會議招展的第一步是通過各種渠道取得客戶名單，會議服務的招展人員所擁有的客戶名單越多，其招展的成功率就越高。招展人員收集潛在客戶名單，伍方會議服務會從過去參加展覽的企業中尋找是否有相關服務與商品展覽的企業，再從這些企業中找到與他們業務相關的廠商。有些企業的分支機構或與企業有業務關系的公司也可能對這一特定對象的展覽有興趣，同時留意一些常在媒體上登廣告的廠商，這些也是潛在的目標客戶。另外，有些專門從事銷售研究的公司，有多種行業的參展商名單可以購買。

通過下述方法可以獲得潛在客戶名字和住址：

(1) 客戶推薦。許多招展人員最重要的客戶線索來源是現有客戶，他們提供了66％的線索。

(2) 公司內部資源。例如，會展經理、營銷部或電話營銷部、公司廣告、直郵、貿易展示和客戶來電。這些來源大約提供了23％的線索。

(3) 外部機構推薦。有些公司如國際展覽公司，向外部代理機構尋求并篩選線索。

(4) 出版的地址名錄。貿易協會、政府和地方商會、電話簿、黃頁都是尋找客戶的來源之一，也可以從網絡上得到許多地址名錄。

(5) 招展人員的網絡。招展人員經常利用他們的親友得到新機會。許多招展人員參加新組織、認識新人，他們可能是潛在客戶，也能為招展人員提供線索。

(6) 陌生拜訪。招展人員陌生拜訪可能需要參展的客戶。因為費時、拒絕率高導致成本增加，招展人員越來越少使用這種方法。這種方法不允許展覽人員在拜訪前就確定客戶。不過，對于參展范圍較廣的展覽如辦公設備，這種方法很有效。

     伍方會議服務收集好客戶的資源后，都會進行一一歸類，建立一個檔案，便于于客戶之間聯系，同時也能夠增加客戶對我們的信賴。

資料整理：小艷