首先，我們需要創(chuàng)建一個工作進(jìn)度表，這是提高效率、保障活動順利進(jìn)行的有效手段。工作表的基本內(nèi)容要包括以下幾個方面：

1、 邀請的貴賓及確認(rèn)其成行；

2、 舞臺設(shè)計、場地搭建、燈光音響布置的完成；

3、 文書工作、會議資料的準(zhǔn)備；

4、 房間分配表；

5、 用餐（餐標(biāo)、菜單、主桌、臺卡）；

6、 交通安排；

7、 各項工作的負(fù)責(zé)人及聯(lián)絡(luò)方式；

8、 支付各項定金的時間表；

9、 表演者的邀請及確認(rèn)；

10、 禮品、胸花、指示牌、胸卡；

11、 會務(wù)照片及錄像資料的制作和贈送。

在我們檢查準(zhǔn)備工作的時候，比較關(guān)鍵點是：

圍繞年會的目的、重要人物、核心議題的關(guān)聯(lián)活動是否夠豐富、夠突出。在客戶年會上讓贊助商搶了風(fēng)頭就得不償失了。在結(jié)算環(huán)節(jié)，關(guān)鍵是在活動進(jìn)行過程當(dāng)中，要事先指定專人在酒店的每個消費場所簽單確認(rèn)。比如自助餐的用餐人數(shù)、用車的時間及里程、洗衣及長途電話費、上網(wǎng)費 、酒水、大堂吧消費、迷你吧消費、會議茶歇的人數(shù)等等。一般而言，酒店的各項預(yù)定都有保證人數(shù)的要求，在預(yù)計人數(shù)的5-10％以內(nèi)，酒店是可以靈活處理的。總結(jié)報告的內(nèi)容應(yīng)該包括此次活動是否達(dá)到了預(yù)期目的，預(yù)算執(zhí)行情況、對會務(wù)代理的服務(wù)評價、不足和建議。 

參考資料：http://zhidao.baidu.com/question/107360262.html