選擇合適合作伙伴的最佳方案

     對于任何一個大規模會議而言，最重要的合作伙伴之一就是會議搭建公司，他們負責處理包括錄像、講稿、燈光、音響及舞臺等在內的專業事務。如何選擇一家合適的合作伙伴來參與籌備你的活動，可謂是一項令人生畏的艱巨任務。伍方會議服務列舉了一些能簡化流程的方法。
    
    創建招標書
    
    草擬招標書的第一步是要考慮舉辦的是什么類型的活動（產品發布、教育或科學研討會等）。只把招標書發給那些熟悉你所要求的活動類型及規格的供應商。
    如何尋找供應商，你可以從熟悉并且信任的會議專業人士那里征求好的推薦。其它不錯的資源還包括同行業組織，例如國際會議專業人士協會或者當地的會議及游客管理部門。

    你應該在招標書中包含以下內容：
    告知你的預算。如果你不知道分配用于活動制作環節的具體數字，那么就提供一個大概的范圍。也許是你活動總預算的20~25%。這會讓你在評估提案時節省時間，并且也能給供應商們勾勒出一個合理的工作視野。
    提供詳細要求。包括活動目標及以往的歷史，參加者的人數、身份，以及必要的媒體環節，當然還有會議日程。
    要求細節。要求列出各項支出的明細，包括安裝及拆卸工作的建議時間范圍；舞臺及裝飾理念；推薦具體的設備；人工成本估算，包括特別雇員和普通員工，以及加班成本。預先的技術及演講者彩排也應該包含在招標書中，因為這些活動的成本可能攀升很快。
    征求建議。關于最新的設備或者最適合你發布消息的媒體類別，如果你想從供應商那里得到推薦的話，就要把它寫在招標書里“要求供應商提供建議或創新想法”這一章節里。
    陳述條件。闡明供應商要贏得招標須達到的要求（如在規定的時間內做出響應，在預算內提出方案）。
    合理性。給投標者以足夠的時間來為你的活動進行調研并籌劃出全面的提案。

    選擇標準
    一旦收到標書，即要對所有的提案進行評估。典型的評判標準包括供應商質量，有佐證的工作案例，報價，對主題的理解，行業內的工作記錄，提案質量，對媒體的創造性應用等。
    要積極的進行背景調查。下面是一些值得問的好問題：
    ·從物流和預算的角度出發，供應商的團隊是如何處理突如其來的變化的？
    ·他們是如何與客戶團隊、演講者及管理層有效的協調的？
    ·聽眾們對他們的活動制作反響如何？
    伍方會議服務認為一個天才的活動制作團隊應該擁有足夠的能力，把你要表達的信息通過富有創造性的完美無暇的技術手段傳遞給受眾，從而有力的支持你達成活動的目標。