會議安全策劃

發布時間：2012-05-04 內容來源：杭州年會策劃公司 http://www.999qingxi.cn

開會時出現問題該找誰？

策劃會議時有諸多的緊迫任務，比如尋找價位適中的會議場所、選擇食物、通知與會者會議日程等。而會場應對突發事件的準備情況以及安全狀況則往往被忽略，無人問及。那么，發生下列情況該如何處理呢：你的液晶投影儀在會議室內被盜或者一名與會者在會議途中摔倒？很明顯，此時你需要知道該會議場所的安全結構。在和該場所的代表初次討論時，請不要忘了詢問安全問題和應急反應問題。你可能會大吃一驚：不同的會議場所的安全結構五花八門，各不相同。比如，大型場所（賓館，會議中心）通常設有保安科，有一名執勤人員和若干通過認證、可擔當救急第一人的大堂經理。但是在規模較小，位置偏僻的會議場館內內可能不存在上述部門或人員。

你需要注意以下問題：
        在會議期間，那些訓練有素的“救急第一人”是否在會議場館內執勤？
        該場館是否有特定的部門（或程序）處理被盜物品？
        是否有發生緊急情況或者安全問題時的聯系點？
        你要熟悉“大堂經理”(Manager on Duty, "MOD")這個詞。在很多賓館內，出現緊急情況和安全問題時，這里會是你的聯系點。
        根據會議的規模和性質，確定適合會議現場的安全級別和應急備戰級別。在郊區舉行的一個小型金融會議（100人以下）和在大城市的市中心舉行的一場3000人的運動會兩者的安全需要是不同的。如果你感到安全覆蓋面不夠，可以和場館人員討論是否能雇傭臨時保安或者應急人員。你會發現該場館愿意承擔這項費用，以便贏得這筆生意。
        預先把該問的問題問清楚，那么出現緊急情況或者安全問題時，你就會知道該怎樣做、該聯系誰，保證會議順利、成功地舉行。

會議安全策劃應考慮哪些問題？

        如果你正在籌劃一場會議，會議地點遠離你所熟悉的自家辦公樓，那么你會面臨各種各樣的問題。應該考慮的問題之一是安全。安全不僅指個人保護，安全還包括會場人員應該知道的醫務知識和其他細節。
        這篇文章不可能為你一一解答所有的問題，也不可能告訴你這些額外安全措施會花去多大的成本。本文會讓你思考舉行會議的某些方面，鼓勵你和現場會議策劃人員開誠布公地討論你所擔心的問題。

普通的安全問題
現場的籌劃人員應該能夠提供給你消防信息，比如火災疏散通道和緊急醫療救助信息。這些信息都是作為公司的聯絡人員要具備、了解的。一旦你決定在某個場館舉行這次會議，你應該安排一次實地考察，讓現場的籌劃人員帶你看看會議室的地點，指給你公用電話、安全出口、樓梯和疏散通道的位置。很明顯，一旦發生事故，場館員工會幫助疏導與會人員，不過最好你本人能對這些信息了然于胸。

詳細的安全問題
        有的會議場所聘用了會議策劃人員。選擇這些會場的好處之一是，策劃人員希望了解與會人員和會議本身的種種問題。策劃人員會和你討論這些細節，幫你謀劃解決你所擔心的那些問題。和他們討論時，切記要包括以下的問題：
        你是否邀請受眾人矚目的賓客與會，比如名人、貴賓和其他交際名流；
        是否有特殊客人需要保安陪同；
        賓客之中是否有人有健康問題，且會場需要知道這一情況；
        該會議是否是富有爭議的-是否可能引發政治或者宗教騷亂；
        你是否擔心會有人宣稱自己是應邀的與會人員，實際情況卻并非如此；
        是否有與會人員的朋友或家人對與會人員造成危險（比如圍追與會人員或者騷擾該與會人員）；
        本次會議/活動是否是秘密的，是你不想讓別人知道的；
        你是否擔心會有糾察員出現或者會有人抗議本會的召開；
        你是否擔心可能會有人偷竊或者破壞貴重器材或者私人材料。

會議/活動的安全類型
        在考慮過上述問題后，現在你要決定是否需要特殊的安全措施。一天的會議結束后大部分會議場所會鎖好會議室，而且不論你在客房內還是外出，你都可以鎖好你的房門。盡管如此，因為某位特殊賓客或者因為本次會議的性質，你還必須要考慮是否應該采用額外的安全措施。你需要考慮的安全措施包括：
        為每位與會者制作身份證件；
        保安人員穿制服還是便裝；
        保鏢；
        會前安全檢查；
        處理擁擠問題的專門人員；
        個人保護裝置；
        為某些與會者制作雙向對講機；
        夜間器材看護；
        身份確認；
        門口監視器；
        安全攝像頭。
        希望你永遠不會為上述問題擔心。重要的是你要和現場的策劃人員討論這些問題，表達你對與會人員、對本次會議/活動或者會場本身的擔心。你至少要記住這幾點：
        只有當現場策劃人員知道你所擔心的問題時，他們才會提供幫助或者建議。
        與策劃人員保持頻繁的聯系，在活動之前或活動進行之中出現問題時，盡快提供給他們最新的信息。
        詢問策劃人員與會者的房間號碼，以免緊急情況出現時，你聯系不到在客房的與會者。
        如果你的賓客有健康問題，需要服藥，你一定要知道問題是什么（如果他們愿意告訴你的話），問一下與會者在出現問題時需要什么，這樣你就可以在必要的時候提供給他們。
        最后，記住這些僅僅是在你策劃會議時需要考慮的方面。一個精心籌劃的會議或者活動通常會順利進行。如果你正在讀這篇文章、正在思考這些問題，那么你就走對了路，你就有可能策劃一次井井有條的活動。