會議預算是整個會議策劃的核心所在，所以策劃者在策劃會議這塊時必須考慮會議的預算。伍方會議服務認為一定要清楚會議的目的，因為這一條是制定會議預算的基礎。會議策劃者，要明白企業以及參會者想從會議中得到什么，并以此來安排會議目的地、會議日程以及會議花費等。

  會議的目的確立之后，評價會議的需求就成了關鍵，例如，場地面積要求、會議日程和功能規劃，以及會議放在一周的什么時間舉辦等。以上所有因素都會對預算產生影響。所以，伍方會議服務認為會議策劃者需要熟悉會議客人，如果他們的級別較高，成本可能就會更高一些。特別的需求，例如餐飲需要，會影響餐飲成本。客人們來自哪里會影響到會議的地點的選擇，當然也會影響到成本。在收集了以上信息之后，會議策劃者應當起草一個預算計劃，以幫助計算收入和支出。回顧一下上一屆會議的歷史，如果有的話，就有助于降低會議相關的成本。

  會議花費一般分為以下幾個部分，包括客房、交通運輸、餐飲、視聽、印刷材料、行政管理、娛樂、演講人報酬等。在每一個種類中，預算策劃應該包括3個欄目：一是預期投入，二是實際花費，三是這兩者之間的差額。“是否具體按照以上三點來做并不重要，重要的是要明白你關注的是會議成本的底線。”在每一個開支項目中，把與會議開支相關的內容都找出來，包括所有的稅款、展覽費用、服務費用、贈品費用，以及一些附加費用，例如高爾夫俱樂部的租金等。如果說會議可以帶來收入，例如贊助收入，她建議制作一個收入數據表格。當然，只有在會后才能知道精確的數字，一般需要留出10%左右的預算作為不可預見開支。

資料整理：旭芳