會展企業要在高度競爭的信息時代求得生存和發展，首先應加快企業的信息化進程，建立全面、可靠的會展管理信息系統。會展管理信息系統是一個以人為主導，利用計算機硬件、軟件、網絡通信設備以及其他辦公設備，進行信息的收集、加工、傳輸、存儲、更新和維護。以提高經濟效益和效率為目的，支持企業的高層決策、中層控制、基層動作的集成化的人機系統。同其他的管理信息系統一樣，會展管理信息系統是管理信息系統的一個分支，具有一個信息系統的數據處理能力。

會展信息管理系統全面涉及和管理會展服務企業的日常業務，可以有效地實現多部門共同應用、多展會同時管理、分類管理參展商及觀眾等方面的數據，全面管理客戶關系，使得大量的重復工作可以實現自動處理，防止客戶數據因業務人員流動而流失，并可以直觀地對展會過程進行有效管理，應用精確的統計數據輔助公司決策。會展管理信息系統的作用主要體現在以下方面。

(1)實現體制創新

會展管理信息系統作為一種先進的管理思想和手段，它所改變的不僅僅是某個人的個人行為或表層上的一個組織動作，而是從思想上去剔除管理者的舊觀念，注入新觀念。它能夠幫助企業建立一種新的管理體制，能實現企業內部的相互監督和相互促進，并保證每個員工都自覺發揮最大的潛能去工作，使每個員工的報酬與他的勞動成果緊密相連，能迅速提高工作效率，節約勞動成本。

(2)智能輔助決策

會展管理信息系統有效地實現會展集團多辦事處／子公司共同應用，多展會同時管理。作為管理者，可以深入了解客戶、市場和自己的業務績效，能夠實時了解公司各個子公司，各個部門，多個展會的業務運營狀況；隨時了解公司的財務狀況，有效控制招展進度等，洞悉經營，隨需應變，從容面對每個重要決策。會展管理信息系統可以幫助管理者將數據轉化為知識、將知識轉化為行動并使行動獲得成功。

(3)業務流程自動化

會展管理信息系統改變傳統企業需要應用行政等手段來規定業務流程，使用技術來簡化現有的人工流程，要求一切事務流程都需要經由系統來操作。根據系統預設的流程工作，整個過程都可以進行規范有效地管理，實施過程監控，消除了中間冗余的環節，減少了浪費，避免了延誤。

(4)整合企業內外資源

會展管理信息系統通過計算機網絡將企業、客戶、供應商及其他商貿伙伴集成起來，實現會展電子商務化，將原來分散的資源集中分析處理，全面整合企業內外資源，完成信息流、業務流和資金流的有效轉移與優化。充分利用因特網(Internet)技術及信息集成技術，將服務供應鏈管理、客戶關系管理、企業辦公自動化等功能全面集成優化，以支持產品協同商務等企業經營管理模式。

(5)降低信息安全風險

一切經營活動都在會展管理信息系統上運行，過程中形成的客戶資源、文檔、統計數據、業務經驗等信息資源得以集中管理，加上完善的授權機制，降低信息安全風險。如果沒有一個高度集成的信息管理系統，企業會因為人員的流動等原因，導致信息資源流失而形成安全隱患。

(6)會展過程的策劃

會展管理信息系統是一個面向管理的信息系統，除了基本的數據處理功能以外，更重要的是對會展的幾個過程，如前期的策劃、會前的準備、會中進程和會后等過程中階段性工作，利用策劃模板給出各個階段性信息，并允許會展的策劃人員和組織人員對這些信息進行更新、添加和刪除，成為半自動的工作模式，這種功能是會展管理人員和組織人員重要的工具。

(7)電子商務化

會展管理信息系統有很多功能可以通過因特網實現，如客戶的網絡注冊、登記。通過網絡進行預訂、招商引資、客戶關系管理等。現在很多管理信息系統都移植到因特網上，通過Web形式構建會展管理信息系統，這種轉變實際上就是電子商務化的標志。

會展企業在組織會展的過程中，需要與很多企業建立合作伙伴關系，為了充分共享資源，可以通過電子商務的外部網(Extranet)網絡技術，將這些企業緊密地聯系在一起。更好地利用和共享各個企業的資源和信息，為會展活動提供更加準確、及時、便捷的服務。

在會展期問各個階段出現的大量信息直接關系到會展工作的順利進行，會展管理信息系統正是在對各個階段大量信息處理的功能需求基礎上而形成的。會展管理信息系統的基本功能包括以下幾個方面。
　　①數據處理功能。將各種來源的會展信息進行合理的分類、整理和保存，以供查詢。
　　②預測功能。通過對數據的分析和判斷，運用各種預測方法，對會展企業的決策和經營進行預測。
　　③計劃功能。系統合理地計劃和安排會展企業各部門以及整個企業的生產經營計劃，以供及時決策和產生對策。
　　④控制功能。可以對每個工作崗位和整體計劃的執行情況進行監測、檢查，通過比較和分析，提供合理的修正方案，達到企業預期的目的。    ‘
　　會展管理信息系統是利用信息化技術管理會展的各個環節，為主辦方、參展商和專業觀眾提供信息交換和互動的平臺。會展管理信息系統的應用是一項復雜的系統工程，實施的成敗和效果在一般情況下并不取決于使用的硬件、軟件，而主要取決于掌握現代科學管理思想、方法和先進信息技術的管理人才。對實施難度應有充分的估計，除了要制定規劃、成立強有力的實施機構及制訂并執行嚴格的管理制度外，還要加強對有關人員的培訓教育，建立高素質的不同層次應用隊伍，才能保證會展管理信息系統應用成功。

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