伍方會議服務策劃一個會議，無論其規模大小，類型如何，第一步需要做的就是設立會議目的，明確會議定位。為什么呢？
      
首先，目標為會議的主旨和會議的類型提供了一個良好的基礎。正確評估而且時刻牢記與會者的需要是非常重要的。與會者出席不同會議時，他們的需要是不同的。

因此，作為會議策劃人員，首先要明確會議目標，了解會議的定位。

其次，會議的目標是會議的終極目的,是會議各項工作的指揮棒。

第三，目標應該會議日程安排和內容的基礎。

會議策劃者在策劃會議時需要考慮的事項大致如下：

預計召開會議的日期；
會議預計召開幾天；
打算在什么地方召開會議；
會議形式或程序是什么；
需要多大的場地；
將有多少人到會；
會議預算是多少；
打算選用什么級別的酒店和設施；
打算選用最高級的房間標準是什么；
誰來制作會議邀請函；
會議是否需要向與會者打印相關資料和會議禮品；
會議的發言人有哪些；
會議需要什么樣的視聽設備；
需要食品、飲料的酒會、招待會有幾次；
與會者是否可以攜帶家屬；如何為與會者安排一些特別活動；
如何為與會者及其家屬安排一些特別活動；
會議的整體流程安排；
會后旅游安排；
會議代表的返程等等。

資料整理：伍方會議服務