為什么伍方會議服務(wù)會說選定會務(wù)代理是組織年會便捷可靠的方法呢？

第一，可以節(jié)省預(yù)算，花同樣的錢可以辦更多的事。一般而言,酒店的價格從高到低會分為:門市價、前臺折扣價、商務(wù)公司價格、會議團價、旅游團價五個檔次。直接向酒店訂場地和客房反而比通過會務(wù)公司報價高

第二，可以節(jié)省時間、簡化操作流程。專業(yè)的會展代理對酒店場地及提供的服務(wù)都比較熟悉，它們可以按照要求很快找到合適的地點和報出初步的預(yù)算。

第三，更好地協(xié)調(diào)酒店關(guān)系，以保障會議的順利進行。年會的組織實施是個繁瑣的服務(wù)過程，它是一個需要很多協(xié)調(diào)工作的系統(tǒng)工程。會務(wù)代理公司的操作經(jīng)驗以及和會務(wù)酒店良的好合作關(guān)系是非常重要的。比如CHEACK IN,按照酒店的規(guī)定，在下午14:00以后客人方可入住，特別是在旅游旺季。如果您的會務(wù)活動人數(shù)眾多(比如用房數(shù)在100間以上),而酒店在前一天是滿房的情況下,就會造成大批客人到店后無法入住的情況,這時候就需要會務(wù)代理公司動用人脈和酒店各部門(前臺、禮賓部、客房部等)進行協(xié)調(diào),以解決入住問題。另外，在會場搭建時的提前進場時間也需要和酒店工程部、宴會廳及保安部進行協(xié)調(diào),如果沒有會務(wù)公司的協(xié)作,組織者會增加很大的難度。

在確定方案環(huán)節(jié),首先要將此次活動的核心議題合理地安排到會議議程當中。根據(jù)伍方會議服務(wù)多年的經(jīng)驗，主會場、舞臺及背景搭建、節(jié)目選擇、餐標及菜單、房間、接送機、會后旅游這七項是在這一環(huán)節(jié)最須留意的地方。