伍方會議服務通常將會議的相關人員分為三類：領導小組、籌備與接待人員和參加人員。

1、領導小組

領導小組是所有重要事項的決策人，包括會議時間、議程、邀請人員、地點等等，為整個會議定下基調；

2、籌備與接待人員

籌備與接待人員的職責是：按照領導的安排，為領導小組提供會議籌備的具體細節，提供備選方案，供領導決策，在會議過程中進行接待，并處理突發事件，因而也是承擔會議成敗重要責任的人員，一個會議通常是千頭萬緒的，籌備與接待人員是否有好的方案，考慮是否周全，會很重要。

籌備與接待人員要有明確的職責分工：

要設定一個負責人；

要有人專門負責日程安排及與各部門協調；

要有人專門負責聯系場地、布置會場；

有人專門負責餐飲及外地趕來參會人員的住宿、旅行安排；

要有人專門負責設計比賽與其他活動；

要有專人負責會議現場的接待事宜等等。

3、參加人員

會議要邀請哪些人參加同樣需要考慮周全；

在確定了參加人員名單后，要明確參加人員中，誰坐主席臺；誰是會議的主持人；誰要在會議過程中發言或演講；誰是嘉賓；誰是參與討論的人；誰要表演、比賽，等等，要針對不同參會人員的需求，給予不同的事先準備。

會議前期的籌備過程中要考慮的，如主席臺的座位安排與姓名牌如何擺放？主持人是否要準備串詞？發言的人是否要準備投影設備？嘉賓是否要有標志？表演的人是否需要道具與服裝，等等，都要在參會人員名單確定后，進行準備。

資料整理：伍方會議服務