展臺(tái)布置是為了使展品突出，能吸引目標(biāo)觀眾，更重要的是將展品的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)傳達(dá)給目標(biāo)觀眾。同時(shí)展臺(tái)布置要使參觀者有一種受歡迎的感覺，而不能是一種被拒絕、隔絕的感覺。

      為了保證展出效果，設(shè)計(jì)人員應(yīng)當(dāng)考慮展臺(tái)的布置工作，事先設(shè)計(jì)好布置方案，并介入?yún)⒄拐叩恼古_(tái)布置工作，給予指導(dǎo)、給予幫助。組織實(shí)地預(yù)展或使用立體模型比較費(fèi)錢，可以使用平面圖紙，將展品、道具等按比例剪成拼塊，在圖紙上拼擺尋找最佳方案。展臺(tái)布置需要用心、有創(chuàng)新。

一、展臺(tái)布置技巧

1. 將產(chǎn)品分類，統(tǒng)一設(shè)計(jì)布局，造出聲勢(shì)

集體展出尤其應(yīng)當(dāng)考慮按產(chǎn)品類別統(tǒng)一設(shè)計(jì)、布局、布置，建立整體形象。同時(shí)因?yàn)椴煌漠a(chǎn)品有不同的客戶，產(chǎn)品分類也有助于產(chǎn)品推銷和貿(mào)易洽談。如果是既對(duì)公眾開放又對(duì)商人開放的展覽會(huì)，在有條件的情況下，應(yīng)分別安排商業(yè)展示區(qū)和公眾展示區(qū)。

2.從參觀者角度構(gòu)思、安排、布置，而不是從參展企業(yè)即賣主的角度布置產(chǎn)品

比如將服裝放在包裝盒里陳列在展臺(tái)上，就不如拍攝一張模特兒穿著服裝有感覺的大照片掛在展臺(tái)里。前者是從賣主角度布置，后者是從買主角度布置，更能吸引買主注意。這需要設(shè)計(jì)人員了解目標(biāo)觀眾是誰，參展企業(yè)希望為目標(biāo)觀眾留下什么印象，目標(biāo)觀眾希望知道有關(guān)產(chǎn)品的哪些問題等等。了解目標(biāo)觀眾的興趣有助于設(shè)計(jì)人員布置出吸引目標(biāo)觀眾的效果，有助于產(chǎn)品的參展成交。

3.突出重點(diǎn)展品

在一個(gè)展臺(tái)里可以展示很多展品。但是對(duì)于展出者和參觀者，有些展品更重要些，一般是新產(chǎn)品或成交額大的產(chǎn)品。設(shè)計(jì)人員在設(shè)計(jì)展臺(tái)時(shí)要了解這一點(diǎn)，在設(shè)計(jì)和布置時(shí)反映出來，給予適當(dāng)?shù)奈恢煤兔娣e。越重要的展品應(yīng)該越突出。在有些情況下，整個(gè)展臺(tái)布局是圍繞一件突出的展品。

4.顯示展品特性

找出可以吸引目標(biāo)觀眾的展品特性，不同的展品特性需要用不同的布置手法方能顯示最佳效果。有些產(chǎn)品需要掛在展板上，有些需要放在地面上，有些需要玻璃柜；整個(gè)展臺(tái)，有些從一面看效果好，有些從四周看效果好；有些需要近處看，有些需要遠(yuǎn)處看。使用何種布置手法在設(shè)計(jì)時(shí)就應(yīng)予以考慮。比如珠寶首飾，漂亮、貴重、稀少，因此，要控制數(shù)量，分散布置，使每一件都顯得珍貴。非珍寶首飾，成批生產(chǎn)，價(jià)格低廉，因此可以大量堆砌，以顯得五彩繽紛。豪華轎車和珠寶一樣，需要突出，以顯示尊貴。高檔服裝要用模特兒撐著，用地毯、聚光燈襯托。抵擋服裝可以成串掛著、成堆放著。

5.將展品處于工作狀態(tài)或自然狀態(tài)，將產(chǎn)品的價(jià)值展示給其目標(biāo)觀眾

這樣能活躍氣氛，能更容易地吸引參觀者的注意，能使參觀者更快地了解產(chǎn)品的特性，并使參觀者留下更深刻的印象。一串項(xiàng)鏈掛在模型脖子上比放在盒子里更能吸引注意，更能反映其特性和價(jià)值。家用紡織品布置在居室環(huán)境里比掛在架子上更能體現(xiàn)其特征，更容易留下印象。機(jī)械可以演示操作，顯示其性能和作用。

6.留有空間，不要堆積

將很多展品放的很近會(huì)大大降低影響力，降低吸引目標(biāo)觀眾注意的可能性，降低目標(biāo)觀眾對(duì)這些產(chǎn)品的記憶深度。解決辦法可以是選擇少數(shù)有代表性的樣品布置，留出充足的空間，其他產(chǎn)品通過資料介紹。

7.立體布置，不要平面布置

在展臺(tái)墻上垂直布置或在臺(tái)面上平面布置展品是比較笨拙的方法。可以使用不同高度的箱子或墩子錯(cuò)落有致地布置展品，或者使用懸掛、支撐等方法造成立體布置效果。

8.使用色彩、照明、形狀等手法創(chuàng)造特殊視覺效果

一些產(chǎn)品比如農(nóng)產(chǎn)品、五金工具等不易布置出效果。這時(shí)可以考慮使用一些特殊方法創(chuàng)造出效果。比如大量堆放蘋果，或者制作一個(gè)巨大的蘋果模型。

9.借助其他方式將產(chǎn)品的優(yōu)勢(shì)反映出來

視覺交流是產(chǎn)品參展的基本技術(shù)之一。有些產(chǎn)品靠外觀就能吸引注意，就能使人了解產(chǎn)品，比如首飾。但是有些產(chǎn)品不易通過外觀反映優(yōu)勢(shì)，需要借助其他手法。比如兒童食品，如果能配以因吃這種食品而長得健康的兒童的照片，產(chǎn)品的優(yōu)勢(shì)就被直觀地反映出來。如果是清潔劑，通過對(duì)比使用和未使用清潔劑的器具照片甚至實(shí)物，就可以直觀地反映出產(chǎn)品的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)。

10.綜合使用各種手法，全面反映展品情況

展臺(tái)布置以展品為主，但是要充分利用圖片、說明、模型、聲像設(shè)備等加強(qiáng)效果，全面展示展品特征、特性及有關(guān)情況。比如展示飲料，可以考慮安排現(xiàn)場(chǎng)實(shí)物品嘗，并準(zhǔn)備小包裝飲料免費(fèi)散發(fā)，供參觀者拿回去品嘗；用地圖和照片反映產(chǎn)地；用大彩照、幻燈、大屏幕電視反映加工過程；用圖表表示不同的品種、等級(jí)的產(chǎn)量及市場(chǎng)；用樣品和照片反映各種最終產(chǎn)品和包裝等等。通過這些布置手法，觀眾就可以全面了解飲料情況。比如展示服裝，可以考慮用商店櫥窗布置方式布置展品；安排模特兒穿著展品表演；用剪樣本顯示所有使用的布料；用幻燈、錄像、照片反映加工過程，如果是手工制作，可以安排實(shí)際表演；用圖表反映產(chǎn)量及市場(chǎng)；用樣品和照片反映包裝。

標(biāo)準(zhǔn)展臺(tái)的布置隨意性大一些，定制展臺(tái)的布置一般需要設(shè)計(jì)人員的指揮、指導(dǎo)。集體展出時(shí)，一些參展者希望自己布置展臺(tái)，組織者最好提供統(tǒng)一的道具，并提出統(tǒng)一的布置標(biāo)準(zhǔn)要求。

二、展品布置構(gòu)思

展品是展臺(tái)中心的、最重要的組成部分，是展臺(tái)工作的基礎(chǔ)條件。展品對(duì)展示效果和展出效果有著重要作用和意義。

1.展品選擇

為了取得良好的展示效果和展出效果，必須選擇合適的展品。選擇展品是一項(xiàng)重要的工作，有人甚至稱選擇展品是展覽最重要的工作之一。

但是這也是一個(gè)經(jīng)常被忽略的工作，許多參展企業(yè)將這件工作視為程序性工作而不予以足夠的重視，結(jié)果常常犯以下錯(cuò)誤：所選產(chǎn)品與展出目的不一致，產(chǎn)品無市場(chǎng)潛力，產(chǎn)品無供應(yīng)潛力，產(chǎn)品不適于展示等。參展企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視展品選擇工作，努力做好這項(xiàng)工作。

（1）展品選擇原則

A針對(duì)性

所謂針對(duì)性是指展品要符合展出的目的、方針、性質(zhì)和內(nèi)容以及展覽會(huì)的性質(zhì)和內(nèi)容.展品也要符合參展企業(yè)的目標(biāo),與展出目標(biāo)無關(guān)的產(chǎn)品再好也不應(yīng)該展出.大多數(shù)展覽會(huì)將展出內(nèi)容限制在一定的范圍內(nèi),吸引對(duì)象也是這一范圍內(nèi)的參觀者。為保證質(zhì)量和效益,展覽會(huì)組委會(huì)要求參展企業(yè)將展出內(nèi)容也限制在這一范圍內(nèi).有些情況下,展示內(nèi)容也可以是綜合的。即使如此,也應(yīng)該將展示范圍縮小到幾個(gè)有優(yōu)勢(shì)的專業(yè).如果缺乏針對(duì)性,展出效果一般不容易好,展出難以達(dá)到目的.

B.代表性

指展品能體現(xiàn)參展企業(yè)的技術(shù)、生產(chǎn)水平以及行業(yè)特點(diǎn).

(2)選擇展品考慮因素

A參展企業(yè)的供應(yīng)能力

參展企業(yè)的一些產(chǎn)品可能對(duì)市場(chǎng)很有吸引力,但是如果沒有生產(chǎn)、供應(yīng)能力或潛力,就不應(yīng)選擇展出。一般情況下,要選擇能充分生產(chǎn)、供應(yīng)的產(chǎn)品展出.如果展示并無供應(yīng)能力的產(chǎn)品,雖然可能吸引注意力、引起興趣,但是卻是浪費(fèi)時(shí)間和費(fèi)用.而且因?yàn)椴荒芙邮苡嗀?可能會(huì)給潛在客戶留下遺憾甚至不好的印象。但是一切已計(jì)劃好,先展出宣傳,擴(kuò)大影響,吸引興趣,然后產(chǎn)品大批量上市,迅速占領(lǐng)市場(chǎng),則是生產(chǎn)消費(fèi)品的大公司經(jīng)常使用的手段,

B市場(chǎng)條件

指展品要符合市場(chǎng)的水平、消費(fèi)習(xí)俗、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、管制規(guī)定等條件.展出市場(chǎng)限制、禁止的展品一般不要展出,違反展出地的消費(fèi)習(xí)俗,展出地禁忌的展品不要展出產(chǎn)品的設(shè)計(jì)、包裝、顏色等應(yīng)符合展出地市場(chǎng)的習(xí)慣等.

C市場(chǎng)潛力

根據(jù)經(jīng)濟(jì)水平、消費(fèi)水平、消費(fèi)習(xí)慣等分析判斷.如果展示無市場(chǎng)潛力的產(chǎn)品,比如在赤道地區(qū)展示取暖器不僅沒有意義,還可能被當(dāng)作笑話,造成不良印象和影響,展出效果適得其反.

(3)展品選擇關(guān)系和矛盾處理

A.宣傳與貿(mào)易

從長期看.宣傳促進(jìn)貿(mào)易.但是從短期看,宣傳和貿(mào)易有時(shí)是矛盾的。生產(chǎn)部門可能會(huì)要求展出顯示技術(shù)水平的產(chǎn)品,而銷售部門可能會(huì)力爭展示銷路好的產(chǎn)品。比如數(shù)控機(jī)床能反映一定的水平,對(duì)參展企業(yè)建立形象有益處,但是競(jìng)爭對(duì)手多,成交可能不易。而普通機(jī)床則可能成交好,但是也容易給買主留下低檔的印象,對(duì)長期發(fā)展不利。要根據(jù)展出目標(biāo)協(xié)調(diào)處理好這一對(duì)矛盾。

B.集體與個(gè)體

就集體展出而言,展品的整體水平要能體現(xiàn)展出(國家、地區(qū)、地方、行業(yè)等)的經(jīng)濟(jì)水平和生產(chǎn)能力.集體展出組織者要根據(jù)宏觀需要,征集、選購展品,以加強(qiáng)展示和宣傳效果,為長期發(fā)展打基礎(chǔ).因此集體展出的組織者會(huì)希望并要求展出顯示水平的產(chǎn)品以及成系列的產(chǎn)品.而集體展示的參展者多考慮實(shí)際成交，因此會(huì)希望展出可能成交的產(chǎn)品而可能不考慮水平和系列等問題.因而集體展出征集展品往往是一件困難的工作。為解決這一矛盾,組織者要向參展者說明建立整體形象的意義。并說明參展者本身顯示實(shí)力和檔次的作用。在有條件的情況下,提供運(yùn)輸、場(chǎng)地等方面的優(yōu)惠條件。但是,根本的解決辦法還在于參展者具有長期發(fā)展觀念、有戰(zhàn)略意識(shí).

C質(zhì)量與數(shù)量

要注重產(chǎn)品質(zhì)量.檔次低、款式落后、工藝陳舊、包裝差的產(chǎn)品不宜作為展品。質(zhì)量不過關(guān)的產(chǎn)品、保密產(chǎn)品、仿造產(chǎn)品(違反專利法)不得展出.展品的數(shù)量要適當(dāng),,數(shù)量不多.品種不宜過雜。要有重點(diǎn)、要有系列,不要面面俱到,展臺(tái)不可空空蕩蕩,也不可雜亂臃腫。并避免給參觀者造成皮包商或小販的印象。但是如果是散發(fā)的紀(jì)念品,數(shù)量要準(zhǔn)備充足。

D新產(chǎn)品與老產(chǎn)品

老產(chǎn)品可能已打開銷路,成交把握較大,因此,展臺(tái)人員可能愿意展示老產(chǎn)品.但是參觀者要展覽會(huì)的主要目的之一是了解新技術(shù)、新產(chǎn)品。另外,只有不斷推出新產(chǎn)品才能保住、擴(kuò)大市場(chǎng)份額,因此,新產(chǎn)品或現(xiàn)有產(chǎn)品的新用途要作為產(chǎn)品選擇的考慮重點(diǎn)。需要注意的是新產(chǎn)品必須有良好的性能和很強(qiáng)的實(shí)用性.另外,試制品或半成品最好不要展示,這會(huì)使客戶去尋找競(jìng)爭對(duì)手要求供貨。

E展品之間相沖突

集體展出時(shí)經(jīng)常遇到內(nèi)部不同的參展企業(yè)很可能展示相同的產(chǎn)品的問題,需要協(xié)調(diào)處理好這一矛盾.展出內(nèi)容相同的參展公司之間容易產(chǎn)生矛盾甚至沖突。為避免這種情況,組織者應(yīng)首先在籌備期間就鼓勵(lì)這些公司安排相配合的展品而不是完全相競(jìng)爭的展品,這樣展示效果好,內(nèi)部矛盾也少。其次,鼓勵(lì)參展公司之間的合作和協(xié)調(diào)精神,并提出相應(yīng)的行為規(guī)范和約束。如果內(nèi)部競(jìng)爭不可避免,組織者主要是展臺(tái)經(jīng)理應(yīng)盡量全力公平地處理問題。

F 展品符合展示要求

有些產(chǎn)品不適于展示。也就是通過其他方式、用更低的成本就能做成買賣的產(chǎn)品不適于展示,比如通過交易所買賣的產(chǎn)品就沒有展示價(jià)值.這些產(chǎn)品有固定的品種、質(zhì)量、標(biāo)準(zhǔn)、不需要通過觀看就能做成貿(mào)易.銷售渠道已十分穩(wěn)定的產(chǎn)品也沒有展示的必要.

2.展示展品

展品不僅是產(chǎn)品,而且是產(chǎn)品的展示,它涉及操作、替代、說明、布置、介紹等問題和工作。做好產(chǎn)品展示工作,需要:

(1)了解目標(biāo)群眾心理

購買、消費(fèi)心理比較復(fù)雜，比如，在發(fā)達(dá)國家，展示產(chǎn)品，不僅要顯示其性能優(yōu)越，超過其他同類產(chǎn)品，而且要說明有周到的售后服務(wù)等等。在發(fā)展中國家可以介紹其社會(huì)、經(jīng)濟(jì)效益，比如可以改變鄉(xiāng)村生活面貌等等。介紹作用有時(shí)比介紹產(chǎn)品本身更有效。

（2）展示產(chǎn)品特征

不論何種展品，不能只是考慮形式、狀態(tài)，要盡量全面地展示其特征，使觀眾能使用多種感官盡可能全面、深入地了解產(chǎn)品。如果是機(jī)器和儀器，要考慮安排產(chǎn)品現(xiàn)場(chǎng)操作示范，甚至讓參觀者親自動(dòng)手操作（如果是食品，要考慮安排現(xiàn)場(chǎng)品嘗）并準(zhǔn)備小包裝免費(fèi)散發(fā)，供參觀者拿回去品嘗；如果是時(shí)裝、首飾，要使用模特展示，甚至安排時(shí)裝表演。

通過各種途徑展示產(chǎn)品特征，首先有助于引起參觀者的興趣，其次有助于加強(qiáng)參觀者的購買欲望，第三有助于給參觀者留下更深的印象，因此，在可能的條件下，要考慮采用多種形式展示產(chǎn)品特征。為此，就要做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。比如操作機(jī)器，要確保機(jī)器狀態(tài)良好，無損、無傷、無故障，零配件完備，原料充足，電壓、電流、導(dǎo)線、插頭等符合展出地的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，另外操作機(jī)器，要辦理保險(xiǎn)，以防萬一。

（3）使用替代品

展覽會(huì)上的潛在客戶大都希望看到實(shí)物，想看到放在倉庫里、簽約后可以立即發(fā)運(yùn)的成品。因此，在一般情況下盡量展示真實(shí)產(chǎn)品。但是，并不是所有產(chǎn)品都是可以展出的。超大產(chǎn)品比如火力發(fā)電廠等大型成套設(shè)備或超小產(chǎn)品就很難展出。此外，展示化學(xué)物品、危險(xiǎn)物品等真品也有許多問題。因此就要考慮使用替代品。常見的替代品有模型、照片、圖表、繪畫等。按比例縮小或放大制作模塑、圖片可以替代超大設(shè)備或超小產(chǎn)品，用有色水替代有毒易腐的化學(xué)液體。照片、繪畫、模型、圖表等替代品可以使展臺(tái)更具藝術(shù)性，在有些情況下，替代品更能體現(xiàn)產(chǎn)品的特點(diǎn)。但是參展企業(yè)要根據(jù)需要使用替代品，不可多用。要掌握好一個(gè)原則：圖片的效果比不上模型，模型的效果比不上真實(shí)的產(chǎn)品。在可能的情況下，多用真實(shí)展品。

（4）使用宣傳手段

展品本身大部分情況下并不能說明全部情況或顯示全部特征，需要使用招牌、圖表、說明、介紹、宣傳資料等補(bǔ)充、強(qiáng)調(diào)說明展品。參展企業(yè)應(yīng)當(dāng)視這些輔助手段為展品的組成部分，在選擇決定展品時(shí)就予以考慮，準(zhǔn)備。參展企業(yè)可以根據(jù)展品的不同性質(zhì)、特征決定使用何種輔助手段。但是所有展品都應(yīng)有明確的介紹。

在準(zhǔn)備介紹、說明、宣傳資料時(shí)有幾個(gè)問題需要注意：宣傳資料不能只有空洞的贊美之詞，要有關(guān)于性能和操作的說明和數(shù)據(jù)。而技術(shù)資料不僅應(yīng)該有技術(shù)說明，也應(yīng)有有關(guān)銷售的說明。技術(shù)數(shù)據(jù)不可少，但是也應(yīng)有產(chǎn)品的用途、性能、特點(diǎn)等說明。技術(shù)資料在使用公制度量衡時(shí)也要使用展出地的度量衡標(biāo)準(zhǔn)。

資料應(yīng)當(dāng)使用國際通用語，目前國際通用貿(mào)易和技術(shù)用語為英語，如果有條件，盡量同時(shí)使用當(dāng)?shù)卣Z言文學(xué)。展品說明要簡明扼要。觀眾不會(huì)閱讀用小字寫出的長篇大論。文字要準(zhǔn)、字體要大。不論是圖或文，避免手寫說明（專業(yè)美術(shù)人員除外）。

此外還有兩點(diǎn)需要注意：展示的產(chǎn)品與宣傳材料上的產(chǎn)品完全一致，可以將資料放置于專用臺(tái)、架上供參觀者自由拿取，也可以散發(fā)資料，但是不要將資料放在展品中。

（5）使用展示手段

參展企業(yè)可以考慮使用各種展示手段顯示展品，強(qiáng)調(diào)、突出展品的特征和優(yōu)點(diǎn)，以吸引參觀者的注意、引起參觀者的興趣。展示手段包括各種裝飾、布景、照明、電子信號(hào)板、聲像設(shè)備等。在充分使用展示手段時(shí)也要注意任何設(shè)計(jì)都是輔助手段，不可過分強(qiáng)調(diào)，以免喧賓奪主。使用展示手段有幾個(gè)要注意的問題：音像制品要簡短，參觀者不太可能長時(shí)間站住聽、看。如果確實(shí)需要長時(shí)間來說明產(chǎn)品，那就設(shè)立專門的區(qū)域，并安排固定時(shí)間。選擇展品時(shí)，還要考慮到展臺(tái)工作，估計(jì)參觀者可能提出的問題，并準(zhǔn)備好相應(yīng)的回答。如果選擇展示新產(chǎn)品，要考慮安排有關(guān)技術(shù)人員參加展臺(tái)工作。

第三節(jié) 展期工作

展覽的價(jià)值和展出目標(biāo)主要在展臺(tái)工作階段得以實(shí)現(xiàn)。展臺(tái)工作主要指展覽會(huì)開幕期間的展臺(tái)接待、展臺(tái)推銷、貿(mào)易洽談、情況記錄、市場(chǎng)調(diào)研等。展覽開幕前的展臺(tái)布置以及展覽閉幕后的展品處理等通常也可以算作這一階段的工作。展臺(tái)工作效率和效果有依賴于展臺(tái)管理和展臺(tái)人員的知識(shí)、技巧和工作態(tài)度。展出工作的特點(diǎn)是時(shí)間短、空間小、人多事多，因此，展臺(tái)工作管理非常重要。

展臺(tái)工作是整個(gè)展覽工作最重要、最關(guān)鍵的階段，所有展覽籌備工作都是為了這個(gè)階段。展覽的價(jià)值主要在這一階段得到。如果籌備順利、充分，展臺(tái)工作將決定展出是否成功。如前所述，籌備工作相當(dāng)于“搭臺(tái)”，展臺(tái)工作相當(dāng)于“唱戲”，臺(tái)搭好了，演出還不算成功；戲唱好了，演出才算成功。展臺(tái)工作可以指展覽會(huì)開幕、閉幕期間展臺(tái)人員在展臺(tái)上的工作，包括展臺(tái)接待、展臺(tái)推銷、展臺(tái)記錄等工作。

展覽會(huì)開幕期間，展出的主要責(zé)任就由組織者轉(zhuǎn)向參展企業(yè)和展臺(tái)人員，由展臺(tái)人員開展接待觀眾、洽談貿(mào)易等工作。展出期間得負(fù)責(zé)人是展臺(tái)經(jīng)理。如果展覽規(guī)模大，可能要專門設(shè)立管理組織——展覽團(tuán)，展覽全面工作由展覽團(tuán)團(tuán)長負(fù)責(zé)，其他各項(xiàng)工作由分團(tuán)長負(fù)責(zé)，展臺(tái)由展臺(tái)經(jīng)理負(fù)責(zé)。將展覽團(tuán)團(tuán)長、展覽分團(tuán)團(tuán)長和展臺(tái)經(jīng)理統(tǒng)稱為展臺(tái)經(jīng)理。雖然展出工作的責(zé)任由參展企業(yè)自己承擔(dān)，但是展臺(tái)經(jīng)理應(yīng)當(dāng)確保展臺(tái)工作的最佳環(huán)境和條件。展臺(tái)經(jīng)理要使展臺(tái)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)，也就是要使所有展臺(tái)人員有效地工作，互相配合，解決展臺(tái)出現(xiàn)的問題，完成展臺(tái)工作目標(biāo)。

一、展臺(tái)工作

展臺(tái)工作的主要內(nèi)容包括接待客戶、洽談貿(mào)易、記錄、聯(lián)絡(luò)公關(guān)工作、市場(chǎng)調(diào)研、操作示范、資料工作、活動(dòng)、現(xiàn)場(chǎng)銷售9大項(xiàng)。

1. 接待客戶

是展臺(tái)關(guān)鍵性工作之一。接待工作的主要內(nèi)容是發(fā)現(xiàn)新客戶并與之建立聯(lián)系，以及保持、鞏固與老客戶的聯(lián)系。接待安排可以是隨意的，也可以是預(yù)約的。最好將預(yù)約接待安排在觀眾人少的時(shí)間，以減少會(huì)談時(shí)的打擾，同時(shí)也避免接待其他客戶的機(jī)會(huì)。

接待對(duì)象可以分為重要客戶、現(xiàn)有客戶、潛在客戶、普通觀眾等。重要客戶，不論是現(xiàn)有的還是潛在的，可以列出名單，先告知展臺(tái)人員。如果發(fā)現(xiàn)重要客戶前來參觀，要予以特別的接待。要接待好現(xiàn)有客戶，維持好關(guān)系。但是如果不是洽談業(yè)務(wù)不要因?yàn)樗麄兌⒄`接觸新客戶。可以約他們?cè)陂]館后吃飯、喝酒。接待潛在客戶是展覽會(huì)的最大優(yōu)勢(shì)、最大價(jià)值所在，也應(yīng)為展臺(tái)最重要工作之一。普通觀眾一般沒有貿(mào)易價(jià)值，與展出目標(biāo)沒有直接的關(guān)系，因此，不要耗費(fèi)時(shí)間和精力接待普通觀眾，但是注意不能沒有禮貌。可以巧妙一點(diǎn)，客氣地打招呼，簡略地答問題，盡快結(jié)束交談。

2.洽談工作

是展臺(tái)關(guān)鍵性工作之一，與接待工作緊密相連。洽談工作的重要內(nèi)容之一是推銷，推銷公司產(chǎn)品和服務(wù)，公司形象。有效的推銷會(huì)使?jié)撛诳蛻魧?duì)展出公司產(chǎn)生信任，對(duì)展出的商品、服務(wù)產(chǎn)生興趣，使現(xiàn)有客戶對(duì)新產(chǎn)品產(chǎn)生興趣和購買意愿，達(dá)到這一步，就開始進(jìn)入洽談階段。要積極地爭取與現(xiàn)有客戶簽訂新的貿(mào)易合同。但是對(duì)新客戶的大宗買賣以及投資項(xiàng)目要謹(jǐn)慎，不當(dāng)場(chǎng)簽約。任何決定必須在徹底調(diào)查之后作出。報(bào)價(jià)、條件再好，也要保持慎重態(tài)度，尤其是對(duì)展覽會(huì)臨結(jié)束前提出的大宗買賣和投資項(xiàng)目要警惕。“趁熱打鐵”的觀念不可使用在展覽會(huì)上。展覽會(huì)的關(guān)鍵功能是建立新的關(guān)系，展覽會(huì)之后還需要做調(diào)研工作，知根知底后再簽大筆買賣和大項(xiàng)目投資。推銷工作的成果體現(xiàn)在簽訂貿(mào)易合同。

3.記錄

是展臺(tái)正式工作之一。記錄對(duì)展覽評(píng)估和展覽后續(xù)工作都很重要。展臺(tái)記錄的范圍可以很廣，但是記錄是接待和洽談工作不可缺少的環(huán)節(jié)。不少參展企業(yè)無法判斷展出效果或無法取得理想的展出效果，往往是因?yàn)闆]有或者沒有完善的接待、洽談?dòng)涗洠蚨鵁o法做合理的評(píng)估或無法有效地開展后續(xù)工作。因此對(duì)展臺(tái)工作要做完整的記錄。

記錄方式有多種，常見的有收集名片，使用登記簿、記錄表格、電子記錄設(shè)備等。

（1）收集名片

是最簡便的方式，缺點(diǎn)是內(nèi)容有限，只有參觀者的姓名、地址。觀眾登記簿是另一種簡單的記錄方式。在20世紀(jì)90年代初期和中期，常可見許多國內(nèi)參展企業(yè)使用。登記簿一般只記錄參觀者的姓名、公司名稱、地址等情況，有些還有“要求”一欄。登記簿或留名片是比較傳統(tǒng)的方式，比較簡單，沒有接待交流情況、展臺(tái)人員的評(píng)語以及后續(xù)工作的建議。因此，不是理想的記錄方式。記錄表格是一種常用記錄方式，有多種形式。使用最多的是展臺(tái)人員在接待后填寫的表格；另一種表格是讓有興趣但是來不及或不愿意等候接待的參觀者填寫，這種表格除了有參觀者的基本情況之外，還有參觀者公司情況、參觀興趣、參觀要求等欄。這種表格可以附印在有參展企業(yè)地址、郵資已付的信封上，供參觀者帶走，填好后寄回。記錄表格方式要好一些，內(nèi)容除了參觀者的姓名地址之外，還可以有參觀者的背景、興趣、要求，展臺(tái)人員自評(píng)語以及后續(xù)工作的建議。因此對(duì)展覽評(píng)估、展覽后續(xù)有很大的價(jià)值。

（2）電子記錄

是一種先進(jìn)的記錄方式，記錄效率比常規(guī)的方式高。發(fā)達(dá)國家和地區(qū)的展覽會(huì)普及使用電子記錄，其使用方法一般是：展覽會(huì)組織者向目標(biāo)參觀者直接郵寄展覽請(qǐng)柬時(shí)附一份入場(chǎng)卡（磁卡）申請(qǐng)表。參觀者填好表格（內(nèi)容包括參觀者名稱、地址、公司行業(yè)、規(guī)模、參觀興趣等情況）；展覽會(huì)組織者便寄一張入場(chǎng)卡給參觀者。也可以在入場(chǎng)前填寫表格換取入場(chǎng)卡。參觀者進(jìn)入展覽會(huì)口刷卡入場(chǎng)。在這種展覽會(huì)上，參展企業(yè)可以免費(fèi)或交費(fèi)使用安裝的磁卡記錄器，參觀者在參觀展臺(tái)時(shí)，只要在儀器上刷卡留下參觀者基本情況記錄。記錄器使用計(jì)算機(jī)軟盤儲(chǔ)存數(shù)；記錄內(nèi)容、格式應(yīng)在展覽會(huì)前準(zhǔn)備好。

記錄內(nèi)容根據(jù)需要選定，不要忽略任何重要信息，也不要記錄沒有價(jià)值的內(nèi)容；格式設(shè)計(jì)要考慮使用方便和效率。展覽會(huì)開幕前，展臺(tái)人員要熟悉記錄表格。記錄表格最好是復(fù)寫式，一式多份，一份留給當(dāng)?shù)貦C(jī)構(gòu)，一份盡快發(fā)回總部，一份留在展臺(tái)，用于存檔和后續(xù)工作。每份復(fù)寫式表格要注明去向和用途。如果是單頁式表格，應(yīng)在一天結(jié)束時(shí)或指定時(shí)間將表格內(nèi)有關(guān)情況發(fā)回總部處理。

展臺(tái)人員在做記錄時(shí)，要爭取盡可能準(zhǔn)確，尤其是潛在客戶的準(zhǔn)確記錄有助于后續(xù)工作的針對(duì)性和效率。展臺(tái)接待和記錄要適時(shí)統(tǒng)計(jì)。每天可以簡單統(tǒng)計(jì)，內(nèi)容包括觀眾數(shù)、觀眾來源、詢問內(nèi)容、數(shù)量和金額等，統(tǒng)計(jì)結(jié)果是每天展后會(huì)議的內(nèi)容之一。對(duì)需要急辦的事則交給相應(yīng)部門、人員盡快辦理。以便在展覽會(huì)后可以做復(fù)雜一些的統(tǒng)計(jì)、分析。

4.聯(lián)絡(luò)、公關(guān)工作

是一項(xiàng)內(nèi)容很廣的工作，包括客戶邀請(qǐng)、接待室、送禮工作。客戶邀請(qǐng)工作在展前已大規(guī)模做過。在展覽期間，還要繼續(xù)做客戶邀請(qǐng)工作。展覽期間的客戶邀請(qǐng)工作主要限于現(xiàn)有客戶和潛在客戶。

（1）接待室工作

是展臺(tái)工作的一部分。接待室應(yīng)用于有價(jià)值的客戶和貴賓。事先要向展臺(tái)人說明誰可以使用、什么時(shí)候使用。接待室是接待、談判的地方，氣氛要輕松一些。但是要避免造成娛樂、消閑的氣氛，以免接待室成為觀眾和展臺(tái)人員休息的場(chǎng)所，要保持接待室的工作氣氛。接待室的招待品可以分等級(jí)提供，比如，軟飲料、飲料、快餐、正餐等。招待標(biāo)準(zhǔn)要按預(yù)算定，要注重效果。接待工作做得好，也是展出成功的條件之一。

（2）禮品管理工作

展出工作一般都會(huì)配備禮品，根據(jù)贈(zèng)送檔次，一般分貴客和工作用禮品。在正常情況下，第一天重要人物最多，最后一天最少。每天使用多少要有數(shù)，不要早早用完。禮品可以事先包裝好，免得臨時(shí)送禮來不及包裝。送禮后要馬上登記，一方面為了管理，另一方面是為了以后再送禮時(shí)好安排。

5.調(diào)研工作

調(diào)研是展覽會(huì)的重要功能之一。貿(mào)易展覽會(huì)不僅是買賣場(chǎng)所，也是理想的調(diào)研場(chǎng)所。展覽會(huì)本身就是一個(gè)市場(chǎng)，是一個(gè)人員眾多、氣氛寬松的市場(chǎng)。在展覽會(huì)上做調(diào)研節(jié)省費(fèi)用、節(jié)省時(shí)間。進(jìn)行信息采訪，詢問市場(chǎng)、產(chǎn)品甚至競(jìng)爭者的情況比在其他環(huán)境中容易。在展覽會(huì)上，參展企業(yè)和參觀者都不介意回答一些問題，有些甚至很樂意提供意見和建議。而在其他場(chǎng)合，就不都容易獲得答復(fù)。據(jù)稱，有關(guān)市場(chǎng)的任何問題都可以通過展覽會(huì)調(diào)研獲得結(jié)果。

在展覽會(huì)上的調(diào)研范圍主要是市場(chǎng)、趨勢(shì)、產(chǎn)品、競(jìng)爭、需求等等。參展企業(yè)的調(diào)研范圍和內(nèi)容可根據(jù)展出需要和條件安排。可以委托專業(yè)公司做，也可以由展臺(tái)人員自己做。專業(yè)調(diào)研公司的工作質(zhì)量高，但是它們的產(chǎn)品專業(yè)知識(shí)可能不是太精。另外，由于經(jīng)費(fèi)、人員等方面原因，參展企業(yè)大部分是自己做調(diào)研工作。

展場(chǎng)調(diào)研的途徑和方式可以是多種多樣的。可以以展臺(tái)為陣地，主要針對(duì)參觀者做調(diào)研，了解參觀者對(duì)產(chǎn)品和服務(wù)的意見以及建議，詢問參觀者對(duì)產(chǎn)品和服務(wù)的需求和要求，以及參觀者對(duì)市場(chǎng)和發(fā)展趨勢(shì)的看法等等。可以抽空參觀其他展臺(tái)，尤其是競(jìng)爭對(duì)手的展臺(tái)，主要針對(duì)競(jìng)爭對(duì)手做調(diào)研，收集資料，詢問情況，了解競(jìng)爭對(duì)手的展示手段、銷售方式、宣傳方式、新產(chǎn)品、新技術(shù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、包裝、性能等方面的情況。還可以參加展覽會(huì)期間召開的研討會(huì)，主要是針對(duì)市場(chǎng)做調(diào)研。展覽會(huì)的研討會(huì)是一個(gè)了解市場(chǎng)行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)的好機(jī)會(huì)。一方面發(fā)言人會(huì)做出推論、預(yù)測(cè)，另一方面參加者所表現(xiàn)出的興趣（比如出席人的多少、出席人所提的問題等）也可以作為預(yù)測(cè)的標(biāo)準(zhǔn)之一。此外，在研討會(huì)上還可以尋找發(fā)現(xiàn)重要的潛在客戶。還可以閱讀新聞報(bào)、刊物、官方報(bào)告等，了解綜合性質(zhì)和宏觀性質(zhì)的情況。在展覽會(huì)期間做調(diào)研工作，方式方法可以巧妙一些，但應(yīng)當(dāng)在法律允許的范圍內(nèi)進(jìn)行。

6.操作示范

操作表演的展品更能吸引觀眾注意，讓客戶更加了解產(chǎn)品而更快地做購買決定。因此，在有條件的情況下，應(yīng)考慮安排操作示范。如果安排了操作示范，要事先再三檢查產(chǎn)品，確保能表演。任何事故不僅帶來難堪、損壞公司形象，也會(huì)導(dǎo)致生意流失。操作表演要視情況安排保衛(wèi)人員以防意外。要警惕競(jìng)爭對(duì)手做手腳。若有規(guī)定，還需事先征得展覽會(huì)同意。另外要視情況辦理保險(xiǎn)。操作安排次數(shù)要適當(dāng)，多了效果并不一定好。如果有音像設(shè)備，要控制音量、調(diào)整屏幕角度，不要影響周圍展臺(tái)。

7.資料工作

展臺(tái)資料包括公司介紹、產(chǎn)品目錄、服務(wù)說明、展出介紹、價(jià)格單、展臺(tái)人員名片等。展臺(tái)資料要管理，管理使用得當(dāng)，資料可以有效地發(fā)揮宣傳、推銷作用；管理使用不當(dāng)，資料便會(huì)被丟棄、被浪費(fèi)。資料更控制散發(fā)數(shù)量、控制散發(fā)對(duì)象，撤下殘損的資料，添加新的補(bǔ)充資料等等。

（1）資料要有針對(duì)性地散發(fā)

可以分層次地向目標(biāo)觀眾寄發(fā)。資料可以分為兩類：一類是可以散發(fā)給每一個(gè)參觀者的成本低的材料，包括單頁和折頁資料；另一類是提供給專業(yè)參觀者的成套、成本高的資料，一般不宜當(dāng)場(chǎng)提供，最好是寄給客戶。

（2）資料放置、控制

供散發(fā)的展臺(tái)資料放在參觀者可以方便拿取的地方。不要擺放太整齊或擺放成幾何圖案，以免參觀者誤以為是展示而不拿取。可以使用資料架（但是要注意擺放位置，不影響展臺(tái)工作，也不要影響觀眾行走）。資料不宜大量堆放，而要均勻散發(fā)，可以由展臺(tái)人員直接散發(fā)或少量地放置在展臺(tái)上不斷地添加，以免濫發(fā)造成浪費(fèi)。散發(fā)的資料要有數(shù)量控制，以便整個(gè)展覽期間都有正常的供應(yīng)。不要在展覽結(jié)束時(shí)，還剩余很多專門印刷、卻無法用于其他場(chǎng)合的資料或者在展覽還沒有結(jié)束已無資料可以散發(fā)。

向客戶提供貿(mào)易資料編印成本一般很高，控制可以嚴(yán)格一些，資料可以放在接待室內(nèi)或資料柜內(nèi)，不要讓參觀者自由拿取，而由展臺(tái)人員有選擇地提供給有價(jià)值的、真正要資料的客戶。據(jù)調(diào)查，許多真正的客戶往往不愿意攜帶很多資料，而且基本不翻閱展覽會(huì)上收集到的資料。因此在展臺(tái)上可以不直接提供貿(mào)易資料，只配備少量資料用于談判參考。這樣也可以使展臺(tái)人員和參觀者集中交談，在進(jìn)行貿(mào)易細(xì)節(jié)洽談時(shí)，可以使用有直接關(guān)系輔助洽談的資料。若客戶需要資料，可填寫索取表。參展企業(yè)當(dāng)天或展后安排郵寄。

據(jù)美國的統(tǒng)計(jì)顯示，50%的人沒有目的或者目的不明的人卻到處收集資料，最終將所收集的資料留在餐館飯桌上、汽車座椅上或廢紙簍里。即便拿到了辦公室也是放在資料堆里，等“有時(shí)間再另看”，實(shí)際是不會(huì)有時(shí)間去看的。英國稱這類人為“資料收集者”，這些人沒有明確目的卻到處索取資料，最終可能一扔了之。因此要管理好資料，不能將貴重資料提供給這類人。

8.活動(dòng)

展覽會(huì)可能會(huì)安排一些活動(dòng)，包括開幕式、新聞發(fā)布會(huì)、館日、招待會(huì)、研討會(huì)、貴賓訪問、采購團(tuán)等等。這些活動(dòng)與展出都有關(guān)系，參展企業(yè)應(yīng)予以足夠的注意，并視需要積極參與或充分利用。

展覽會(huì)開幕式是展覽最重要的活動(dòng)之一，既有新聞價(jià)值，也有商業(yè)價(jià)值。對(duì)于一般參展企業(yè)，重要的是利用其商業(yè)價(jià)值。邀請(qǐng)人員都是些政府官員、工商名流和新聞?dòng)浾撸陂_幕式當(dāng)天，參觀展覽會(huì)的人有很多是有價(jià)值的商人。參展企業(yè)要充分利用這一點(diǎn)。

（1）參展企業(yè)一定要在開幕前完成全部施工、布置工作。

開幕式后的幾小時(shí)是關(guān)鍵的時(shí)刻，對(duì)參展企業(yè)最為重要。重要人物已到場(chǎng)，重要客戶通常在展覽會(huì)開始時(shí)就參觀。他們巡視展覽，如展臺(tái)切實(shí)安排妥當(dāng)就緒，準(zhǔn)備接待客人進(jìn)行業(yè)務(wù)洽談，那么這些重要的客戶在巡視之后，就會(huì)把這樣的展臺(tái)列為接觸對(duì)象。還在施工布置的展臺(tái)則是作反面宣傳，會(huì)失去這些最重要的客戶。

（2）了解開幕程序和活動(dòng)，包括開幕式后貴賓參觀路線。

做展覽會(huì)組織者的工作，爭取將自己的展臺(tái)包括在貴賓的參觀路線內(nèi)，這將有利于新聞宣傳。

（3）確保展臺(tái)人員全到位，確保展臺(tái)人員著裝整潔、精神飽滿。如果需要，做好攝影和攝像準(zhǔn)備。

9.現(xiàn)場(chǎng)銷售

有些參展企業(yè)將展覽會(huì)作為直接銷售的場(chǎng)所，用小面積的標(biāo)準(zhǔn)展臺(tái)，在里面堆滿產(chǎn)品，在展臺(tái)前的過道上放臺(tái)，直接向參觀者銷售。這樣做會(huì)擾亂展覽會(huì)現(xiàn)場(chǎng)秩序，參展企業(yè)自身也很難通過零售獲得足夠利潤。如果參展企業(yè)認(rèn)為有充分理由零售，可以事先與展覽會(huì)組織者商量，也許可以獲得同意，并被安排一個(gè)合適的位置。如果參展企業(yè)違反規(guī)定強(qiáng)行零售，展覽會(huì)組織者可能也會(huì)采取強(qiáng)行措施，關(guān)閉展臺(tái)。

在貿(mào)易展覽會(huì)上直接零售是違反效率和效益原則的，因此貿(mào)易展覽會(huì)通常禁止現(xiàn)場(chǎng)零售。貿(mào)易展覽會(huì)是做貿(mào)易（進(jìn)出口、多層次批發(fā)）的場(chǎng)所，參展企業(yè)應(yīng)集中精力捕捉潛在客戶和貿(mào)易機(jī)會(huì)。向大量普通參觀者開放的消費(fèi)品展覽會(huì)可允許零售。但是也需要辦理相應(yīng)的手續(xù)并嚴(yán)守相應(yīng)的管理規(guī)定。

二、展臺(tái)環(huán)境工作

展臺(tái)環(huán)境有雙重功能，一是對(duì)參觀者而言，展臺(tái)環(huán)境是形象；二是對(duì)展出者的敬重，展臺(tái)是工作場(chǎng)所。展臺(tái)環(huán)境主要指展臺(tái)清潔、展臺(tái)安全和展臺(tái)保衛(wèi)。

1.展臺(tái)清潔

展臺(tái)體現(xiàn)參展企業(yè)形象，應(yīng)當(dāng)維持展臺(tái)整齊、干凈的狀態(tài)。保持展臺(tái)清潔在進(jìn)行展臺(tái)設(shè)計(jì)時(shí)就有必要設(shè)計(jì)充足的儲(chǔ)存空間。

展品以及模型、文圖、聲像設(shè)備等要放在合適的位置。如被挪動(dòng)或碰臟，要及時(shí)挪回原位，并擦干凈。展出期間，參觀者喜歡摸展品，要隨時(shí)擦去展品、展架上的臟手印。如果有操作，須及時(shí)清除廢料。若有空箱必須及時(shí)搬走。檢查資料、樣本放置，展臺(tái)上下應(yīng)有亂放的資料。供觀眾拿取的資料要擺放整齊。

展臺(tái)地面要保持干凈，隨時(shí)撿走地上紙片、空杯或其他物品，展臺(tái)墻面也要保持干凈，隨時(shí)擦去墻上的臟手印或其他痕跡，展臺(tái)內(nèi)不要隨便放東西，尤其是可能絆倒人的物品或障礙，參展企業(yè)可以雇用專業(yè)清掃工或指定展臺(tái)人員負(fù)責(zé)展臺(tái)清掃。

2.展臺(tái)安全

展臺(tái)安全包括政府、行業(yè)和展覽會(huì)制定的各種規(guī)定。展覽會(huì)人多，有安全隱患，而且是人越多隱患越大，因此，應(yīng)予以注意作出相應(yīng)安排。展覽會(huì)上的安全隱患包括火災(zāi)以及一些傷害等。參展企業(yè)必須認(rèn)真閱讀，并按規(guī)定辦事。各地展覽會(huì)比較一致的規(guī)定有：展架展板必須經(jīng)防火處理，照明設(shè)備和材料必須符合當(dāng)?shù)貥?biāo)準(zhǔn)，電源必須由展覽會(huì)指定的公司人員連接，各地展覽會(huì)對(duì)雙層式展架要求也很嚴(yán)。

參展企業(yè)保證安全要注意：

（1） 選擇使用符合規(guī)定的展架道具；

（2） 在施工搭建時(shí)，不僅要趕速度，也要注意質(zhì)量，保證展架道具安裝堅(jiān)固；

（3）在展出期間，要有人負(fù)責(zé)檢查展架、設(shè)備狀況，維護(hù)修理展架、設(shè)備，尤其是觀眾多的時(shí)候，更要注意。指定人在每天閉館時(shí)檢查展臺(tái)、關(guān)閉電源；

（4） 按規(guī)定配備滅火器；

（5） 根據(jù)條件和需要為展臺(tái)人員和參觀者投保。這常常是展覽會(huì)的規(guī)定之一。

注意展臺(tái)安全不僅僅是為了防止事故，也是為了保持展臺(tái)和展臺(tái)設(shè)備的正常工作狀態(tài)。

3.展臺(tái)保衛(wèi)

展覽會(huì)上失竊現(xiàn)象比較普遍，有“大偷”（指工業(yè)間諜），也有小偷。因此保衛(wèi)也應(yīng)當(dāng)列為展臺(tái)工作內(nèi)容之一。展臺(tái)保衛(wèi)主要是兩方面：

（1）防止展品被盜

使用封閉式展臺(tái)是對(duì)付小偷的辦法之一。如果有貴重但體積不大的展品，可以使用保險(xiǎn)箱或在閉館后隨身攜走。展覽會(huì)多設(shè)有晚間保險(xiǎn)設(shè)備，參展企業(yè)可以聯(lián)系使用。太重的展品可能需要雇用專業(yè)保衛(wèi)，另外要保險(xiǎn)。

（2）防止展臺(tái)記錄及其他秘密資料或情報(bào)被非法地竊取或合法地套取

展覽會(huì)是合法和非法地收集情報(bào)的地方。競(jìng)爭對(duì)手或工業(yè)間諜（往往以用戶或信息咨詢機(jī)構(gòu)的名義出現(xiàn)）可能采取用合法的或不合法的手段收集信息尤其是公司秘密。對(duì)此，展臺(tái)人員應(yīng)有必要的警惕性。不能只有熱情而不用頭腦，為吸引更多的潛在客戶而泄露公司秘密。競(jìng)爭對(duì)手直接參觀展臺(tái)并不違法，只是要十分小心。

由于許多情報(bào)是在交談中被“套”出來的，因此明確限制透露公司的一些情報(bào)，比如參展企業(yè)正在研制的產(chǎn)品、拓展市場(chǎng)戰(zhàn)略等無論如何不得向外透露。展臺(tái)人員要掌握一些必要的技巧，比如掌握交談思路、了解對(duì)手意圖、對(duì)付問題等，除了合法地通過交談“套”情報(bào)外，情報(bào)收集者還會(huì)用“偷”的辦法“收集”情報(bào)，所以，產(chǎn)品、秘密資料、成交合同、接待記錄管理不善很容易讓情報(bào)收集者得手。此外，一些媒體也到處尋找故事和花邊新聞。展臺(tái)經(jīng)理、全體展臺(tái)人員對(duì)此也要有所警覺。不要向競(jìng)爭對(duì)手和記者透露秘密。要對(duì)每一個(gè)上展臺(tái)的人存有一份戒心，但是不要草木皆兵。

三、展后工作

展覽會(huì)閉幕標(biāo)志展覽會(huì)結(jié)束，但是，并不意味著展出結(jié)束。在展覽會(huì)閉幕至展臺(tái)人員離開展出地之間，參展企業(yè)必須進(jìn)行展品和展具的拆除、運(yùn)輸、統(tǒng)計(jì)、總結(jié)、結(jié)賬等展出工作。

1.撤展

撤展工作主要包括展品處理、展架拆除、道具退還、回運(yùn)安排等。撤展工作必須在展覽會(huì)閉幕后開始，但是撤展準(zhǔn)備工作要在展覽會(huì)期間甚至展覽會(huì)開幕前就考慮和著手。撤展工作需要考慮并安排的內(nèi)容包括：展品處理、展架展具拆除、花草裝飾拆除、展品和道具的回運(yùn)手續(xù)、回運(yùn)公司包裝箱運(yùn)到展臺(tái)時(shí)間、集裝箱運(yùn)到展場(chǎng)時(shí)間、場(chǎng)地清掃用品交還手續(xù)等等。這些工作通常由展臺(tái)經(jīng)理或指定人員辦理。

撤展首先要注意的問題是按時(shí)。既不要提前也不要推遲。撤展的主要工作之一是展品處理。展品處理的方式一般為出售、贈(zèng)送、銷毀、回運(yùn)。出售是指展品出售給觀眾。在零售的展覽會(huì)上，展品往往也是賣品，直接銷售給參觀者，參觀者付款后可以立即取走。在貿(mào)易性質(zhì)的展覽會(huì)上，展品售出后，買主往往不能立即取走展品，一般需要等到展覽會(huì)閉幕后再取；贈(zèng)送是指參展企業(yè)將展品贈(zèng)送給客戶或重要人物；銷毀通常是一些價(jià)值不太大，參展企業(yè)不想出售也不想回運(yùn)的展品。銷毀通常需要證人在場(chǎng)。回運(yùn)是指參展企業(yè)將展品回運(yùn)參展企業(yè)所在地。如果在同一行政區(qū)域和同一稅區(qū)，展品處理涉及的費(fèi)用比較簡單，甚至可能不產(chǎn)生費(fèi)用。但是在非同一征稅區(qū)域展出，展品處理方式不同會(huì)使參展企業(yè)繳納不同的稅額，因此，參展企業(yè)要明確展品處理方式。

2.展品處理的有關(guān)準(zhǔn)備工作尤其要提前做

一般規(guī)律是價(jià)值越大，使用范圍越窄，就越要提前處理；反之，展品價(jià)值越小，使用范圍越廣，參展企業(yè)就越少操心，就可以遲一些甚至到展覽會(huì)閉幕時(shí)處理。有些展品比如大型機(jī)械設(shè)備需要在討論展出決定時(shí)考慮處理。大型機(jī)械設(shè)備一般在已確定買主的情況下才會(huì)運(yùn)到展覽會(huì)上展出，展后由買主運(yùn)走。否則，如果未出售，就需要運(yùn)輸，大型設(shè)備包裝往返運(yùn)輸費(fèi)用很高，而且籌備展出期間，設(shè)備運(yùn)輸占用資金，一般公司承受不了。

展品的實(shí)際處理工作常常是撤展的第一項(xiàng)工作。體積小、重量輕的展品比如輕工品、紡織品等一般由展臺(tái)人員自己負(fù)責(zé)拆卸、再包裝，體積大、重量重的展品比如機(jī)械設(shè)備等可能需要安排專業(yè)工人拆卸、再包裝。包裝材料要先安排好從倉庫運(yùn)回到展臺(tái)。展品從展柜、展臺(tái)上撤下再包裝要注意點(diǎn)數(shù)，注意不要漏裝部件、配件、說明等，并注意包裝。展品包裝好后交買主、接受人，或交運(yùn)輸公司安排回運(yùn)。銷毀的展品不能一扔了之，要按規(guī)定辦理。展品從展架、展柜上取下后，就可以開始拆除展臺(tái)，撤走展具。如果參展企業(yè)使用的是租用的標(biāo)準(zhǔn)展臺(tái)或委托施工的展臺(tái)，就可以不考慮展臺(tái)拆除問題，由展覽會(huì)或施工公司考慮。如果參展企業(yè)使用自己的材料自己動(dòng)手搭建展臺(tái)，就要考慮由自己再動(dòng)手拆除，并事先安排計(jì)劃好拆除人員和工作。如果展臺(tái)、展柜是要重復(fù)使用材料，在拆除時(shí)要細(xì)心，不要損壞材料，按要求包裝好，避免財(cái)物損失。如果展架道具都屬于參展企業(yè)，參展企業(yè)就要在拆除展臺(tái)的同時(shí)，考慮拆除展柜、展具。

3.回運(yùn)的展品和展架、道具拆完包裝好，就可以交給運(yùn)輸公司

注意手續(xù)完備。如果是國際展覽，就有結(jié)關(guān)問題。一方面要與海關(guān)建立良好關(guān)系；另一方面要按規(guī)定辦理手續(xù)。有時(shí)參展企業(yè)在結(jié)關(guān)工作結(jié)束前就會(huì)離開展出地，將有關(guān)工作留給運(yùn)輸報(bào)關(guān)代理辦理。這就需要將有關(guān)單證辦理準(zhǔn)確無誤。

撤展期間，展臺(tái)經(jīng)理或指定負(fù)責(zé)人要確認(rèn)所租借的物品（包括辦公用品、道具、花草、電氣設(shè)備等）全部歸還原主，避免產(chǎn)生額外費(fèi)用，并及時(shí)索回押金。如果由參展企業(yè)自己拆除展架，不要留下亂七八糟的垃圾，這會(huì)給人留下不好的印象，有損于參展企業(yè)的名聲，給展覽會(huì)組織者留下額外工作，因此可能產(chǎn)生額外清掃費(fèi)用。將場(chǎng)地清掃干凈交還展覽會(huì)，這也有助于參展企業(yè)和組織者建立良好的關(guān)系，為將來合作打下基礎(chǔ)。直到場(chǎng)地交還展覽會(huì)，參展企業(yè)在展覽會(huì)場(chǎng)的工作才完成。

4.總結(jié)

展覽作為一項(xiàng)工作，結(jié)束后需要總結(jié)工作的好壞，成果的大小，評(píng)估已做的工作，并改善將來的工作。展覽作為參展企業(yè)營銷一個(gè)環(huán)境，也需要總結(jié)，理順頭緒，分輕重緩急，以便開始下環(huán)節(jié)的工作。展覽總結(jié)工作最好在展臺(tái)人員未離開展出場(chǎng)地時(shí)完成，一方面因?yàn)槭钦古_(tái)人員對(duì)展臺(tái)工作仍記憶猶新，展臺(tái)人員集中比較容易，也就比較容易收集整理資料；另一方面是因?yàn)檎古_(tái)人員一旦回到辦公室，就會(huì)投入已堆積起來的日常工作之中，就可能再也沒有機(jī)會(huì)做總結(jié)。總結(jié)的主要內(nèi)容之一是收集情況和資料。有一種觀點(diǎn)認(rèn)為展覽工作的真正價(jià)值和最重要的成果體現(xiàn)在資料上。

展覽資料包括成交合同、新客戶名單、參觀者接待記錄、市場(chǎng)和行業(yè)調(diào)研結(jié)果。此外，一些其他資料也很重要，包括運(yùn)輸單證、發(fā)票收據(jù)、展出有關(guān)單位、公司的聯(lián)系地址、服務(wù)報(bào)價(jià)表等等。在收集、整理、分析展出資料的基礎(chǔ)上，參展企業(yè)需要寫出總結(jié)、報(bào)告等材料。每展臺(tái)人員根據(jù)各自工作的性質(zhì)、內(nèi)容寫出自己需要的總結(jié)。展臺(tái)經(jīng)理或指定人員根據(jù)整體情況寫出展出整體總結(jié)、報(bào)告等。展出總結(jié)、報(bào)告的種類、內(nèi)容要根據(jù)實(shí)際需要決定，一般包括市場(chǎng)潛力、競(jìng)爭、前景分析報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)告、展臺(tái)工作和展覽效果、后續(xù)工作建議或計(jì)劃等等。總結(jié)、報(bào)告等材料寫好后，盡快提供給領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門。

5.后勤掃尾工作

（1）結(jié)賬

財(cái)務(wù)人員要督促各方面工作的負(fù)責(zé)人盡快計(jì)算、支付所有應(yīng)付費(fèi)用包括住宿、膳食、交通、場(chǎng)地、道具，電話、水電、花草、人員補(bǔ)貼等。并且要留出款項(xiàng)以備暫時(shí)結(jié)不了或付不了的單。支付應(yīng)付款是一項(xiàng)必做的工作，應(yīng)當(dāng)盡快完成。各項(xiàng)費(fèi)用支付后，才可以算展出總賬，并計(jì)算展出各項(xiàng)工作的成效和成本。

（2）安排展臺(tái)人員游覽、購物

展出經(jīng)常是在外地，經(jīng)過高強(qiáng)度的展出工作后，放松一下，游覽購物也是正常的。如果展臺(tái)人員人生地不熟，而展臺(tái)人員必須忙于展臺(tái)結(jié)束工作就最好委托旅行社或指定人員安排游覽和購物等，以便在有限的時(shí)間內(nèi)游覽最佳的旅游點(diǎn)并購買到最有價(jià)值并最有特色的物品或紀(jì)念品。

（3）安排展臺(tái)人員返回原地

如果是聯(lián)程飛機(jī)票、火車票等，需要提前確認(rèn)座位。如果沒有聯(lián)程票，買好回程票。在一些舉辦大型國際展覽的城市，展覽會(huì)結(jié)束后交通很緊張，可能不易買到票。因此，需要早一點(diǎn)考慮安排。臨行的當(dāng)天，要考慮并安排好旅館結(jié)賬、膳食、交通等細(xì)節(jié)，安排好展臺(tái)人員順利離開展出地。 

參考資料：http://wenda.tianya.cn/wenda/thread?sort=wsmorv&tid=43c2bea59f3ed061