如何申請舉辦國際學術會議？ 

據伍方會議服務所知，為了讓我國更多的科技人員有機會參加國際科技活動，國家提倡和支持在國內舉辦國際科技學術會議。舉辦一般的國際會議，由國內舉辦單位或發起單位提出申請，填寫申請表，寫明會議名稱、內容、承辦協辦單位、召開理由，擬定的時間、地點、人數、國外專家人數及組織機構等，經上級主管部門和省市區科委審核后，報科技部審批。重要的國際科技學術會議，由科技部會同外交部報國務院審批。

    1. 舉辦國際學術會議，有利于提高在國內外的學術地位，更好地擴大教師、研究生、大學生與國際上知名學者的學術交流活動和促進國際科技合作，因此支持具備條件的單位應積極發起、主辦或承辦國際學術會議。

    2. 國際合作處是申辦國際學術會議的歸口管理單位。會議主辦或承辦單位一般應在一年以前提出書面報告交國際合作處，由國際合作處報主管校長審批。如果會議是重大國際會議，會議主題涉及政治敏感問題，或是系列性的國際組織會議，國際影響大，或中外方參會代表中有重要政界人物，會議應由國際合作處報教育部審批。會議單位收到會議批件后，即可進行籌備工作。

    3. 國際學術會議的主辦系（所）在收到會議批件或批件復印件后，應盡快組成學術委員會和組織委員會，其成員應有學術地位和組織能力，能承擔會議的學術活動及其它會務活動的具體工作。

    4. 舉行國際學術會議所需要的住宿、用餐、會議用房、用車等事項，由會議單位與校內有關單位協商解決。 

    5. 各系舉辦的國際會議材料的收集、整理、立卷、歸檔由主辦系負責。舉辦國際學術會議的單位應將會議期間形成的有關文字材料、重要照片、講話錄音和錄像等應歸檔的材料及時歸檔。

    6. 國際學術會議結束后，主辦系（所）應盡快寫出會議總結，報國際合作處備案。 （1）國際會議的定義： 指與會者來自三個或三個以上國家（含我國）在華舉辦的會議。主要包括：國際組織委托中國有關機構舉行的年會、例會及其它會議；綜合性國際組織在華舉辦的各類會議；涉及某一專門學術領域或是為某一課題舉辦的國際研討會。 （2）申請國際會議的材料： 會議的名稱（中英文）、會議的主辦單位和承辦單位、會議的目的、會議的內容、相關的背景介紹、舉辦的時間、地點、會期、參加會議的總人數、境外代表人數（包括臺灣、香港、澳門）、國外代表的主要國別、舉辦經費來源等。 （3）報批程序： 提前半年申請，按會議內容性質由申請單位報省主管部門并省外辦審核，省外辦審核后報送上級部門審定。如有來自臺灣的與會代表，申請單位需先將名單報省臺辦審核。 （4）辦理承諾： 在材料齊全的前提下，省外辦將在10個工作日內完成審核并報送上級部門審復；經上級部門批復后，省外辦在2個工作日之內將結果書面通知申請單位。 5、開具聯檢禮遇證明——具體 （1）可享受聯檢禮遇的人員： 外國國家元首、政府首腦、議會正副議長及副部級以上官員、國際組織主要負責人；外國前國家元首、政府首腦、議會議長，友好省州（現任地方副省級職務）、友好城市領導人（僅限市長、議長）；各國駐穗總領事（到、離任）；香港、澳門特區政府高級官員；中央有關部門現職副部級以上領導、其他特殊工作對象。 （2）申請單位： 省直單位、中央駐穗單位、各地級以上市外辦（外事僑務局）。 （3）開具聯檢禮遇的程序： 申請單位提前3個工作日向省外辦提出申請。 （4）申請材料： 人員名單及職務、時間、乘坐的交通工具。 （5）辦理承諾： 在材料齊全的前提下，省外辦將在1個工作日內給予開具聯檢證明。

資料整理： 伍方會議服務