在以往的會議團隊開會過程中，沒有發生過客戶縮減開支或者縮減人員的現象，不過我們伍方會議發現，最近幾年，客房入住率和使用費用的猛烈增長，消除了很多會議團隊客房違約金和其他額外費用的煩惱。而當休閑活動和商務旅行驟減的時候，這種狀況恐怕就要改變了。
　　形勢已經發生變化了。09年直到2011年，很多會議團隊預期他們的客房預訂量將會下降10%或15%，甚至更多。有很多因素將會影響到客房的預訂量，包括：
　　·旅行計劃減少——各個公司都會減少參加展覽和會議的參會代表數量，或者干脆取消會議旅行計劃。
　　·行程縮短——參會代表會考慮是否有必要放棄最后半日的行程，以節省相關費用。
　　·降低消費——去年的時候，會議團隊可能會選擇在萬豪酒店開會，而今年就可能跑到庭院里召開了。
　　·供求關系——收益管理專家建議酒店應設法保持目前的費用水平，而事實情況是，當其中一個競爭者降低了費用，其他的酒店也會紛紛效仿。
　　下面是一些幫助大家減少或是避免違約金損失的良策：
　　·早日作出調整：無論你們簽訂的合同中是否準許客房數量調整，你給酒店留出轉售客房的時間越長，他們轉售成功的希望就越大。
　　·對費用進行監督：不妨在Google上搜索一下你所預訂的酒店其他團隊客戶的費用情況。這樣的數據搜索引擎上留意一下該酒店給于普通大眾客戶的費用標準。這樣做是為了確保團隊的費用價格是有競爭力的。我個人并不注重合同條款上的約定，如果一家飯店不按照目前市場行情來定價，它將會失去客房預訂的競爭優勢，并會丟掉好的客戶。大多數的協會現在都有博客或者是在線交流工具。當一個會議代表發現了酒店提供過更低的價位，那么一半的成員在24小時內都會知道這個信息。團隊就會失去公眾的信任和聲譽。這樣的情況一發生，酒店業就要失去那些客戶了。
　　·提供一站式采購服務：你可以通過將注冊程序和酒店預訂程序合并的方式來提高客房入住量。
　　·最先進的酒店技術能把眾多的注冊平臺整合到一起，幫助確認哪些客戶已經注冊而客房卻沒有預訂。這時，你的注冊系統將會發送信息，強烈建議這樣的客戶預訂團隊旅館。
　　·加強交流：通常的情況下，參會代表和展覽商并不會意識到由于不參加團隊客房預訂，就應該承擔相應的責任。因此，增強他們的意識，并請求他們給予合作支持是十分必要的。可以考慮進行一場電話攻勢，特別是對你的展商要給予格外的關注。
　　·作出適當的讓步：在目前的市場形勢下，對于實力較強的合作伙伴應該給予一定的優惠。如果會議策劃者努力提高客房的預訂量，應該給予他們如下獎勵：
　　    1. 無論合同上是怎么約定的，僅對客房利潤損失那部分收取違約金。
　　    2. 對于會議團隊的所有預約都給予信任，不管費用的多少和分配的渠道是什么樣的。
　　    3. 允許會議團隊通過提升餐飲質量或者其它方式來彌補客房入住量不足的損失。

參考資料：杭州伍方會議服務有限公司