這個
大型國際會議和展覽的日程時間表改編自一個項目管理的模板結合我們長期的辦會經驗總結出來的，一般大型會議準備期為18個月左右，具體要看會議的主題和各個子項目的繁瑣程度。
17-18個月倒計時
* 設定目標，會議/展覽的日期、地點、主題以及形式。
* 進行實地考察。
* 設定初步預算。
* 選擇貨運公司。
* 商談酒店房價及租用時間，簽訂酒店合同。
* 與航空公司商談機票事宜。
* 選擇地陪公司。
* 選擇公務車租賃公司。
* 收集參展商名錄。
* 設定注冊費用及政策。
* 定義促銷戰略。
* 準備展會的第一稿日程通知及新聞通稿。
16個月倒計時
* 安排保險責任范圍。
* 設計會標及平面主題。
* 挑選展會服務承包商。
* 確定展覽場地租金。
* 制定展會建筑平面圖。
14-15個月倒計時
* 邀請并確定關鍵演講者。
* 確定初步餐飲需求。
* 商談菜單及價格。
* 如果需要的話，選擇翻譯設備。
* 如果需要的話，發送出第一份參展商促銷信息。
* 調整展會建筑平面圖（繼續之前的工作）。
* 準備第一份會議聲明及促銷材料，并發送給可能與會的參展者。
13個月倒計時
* 了解演講者在音頻及視頻上的需求。
6-7個月倒計時
* 準備第二份促銷單，并發送給意向客戶。
* 開始制作登記表格。
4-5個月倒計時
* 準備第三份促銷單，并發送給意向客戶。
* 調整預算。
* 確認音頻視頻及翻譯設備。
* 分配演講者的發言地點及時間。
2-3個月倒計時
* 調整預算。
* 在當地建立銀行賬戶。
* 完成會議時間表和房間分配。
* 選擇并與音頻視頻設備供應商簽約。
* 制作并寄出參展商服務指南，包括音頻視頻申請表格。
* 敲定餐飲時間表。
* 如果需要的話，最后確定的翻譯人員和設備。
* 確定會場的人手需求。
* 確定安全需求。
* 訂購會場所需的辦公及通訊設備。
* 訂購標牌。
* 編輯參展商名錄。
* 在會場安裝登記所需的計算機。
* 與酒店一同檢查流程及賬務相關的活動
1個月到6周倒計時
* 打印會議指南。
* 打印工作手冊。
* 向酒店遞交每日日程。
* 制作名牌及門票。
開會前3周到會議當日
* 搭建現場辦公室。
* 包裝并存放會議材料。
* 準備注冊信息包。
* 最后確認餐飲安排。
* 進行會前現場準備。
* 現場管理會議。
會后
* 包裝并存放材料。
* 財務核對。
* 評估執行情況。
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