，成為頭條新聞。某些會議的主要目的不在立即解決什么問題，而在于創造和解氣氛。會議能把敵對方面帶到會議桌上來，本身便是國際社會的勝利。近年來，圍繞柬埔寨、中東、前南斯拉夫問題而舉行的國際會議便是例證。更多的國際會議，既不是為了解決問題，也不是為了創造氣氛，而是為了實現國際交流，包括學術研討、人才培訓、業務洽談等。此種會議往往具有氣氛和諧和進行平順的特點，其目的不在取得共同的結論，而是重在切磋爭鳴。此外，還有一種為慶祝、紀念某一歷史性事件或嘉獎某一突出貢獻而舉行的國際會議。這種會議常伴隨慶典儀式并同學術討論相結合。

國際會議的策劃者必須明確自己的會議宗旨。這種宗旨可以反映于文字上，也可以隱蔽于具體做法背后。策劃者據此確定會議的進行方式。

二、會議名稱

我們每個人都有一個姓名--張三、李四、彼得、約翰。國際會議成千上萬，也各有名稱，以示區別。人的姓氏取自山川樹木、飛禽走獸、職業工種、冊封官銜。國際會議則可以得名于： 

（一）所屬國際機構的名稱，如聯合國大會、國際紅十字大會、各國議會聯盟大會、扶輪國際大會； 

（二）與會國所屬的集團，如西方七國首腦會議、世界穆斯林大會、歐佩克（石油輸出國組織）部長級會議、英聯邦政府首腦會議； 

（三）與會國所在的地區，如泛美會議、非洲國家首腦會議、亞太區域和平會議、歐洲安全和合作會議；

（四）舉行會議的地點，如舊金山會議、萬隆會議、布雷頓森林會議、達沃斯世界經濟論壇；

（五）所屬專業或職業，如世界林業會議、聯合國海洋法會議、國際敦煌學術會議、亞洲胸外科醫生會議；

（六）突出的國際問題，如聯合國最不發達國家會議、世界人口會議、柬埔寨巴黎國際會議、關于裁軍問題的特別聯大；

（七）社會主張或政治運動，如世界反對各族隔離行動大會、亞非人民團結大會、世界佛教徒大會、國際社會常代表大會。

為了使用上的方便，國際會議常用簡稱。為此，需查核會議的全稱，以確定何所指。如“日內瓦會議”便不計其數。假若不加以限定，就無法使人對號入座。我國在50年代中期就參加過兩次日內瓦會議。一次是1954年關于朝鮮和印支問題的日內瓦會議，另一次是1955年關于老撾問題的日內瓦會議。國際機構召開的常會、例會通常都排以序號，以表明會議的順序并便于辨別。例如，第X屆特別聯大、第X屆不結盟國家和政府首腦會議、太平洋經濟合作會議第X屆國際大會等。除序數外，人們還經常在常會、例會的名稱上標明會議的主題。例如，在“第一屆特別聯大”前又冠以“關于巴勒斯坦問題”的字樣，形成意思更為完整的“關于巴勒斯坦問題的第一屆特別聯大”。

國際會議的名稱應力求簡短、易讀、易記。以為把名稱叫得越復雜便函顯得越重要的認識是沒有根據的。至少從公關的角度來看是不可取的。舉例，稱“亞太合作國際會議”便足矣。如取名“亞太合作國際會議：日、美、中新興工業經濟及東盟的作用”便嫌繁冗了。 

三、會議主題 

我們寫文章時總要定個題名，把文章主要內容畫龍點睛地勾畫出來。同樣，一次國際會議審議的實質問題也應通過會議主題概括出來，并盡可能反映時代特征或問題的緊迫感。

確定會議主題，使之精確、簡明、有號召力、引人注目，是要費一番思索的。譬如說，我們要舉辦一次關于東北亞問題的國際研討會。為了使它具有時代氣息，人們開始時選用“對東北亞發展前景的瞻望”為主題。嗣后有人建議同2000年掛鉤以便更有號召力，于是改為“走向2000年的東北亞”。但也有人認為不如用“2000年之交的東北亞”，可把時間跨度拉大些。又有人說，用“二十一世紀”比“2000年”口號更響亮。但有人爭辨說“二十一世紀”長達百年，時間跨度又嫌過長。最后，眾人達成協議，采用了眾議的“走向二十一世紀的東北亞”為主題。可見確定一個會議主題有時頗費周折，需要集思廣益。

有時，在主題外還另加副題。副題用以進一步補充和說明主題。例如，聯合國亞太經社會北京年會的主題是“區域經濟合作”，但“區域經濟合作”的領域很廣。為了便于討論，又加上副題“前景、優先事項和政策選擇”，使主題范圍集中一些。這就形成了一個“主題+副題”的程式：“亞太經濟社會的區域經濟合作：前景、優先事項和政策選擇”。同樣，上面提到的“走向二十一世紀的東北亞”也可以“經濟和技術合作”等為副題，使討論更加集中。

會議東道國傾向于確定對自己有利的主題，但也應注意吸納他人意見，取得多數支持，避免借地主之便強加于人。 

四、會議的層次 

國際會議都有一定的層次。凡是戰爭、和平、領土、邊界等重大政治問題以及有關商貿、科技、文教等的條約及協定都需召開政府間會議來討論。于是產生了按照與會的政府領導人的身份高低劃分的國際會議，如首腦會議、部長級會議、高級官員會議等。有些問題雖不涉及整個國家利益，但也須由擁有實力和影響的權威人士來解決。于是有了所長、行長、董事長、總經理級的國際會議。出席會議的代表可以攜帶級別低一點的助手，作為副代表、助理代表、顧問、專家與會，但他本人的身份必須符合會議的要求。由此可見，國際會議的層次實際上取決于正代表的身份。這種身份可以由該代表的官階、職稱反映出來，也可以由其社會聲望、政治影響、學術地位、藝術水準面體現。 

當然，國際間也有許多平民大眾的會議。這些“草根”級的會議在推動人民間的相互了解、友好、交流也發揮了十分重要的作用，因此不可因為它們屬于“下層”而受到輕視。但在等級社會里，論資排輩，以權勢取人仍是通行的做法。習慣難以打破，而屬于不同層次的人彼此間也不無隔閡。某些大人物可能不屑于同下層次的人士或低于自己的人同坐在一張會議桌上。因身份不同而拒絕與會的事情并不少見。而有些清高的民間人士也不見得愿意同權勢者“合謀”。因此，從實際出發，在國際出發，在國際會議中，劃分不同的層次，予以分別對待，看來是必要的。

一般地講，國際會議都是同一層次的人的聚首。有時與會者的身份可以稍有差異，但不能相差太遠。部長級的會議須由正、副、助理部長參加。如規定是副部長級的會議，派去正部長就顯示派出國家的特別重視，代表在會議中會備受尊敬。如派去助理部長，則在排名時次序就要靠后。如派出低于助理部長的官員為代表就顯得異常，可能會受到拒絕或冷落。外交上頗講身份、地位、級別的對等。這種對等觀念也常常反映于國際會議中。

所謂層次并不一定指的都是官階。舉行一次銀行巨頭或財政部長的國際會議，受重視的程度不亞于國家元首。這些掌握了國家經濟、財政實權的人物住的是總統套間，外出時警車開道，會見者是總統、議長，講話是頭條新聞。皇親國戚所受的隆重接待也不能用職位來衡量。杰出的政治活動家、知名科學家和文壇 巨星的國際性集會也會引起轟動。可見，與會者的權勢和知名度大小也是層次。

越是層次高的國際會議，接待規格也越高。為了一次首腦級的國際會議或是一次有重大影響的國際會議，有的國家甚至不惜工本，大興土木，蓋起大廈，準備工作也由國家領導人親自抓。在財政預算、力量配備、動員程度上都可看出規格的不同。

在同一層次的會議中，對小國的與會者接待規格也應因人而異。高層次的人士低規格接待，或低層次人士高規格接待，都是不妥的。通常對代表團團長和團員，對正式代表和觀察員，對與會者和工作人員，待遇均不同。例如，所在國領導人可能僅接見代表團團長，會上發言權僅給正式代表，招待會僅邀請列入代表名單的與會者等。

五、會議日期

確定國際會議的日期要經過仔細斟酌。不可能滿足每個國家和每個代表的要求。你忙時，他閑著，難有共同的時間。從理論上講，會議日期應適應多數與會者的方便。實際上，會議的發起人、組織者、東道國往往有較大的發言權。對其中任何一方不便的日期都難以通過。
         經驗證明，日期的確定也有禁忌。國際會議最好能避開：

（一）會議所在國的重大節日或國事活動，如國慶、國喪、大選、世族紀念日等。每逢重大節日或國事活動時，所在國的政府和人民注意力都已轉移，此時舉行國際會議，對與會者很可能“招待不周”，甚至會被冷落。國際會議還可能遇到突發事件，如政變、動亂、罷工和自然災害等。在發現突發事件苗頭時，國際會議的策劃者往往另擇地點，以免給自己帶來麻煩。如在會議的前夕發生此類事件，臨時改期或易地舉行是常有之事。

（二）會議所在國的旅游季節。旅游季節人潮如海，交通擁擠，旅館難訂，供應緊張，國際會議沒有必要湊這個熱鬧。即使有的國際會議是沖著旅游勝地而去的，也要避開遮天蓋地、應接不暇的旅游旺季。

（三）會議所在國過冷或過熱的季節。人們都喜歡在春暖花開或秋高氣爽的季節里舉行國際會議。寒冬臘月在莫斯科開會，或是酷暑時節在新德里聚首，都會令人望而生畏。

（四）與會者的宗教或民族節日。國際會議的參加者常有不同的宗教信仰，有的人還十分執著。穆斯林每年均有齋月。齋月期間，天黑之前不能進食。在此期間，否認是在穆斯林國家舉行國際會議，還是與會者中有部分穆斯林國家的代表，大家都會感到不便，甚至可能影響到會議的進程。因此，確定國際會議日期時躲開齋月，是許多人都會注意的。西方人士十分重視圣誕節，雖然它的宗教意義已不十分重大。因此，每年十二月未至元旦之后，西方人士均不愿舉行國際會議，而且幾乎是雷打不動，連許多非基督徒也只好讓步。可惜東方國家沒有一個共同節日，所以很容易被“分而治之”。好在東亞各國還有一個農歷（陰歷）新年。他們也應當享受自己的權利。正月初一開國際會議定會使中國人感到十分掃興。過年時節開會，聽起來似乎不近情理，但也確有此事。

（五）其它同時舉行的重要國際會議或活動。國際會議在同一地點同時舉行，毫不奇怪。有時在同一旅館里，二三個國際會議同時召開。在策劃重大國際會議時，應避免同其他重要會議同時舉行。兩個重要國際會議同時搶占頭條新聞，只能彼此沖淡。更不要自討沒趣去同盛大的國際活動爭時間。奧運會期間，大概還會有人在洛杉磯、漢城或巴塞羅那舉行同奧運會無關的重要國際會議。

確定國際會議日期，事先要考慮周密，決定后不要輕易更改。特別是在邀請信發出后，準備與會的代表均已把赴會的時間留出。如此時更改時間會給許多人帶來不便，甚至使部分人取消赴會打算。如確需更改，要表示歉意，申明理由，及早通知，以挽回影響。

更改會議日期有兩種可能。一種是延期，另一種是取消會議。確定新的會議日期尤要謹慎，防止一改再改。取消原定的會議更是忌諱。如因不可抗拒的突發事件所致，還情有可原，如由于發起人或組織者事先考慮不當或內部紛爭，造成財源中斷，反對派阻撓，合作者撤出或自己改變初衷，當事人的威望便會受損。

六、會議地點

國際會議地點的選擇也有一套學問。一般地講，會議策劃者傾向于選擇交通便利、環境優雅、設施齊全、活動方便的地點為會址。但理想和實際常有距離，選擇時須做仔細的調查研究。選擇的內容大體上有三個方面：

一、國家的選擇。國際會議的策劃者在選擇某個國家作為會議東道國時往往面臨以下問題：

1．有沒有國家愿意承辦？并非所有的國家對所有的問題都同樣感興趣。不同的國家有不同的側重。北歐國家對環境問題興趣更濃，日本熱衷于人力資源開發，而發展中國家更關心改變經濟落后。因此，要找到若干個對某一主題都感興趣的國家以便從中選擇，實非易事。

2．是否所有國家的與會者都愿前去？有些 國家為打開關系、樹立形象，往往愿意承辦國際會議，但有的可能因內外政策而聲名狼藉，有的因外界刻意渲染而形象欠佳，有的則因敵手的造謠中傷而蒙受污損。許多代表，懾于國內外輿論，對在此類國家舉行國際會議都會有保留意見或取反對立場。

3．是否具備承辦國際會議的條件？有些國家、有意承辦國際會議，對外形象也較好，但經濟落后，基礎設施陳舊，甚至可能社會動蕩，安全難有保證。這樣的國家往往也被排除在考慮之外。籌措不到充分經費也會使人知難而退。

4．選擇時關系能否擺平？即使以上三點都條件具備，國際會議的策劃者有時也面臨難以處理的競爭關系。不同的利益集團、地理區域和國家常常為爭奪一個重要的國際會議而打破了頭。如果你把承辦權交給了發達國家，發展中國家可能不悅；交給了拉美，亞洲可能皺眉；交給了伊拉克，伊朗可能強烈不滿。

從以上四點看來，國際會議的策劃者在確定去哪個國家開會時，選擇余地是較小的。這的確是難為他們了。

二、城市的選擇。如果說國家的選擇更多地考慮了政治因素，那么國際會議的策劃者在選擇城市時，更多地注重城市的自然環境、物質條件及人文狀況。這是為了保證會議能在盡可能優美、寬松、便利的環境中舉行。策劃者關心的焦點是：

1．擬議中的城市同外界的交通通訊條件，譬如說是否有較多的航線和航班。因為國外的與會者絕大多數是乘坐飛機進出國境的。如航線多、航班密，旅客的選擇余地就大，受滯阻的危險就小。同國外的電話、傳真聯系是否暢通，以便在會議期間與派出國保持正常聯系，也是策劃者應該關心的。

2．該城市基礎設施的健全程度。這是指水、電供應是否充足，市內交通是否方便等。沒有這些基本保證，工作和生活都必然要受影響。

3．該城市的衛生、安全狀況。考慮這些問題是為了保障與會者的健康和人身安全。一個污染嚴重、疫病流行、暴力充斥、沖突迭起的城市是難以入選的。

這些條件在現代化大都市一般都有保證，中小城市則難以確定。對發展中國家來說，它們尤需作出更大的努力，為吸引國際會議到本國舉行創造條件。較為先進的發展中國家也把國際會議看作有高附加值的產業，借以推動本國經濟繁榮。

國際會議也有相對集中于少數城市的趨勢。據統計，每年在紐約舉行的國際會議約4000個，日內瓦、布魯塞爾和維也納僅次于紐約。這些城市能吸引如此眾多的國際會議，除城市的優越條件外，還因它們是國際機構總部比較集中的地方，擁有比較齊全的會議設施和比較出色的會議服務。在亞太地區，曼谷之成為國際會議中心城市也與此有關。

某些特殊的考慮也會使策劃者舍條件優越的大城市而取條件適當的中小城市，甚至窮鄉僻壤。例如：

1．為了結合考察和研究而選擇與會議主題有密切關系的地方。關于最不發達國家的會議就可能選在某個最不發達國家舉行。關于沙漠化的研討會就會選在離沙漠不遠的中小城市或建有沙漠研究中心的地方舉行。

2．出于安全和保密的考慮也會使策劃者選擇某個遠離城市，便于控制和管理的地點舉行會議。1993年亞太經合組織的領導人非正式會議便選在西雅圖13公里外一個名叫“布萊克”的偏遠小島舉行。首腦會議找偏遠處召開，在歷史上不乏其例。

3．為了使與會者能集中精力于會議，提高工作效率，一些會議也選在僻靜的去處舉行，以避開喧鬧、繁華的城市。它可能是山林中或海邊的一個莊園或別墅。

三、旅館的選擇。許多國際會議租用旅館、飯店舉行。國際會議的策劃者對于旅館的選擇往往是比較挑剔的。特別是重要的國際會議，許多大旅館都競相招攬。這不僅是鑒于經濟效益，更是為了提高聲譽。如此便給予策劃者較大的選擇余地旅館所在的地段是否適中，服務質量高低，會議設施優劣，有無舉辦國際會議經驗，都是策劃者所要考慮的。當然，遇到旅游季節，賣給方市場占優時，國際會議策劃者也會有求于人。以地段的選擇為例，1992年聯合國某機構在北京舉行年會，中國方面提出了幾家旅館供對方選擇。最后，對方還是選中了國貿中心，其主要考慮之一是，國貿中心的位置在市內中心地帶，離使館區近，購物方便，附近還有建國飯店、京倫飯店等高檔旅館可供與會者選用。

談到服務質量，人們常常想到服務員的待客態度和勤快程度。這兩者固然重要，但也不能忽視工作臺的規范化和外語訓練問題。所謂規范化就是服務要符合一定的規程，不能自搞一套。譬如說，客人在房間里時，服務員就應少去打擾。如果一會兒進去問暖，一會兒進去問寒，表面上看很熱情，客人卻會感到不勝其煩。至于外語，它也應是涉外飯店服務員的基本功。如果客人只能用打手勢和服務員溝通，應付感到十分不便。國際會議的先遣人員只要在這樣的飯店里住上一二天，可能就會從候選名單上把這個飯店勾掉。  

參考資料：http://wenku.baidu.com/view/47682f1b6bd97f192279e967.html