會議期間社會活動的安排，伍方會議服務在策劃中也會把其列入進去，并且認為其是會議產品內容的有機組成部分，而且是必不可少的，因為人們參加會議的重要個人目的之一就是與人交往，結識一些同行朋友。如果會議組織者不安排，參加會議的人們就會自發組織各種社會活動，這樣，與會者很可能就分成幾個小團體，而有些與會者就被排除在這些小團體之外。所以，與其形成這種較亂的情況，還不如會議組織者好好地安排一下會議的社會活動。會議的社會活動包括：

一、會議開幕式（opening ceremony）

開幕式是所有會議社會活動中最重要的活動。許多國際組織的年會召開時，東道國的國家領導都會出席開幕式并致歡迎詞，既表示對來自全世界各個國家的專家和學者的歡迎，同時也表示國家對會議的重視，在我國也不例外。國家領導人參加會議的開幕式，就不僅是會議本身的一項社會活動，而成為重要的國事活動了，會議組織者對開幕式的高度重視也就不難理解了。開幕式也是與會者初步認識和交往的機會。

但是在當今社會提高效率和崇尚務實的潮流影響下，有些會議也不再組織開幕式，節省出來更多的時間用來交流。

二、歡迎招待會（welcome reception）

這是為與會者剛剛狙擊在一起時安排的另一次社交活動，目的是讓老朋友盡早見面，讓新朋友盡快相互熟悉起來，為后面更多的社會活動打下基礎。

歡迎招待會的食品以涼菜和甜品為主，因此有時也稱為冷餐招待會。大多數會議的招待會都安排在會議的第一天，因此也稱為歡迎招待會。在許多國家舉辦國際會議時，招待會的食品的種類很少，數量也不多，通常都吃不飽。而在我國舉辦的國際會議上的招待會飯菜豐富，花樣繁多，應有盡有，充分展現出我國的飲食文化。

三、“茶歇”/咖歇（tea/coffee break）

這是會議中國為與會者安排的社交活動。與會者可以利用會間休息喝茶的機會向剛剛演講的演講人提問或作進一步的交流，與會者之間也可以相互交流以加深彼此之間的了解，或對演講人演講的內容進行探討交流。

由于會議中間安排有“茶歇”或“咖歇”，會議室內一般不再為與會者提供任何飲料，有些會議也只需為每個與會者提供一瓶礦泉水即可，而不必提供咖啡或茶水，以免服務員添加咖啡或茶水影響會議進行。這是國際會議的慣例，國內會議也逐漸開始接受這種做法。

四、雞尾酒會（cocktail party）

在會議進行中間的晚上，可以舉辦雞尾酒會等社會活動，為與會者提供進一步熟識、交流的機會。雞尾酒會比較隨意，時間也比較充裕，與會者可以進行比較深入、充分的交流、探討，進一步加深彼此的了解和友誼。

五、體育、休閑活動（Leisure activities）

與會者中有些人喜歡體育、休閑活動，如健身、游泳、打乒乓球、打網球、打臺球等，參加會議期間也想繼續這些活動。如果會議組織者安排這些活動，一方面滿足了這部分人的愛好，另一方面也為這部分人提供了社會交往的機會，因為有共同愛好的人是很容易交往的。

六、參觀、游覽活動（Tour activities）

多數與會者參加會議的動機之一就是順便到會議舉辦地旅游一下以滿足審美求異的需要。所以，他們或者提早一段時間到達會議舉辦地，或者推遲一段時間離開會議舉辦地，想利用這些時間參觀、游覽當地或周邊的一些文化設施和風景名勝點。會議組織者安排參觀、游覽活動，既滿足了這些與會者的愿望，又為他們提供了社交的機會。

1.會前參觀、游覽活動：為提前到達的與會者安排的社會活動。

2.會后參觀、游覽活動：為推遲離開的與會者安排的社會活動。

二者可以相同，也可以不相同。如果會議較大，最好是會前和會后各安排多條不同的線路，以便有些與會者既可參加會前的參觀、游覽活動，又可參加會后的參觀、游覽活動。

七、歡送/閉幕宴會（farewell/closing banquet）

這是會議中最后一個重要的社會活動，因為經常被安排在會議結束的那天晚上，也被稱為閉幕宴會。目的是為與會者提供一個話別的機會，與會者可以在這個最后的社交活動中留下進一步交往的愿望和聯系辦法。

有些會議也將一些其他活動安排在閉幕宴會上，例如頒獎活動和答謝活動等。通常對參加宴會的會議代表提出著裝的要求，這一點會在請柬上注明。在我國絕大多數歡送宴會都是桌餐，飯菜以中餐為主，可以適當地多提供一些酒水，包括品質和數量。

另外，也需要專門為不參加正式會議的陪同人員安排一些社會活動，如參觀、游覽、休閑、運動、購物，使他們不會在陪伴的人開會時感到寂寞、無聊，讓他們的會議之行同意也豐富多彩。他們的滿意，會增添會議正式代表的滿意度，也會增加會議正式代表參加下次系列會議的可能性。

伍方會議服務安排的這些社會活動豐富了會議產品的內涵，滿足了人們參加會議的重要的個人目的，非常有助于會議產品的銷售工作。

資料整理：小燴