一 會(huì)議財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)概述

（一）財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)的目的

會(huì)議財(cái)務(wù)計(jì)劃管理中很重要的內(nèi)容是會(huì)議財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)。財(cái)務(wù)人員要依據(jù)會(huì)議財(cái)務(wù)活動(dòng)的客觀發(fā)展規(guī)律，利用依據(jù)掌握的財(cái)務(wù)知識(shí)和手段，伍方會(huì)議服務(wù)會(huì)對(duì)會(huì)議未來(lái)的財(cái)務(wù)狀況作出預(yù)先的推測(cè)和判斷，保證順利實(shí)現(xiàn)會(huì)議財(cái)務(wù)管理的最終目標(biāo)。保證順利預(yù)測(cè)得到的數(shù)據(jù)編制會(huì)議財(cái)務(wù)預(yù)算。

（二）會(huì)議財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)的基本程序

財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)活動(dòng)涉及范圍廣泛，影響因素眾多，為了做好會(huì)議財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)工作，必須周密細(xì)致地做好組織工作，按照一定的工作程序有計(jì)劃、有步驟地進(jìn)行，才能提高預(yù)測(cè)工作的準(zhǔn)確度。會(huì)議財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)工作按下列工作程序進(jìn)行：

1.確定預(yù)測(cè)目標(biāo)和制定工作方案

確定預(yù)測(cè)目標(biāo)是預(yù)測(cè)工作的開(kāi)始，也是關(guān)鍵性的工作。有了明確的目標(biāo)才能搜集資料，制定預(yù)測(cè)方案，配備預(yù)測(cè)人員，編制費(fèi)用預(yù)算，安排預(yù)測(cè)工作的日程，使預(yù)測(cè)工作能夠有條不紊地進(jìn)行。

2.搜集和整理資料

當(dāng)預(yù)測(cè)目標(biāo)確定之后，應(yīng)按預(yù)測(cè)目標(biāo)要求搜集必要的預(yù)測(cè)資料，包括歷史資料和預(yù)測(cè)需要的其他資料。會(huì)議預(yù)測(cè)最主要的內(nèi)容是預(yù)測(cè)參加會(huì)議的人數(shù)，也就是會(huì)議規(guī)模，所搜集的預(yù)測(cè)資料主要是有關(guān)數(shù)字，如果是系列性會(huì)議，前幾屆會(huì)議的參加人數(shù)和論文篇數(shù)都是最主要的預(yù)測(cè)資料。除搜集數(shù)字資料外，還應(yīng)注意收集具體情況和典型事例，有時(shí)這些資料對(duì)判斷會(huì)議財(cái)務(wù)狀況有極大的參考作用。對(duì)所搜集的資料要進(jìn)行檢查、整理和鑒別，去掉虛假和沒(méi)有意義的資料，整理出對(duì)預(yù)測(cè)有使用價(jià)值的資料和信息，對(duì)資料進(jìn)行綜合性的分析研究。例如系列性國(guó)際會(huì)議還有一個(gè)特點(diǎn)，由于地理位置和科技發(fā)展水平的關(guān)系，只要會(huì)議輪到在北美地區(qū)或歐洲舉辦，參加人數(shù)就多；而在亞洲、大洋洲和南美洲舉辦時(shí)參加會(huì)議的人數(shù)就要少一些。

3 選擇預(yù)測(cè)的方法

財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)應(yīng)用的預(yù)測(cè)方法有很多，會(huì)議財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)通常采用定性預(yù)測(cè)法，而不采用定量預(yù)測(cè)法，原因是不同的會(huì)議情況差別很大，會(huì)議之間很難尋找可以相互借鑒的數(shù)據(jù)和資料。定性預(yù)測(cè)法又稱(chēng)為經(jīng)驗(yàn)判斷法，這種方法主要是依靠知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)和綜合分析能力來(lái)判斷未來(lái)會(huì)議可能出現(xiàn)的財(cái)務(wù)狀況，運(yùn)用過(guò)去和選擇的大量的會(huì)議資料作定量化分析，把定性轉(zhuǎn)化為定量信息，作為判斷的手段。

4 進(jìn)行預(yù)測(cè)

在搜集資料、確定預(yù)測(cè)目標(biāo)和方案以及選擇預(yù)測(cè)方法之后，即可著手進(jìn)行預(yù)測(cè)。為了取得經(jīng)驗(yàn)，首先選擇一些情況熟悉的數(shù)據(jù)進(jìn)行預(yù)測(cè)，例如會(huì)議啟動(dòng)資金的預(yù)測(cè)和會(huì)議規(guī)模的預(yù)測(cè)，根據(jù)多預(yù)測(cè)的數(shù)據(jù)，確定所選擇的預(yù)測(cè)方案和選擇的方法是否可行，分析預(yù)測(cè)數(shù)據(jù)的可信程度，總結(jié)預(yù)測(cè)的經(jīng)驗(yàn)與問(wèn)題，加以改進(jìn)后，再預(yù)測(cè)出會(huì)議的全部所需數(shù)據(jù)。

5 分析預(yù)測(cè)結(jié)果，得出預(yù)測(cè)結(jié)論

任何一個(gè)號(hào)的預(yù)測(cè)也不可能完全與實(shí)際相符合。將分析預(yù)測(cè)出來(lái)的結(jié)果與實(shí)際情況相比較，分析預(yù)測(cè)誤差的大小，找出產(chǎn)生誤差的原因，不僅為評(píng)價(jià)此次預(yù)測(cè)提供資料，并且為今后預(yù)測(cè)工作積累經(jīng)驗(yàn)和資料。將預(yù)測(cè)結(jié)果和分析情況寫(xiě)出書(shū)面報(bào)告提交給會(huì)議司庫(kù)和會(huì)議組織委員會(huì)，從而完成最后一步預(yù)測(cè)工作。

二 會(huì)議財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)的主要內(nèi)容

由于財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)得到的數(shù)據(jù)是將來(lái)編制會(huì)議預(yù)算的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，因此需要預(yù)測(cè)的內(nèi)容很多，但是根據(jù)以往舉辦會(huì)議的經(jīng)驗(yàn)，最重要的和最基本的預(yù)測(cè)內(nèi)容如下：

（一） 會(huì)議規(guī)模的預(yù)測(cè)

會(huì)議預(yù)算是以會(huì)議規(guī)模，也就是參加會(huì)議的人數(shù)為最主要的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)編制而成的。在會(huì)議籌備初期，會(huì)議人數(shù)帶有很大的不確定性，給編制會(huì)議預(yù)算帶來(lái)了很大的難度，就只能根據(jù)財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)的各種基本原理預(yù)測(cè)出會(huì)議規(guī)模這個(gè)最基本的數(shù)據(jù)。例如舉辦國(guó)際組織系列性會(huì)議時(shí)，經(jīng)常采用歷史類(lèi)比法對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行判斷，估算出本屆會(huì)議的人數(shù)。一般可參考前3屆會(huì)議的人數(shù)，可向這幾屆會(huì)議主辦國(guó)索取代表名錄，對(duì)參加每屆會(huì)議的人數(shù)按國(guó)家進(jìn)行分析，就可以推算出本屆的會(huì)議代表人數(shù)。根據(jù)上述的方法還能預(yù)測(cè)出會(huì)議其他的輔助數(shù)據(jù)，例如會(huì)議國(guó)內(nèi)代表人數(shù)、陪同人員和參加旅游人數(shù)等數(shù)據(jù)。

（二） 會(huì)議固定支出的預(yù)測(cè)

會(huì)議指出分為兩類(lèi)固定支出和可變指出。由于會(huì)議的許多固定支出都是發(fā)生在會(huì)議籌備的前期，需要由會(huì)議啟動(dòng)資金支付，因此預(yù)測(cè)出會(huì)議固定支出的金額對(duì)籌集會(huì)議啟動(dòng)資金也有指導(dǎo)意義。

 （三）會(huì)議保本人數(shù)的預(yù)測(cè)

舉辦會(huì)議最基本的財(cái)務(wù)目標(biāo)是保證會(huì)議不能出現(xiàn)虧損，也就是說(shuō)會(huì)議收入一定要大于或等于會(huì)議支出。

 保本人數(shù)=會(huì)議固定支出/（注冊(cè)費(fèi)-每位代表的可變支出）

（四）會(huì)議收入的預(yù)測(cè)

通常在會(huì)議各種收入中注冊(cè)費(fèi)的收入是相對(duì)比較穩(wěn)定的，只要人數(shù)預(yù)測(cè)準(zhǔn)確，預(yù)算的收入和實(shí)際的收入不會(huì)又很大的差別。但是會(huì)議其他某些收入在不同的會(huì)議中會(huì)有很大的差別，例如國(guó)際會(huì)議收入中的賓館傭金和旅游收入。

（五）經(jīng)濟(jì)環(huán)境的預(yù)測(cè)

伍方會(huì)議服務(wù)籌備大型國(guó)際會(huì)議經(jīng)常需要幾年的時(shí)間，在這其間世界經(jīng)濟(jì)環(huán)境的變化和國(guó)家通貨膨脹的因素最終都會(huì)反映到各種價(jià)格的變化，其中匯率的調(diào)整經(jīng)常是影響國(guó)際會(huì)議財(cái)務(wù)管理的重要因素。

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