伍方會議服務在策劃菜單之前，都會先仔細地做一個初始預算。先計算所有固定開支，即不可變動開支，如果你要包一家酒店，那就先計算租金和吧臺服務生的勞務費。你總能設計出一份不超過預算的菜單，有時只需把標準吧臺撤換成葡萄酒和啤酒即可使開支與預算一致。對固定開支做到心中有數，有助于你確定該在食物和酒水上花多少錢，以及你應該在何處討價還價。如果酒店的食物和酒水收費很高，那么通常就會免去房租。但如果你需要用大量時間在場地布置舞臺燈光、進行裝飾，酒店則需關門來處理你的要求，這時他們可能向你索取場地租金，以補償損失。金額可以商量，但你得知道你打算在食物和酒水上花費多少，以便酒店通過比較會議收入和可能的損失來進行正確的評估。

  策劃菜單時最重要的原則是保證食物的充足供應，不過，實際操作起來要比聽起來復雜得多。要考慮好在何時提供什么食物。如果你想提供豐盛的開胃小菜供客人自助，你就需要考慮他們何時到達。如果所有的開胃菜同時上齊，晚來的客人會不會吃不上？如果你計劃為每位客人提供４份開胃菜，而你的客人剛剛下班，或許還沒吃午飯，你這樣的安排可能就有點問題。４份小菜對饑腸轆轆的客人來說明顯不夠，開胃菜會很快被吃光。在有不同兩撥人參加的招待會上，類似情況也可能出現。一撥人要參加招待會前的會議，另一撥人只參加招待會。如果第一撥人的會議因故延遲，而第二撥人先來到了招待會，這時服務員把所有菜肴都擺上了桌，結果等第一撥人到達的時候，只能吃剩下的殘羹冷炙了。如果事先有會議籌委會的工作人員打電話通知你第一撥人到達的時間，你就可以要求分批上菜，這樣在第一撥客人抵達之前，餐桌已經清理收拾好，餐具也擺放停當，迎接他們的將是新鮮誘人的美味。

資料整理：小艷