有不少人在為如何全面的安排會議而頭痛，在此，伍方會議服務在此分享一些相關的知識。

　　１、出席人數
　　 會議預計出席總人數
　　２、日期
　　 □ 團隊到會日期
　　 □ 團隊離會日期
　　 □ 最后訂客數目確定期限
　　３、住宿
　　 □ 大約所需客房數、包括單人間、雙人間、套房
　　 □ 與會者的客房入住價格
　　 □ 客房預訂確認：與會代表房間、團隊主席或主辦機構秘書房間
　　 □ 客房預訂復印文件
　　４、免費設施與套房
　　 □ 會議接待室－價格
　　 □ 酒吧、小吃部等的開放時間及日期
　　 □ 預訂會議接待室客人的姓名、地址及電話
　　 □ 檢查房間、小費
　　５、賓客
　　 □ 是否已邀請地方要人并收到回函
　　 □ 隨邀請函贈送入場券
　　 □ 安排發言者及當地要人的交通往返
　　 □ 是否提醒每位發言人做好發言準備
　　 □ 安排迎接貴賓入場
　　６、設備及設施
　　 □ 置于貴賓席上的專用便箋
　　 □ 飯店提供的設備名單及使用價格
　　 □ 登記處、會議接待室、“非會議代表請勿入內”、旅行社、接待處等的標志
　　 □ 照明設備－聚光燈、泛光燈、操作人員
　　 □ 舞臺－面積大小
　　 □ 黑板、法蘭絨板、磁板
　　 □ 圖表架及板架
　　 □ 有照明演講臺、演講提示機、小木槌、響板
　　 □ 擴音設備－麥克風，其型號及數量
　　 □ 錄音設備、操作人員
　　 □ 幻燈設備、燈光控制、操作人員
　　 □ 特殊花卉及植物
　　 □ （已調好音調的）鋼琴、風琴
　　 □ 電唱機、唱片
　　 □ 打印服務
　　 □ 表演者化妝室
　　 □ 停車及修車設施
　　 □ 裝飾品－檢驗其是否符合消防要求
　　 □ 特殊設備
　　 □ 額外服務的總體價格協議書
　　 □ 電話
　　 □ 攝影師
　　 □ 速記員
　　 □ 旗幟、橫幅、標語
　　 □ 廣播及電視
　　 □ 實況轉播及操作費用
　　 □ 閉路電視
　　７、會議
　　 （會議前檢查事項）
　　 □ 提供會場平面示意圖
　　 □ 每次會議的正確日期和時間
　　 □ 每一次的會議室：其租金數額
　　 □ 會務籌委會總部
　　 □ 每次會議的座位總數、座次安排以及演講桌
　　 □ 錯開會議的時間安排，保證交通、包括電梯服務的順暢
　　 □ 演講臺－大小
　　 □ 每次會議所需的設備（按照設備與設施列表核對）
　　 □ 其他特殊要求（即將開會前核對以下事項）
　　 □ 確保會議室已開放并配備了工作人員
　　 □ 座位已按要求擺放
　　 □ 會場座位充足
　　 □ 制冷、加熱糸統運轉正常
　　 □ 擴音設備正常運轉、話筒齊備
　　 □ 錄音設備正常運轉
　　 □ 麥克風－數量、類型齊備
　　 □ 演講臺就緒、照明設施良好
　　 □ 小木槌、模具
　　 □ 講臺上水瓶、水、水杯
　　 □ 與會者用水瓶、水、水杯
　　 □ 入口處警衛執勤
　　 □ 煙灰缸、衣架、火柴
　　 □ 投影儀、屏幕、支架就緒、放映員待命
　　 □ 演講提示機正常運轉
　　 □ 鉛筆、筆記本、紙頁
　　 □ 圖表支架、板架、黑板及相關設施就緒
　　 □ 鋼琴、風琴
　　 □ 標記、旗幟、橫幅
　　 □ 照明設施齊備
　　 □ 特殊花卉、植物齊備
　　 □ 其他特殊設施
　　 □ （若會議室不易找尋）指向標記齊備
　　 □ （若臨時更改會議室）通知已在顯要位置張貼
　　 □ 速記員到會
　　 □ 攝影師到會
　　 （會議結束后、立即分配人員辦理以下事項）
　　 □ 移走主辦單位設施
　　 □ 檢查是否有被遺忘財物
　　８、展覽信息
　　 □ 展覽數目及平面示意圖
　　 □ 展覽開放時間
　　 □ 開展日期
　　 □ 閉展日期
　　 □ 展覽地點
　　 □ 參展商名稱
　　 □ 日租金
　　 □ 指向標記
　　 □ 勞務收費
　　 □ 電工及木工服務
　　 □ 電力、能源、蒸汽、煤氣、供水、排污一條龍服務
　　 □ 電費
　　 □ 屏風、背景幕布
　　 □ 托運貨箱的存放
　　 □ 保安措施
　　９、報到
　　 □ 報到時間
　　 □ 登記表，其內容和份數
　　 □ 登記桌，數量及大小
　　 □ 坐椅
　　 □ 煙灰缸
　　 □ 打字機，數量及型號
　　 □ 工作人員－飯店或會務機構人員
　　 □ 水瓶、水杯
　　 □ 照明設施
　　 □ 布告牌，數量及大小
　　 □ 標牌
　　 □ 便箋、鋼筆、鉛筆以及其他文具
　　 □ 收銀柜，數量大小
　　 □ 文件柜，數量及大小
　　 □ 保險柜
　　 （報到即將開始前檢查以下事項）
　　 □ 工作人員是否到位、是否熟悉報到程序
　　 □ 文件柜，數量及大小
　　 □ 收取支票的指導原則
　　 □ 退款規定
　　 □ 登記表應包含的內容
　　 □ 代表證上的內容
　　 □ 票券價格、相關規定
　　 □ 客人及貴賓的接待
　　 □ 節目及其他材料就緒
　　 □ 單程票銷售
　　 □ 應急客房供給
　　 □ 接待處
　　 □ 廢紙簍
　　 □ 印刷的報到名單
　　 （如果代表們自已填寫登記表，準備好以下事項）
　　 □ 接待站旁另設桌椅
　　 □ 登記表、鉛筆就緒
　　 □ 填表說明張貼在易于填表人查詢的位置
　　 □ 填表桌要照明適度
　　 （登記處應有人負責以下事項）
　　 □ 能夠做出原則性決定
　　 □ 在登記結束時核對款額
　　 □ 為在報到處工作結束前來登記入住的代表安排住宿
　　10、音樂
　　 □ 招待會播放錄音或者現場演奏
　　 □ 宴會播放錄音或者現場演奏
　　 □ 特別活動播放錄音或者現場演奏
　　 □ 演出播放錄音或者現場演奏
　　 □ 表演者和管弦樂團的預演
　　 □ 樂隊或樂團的樂譜架
　　11、其他
　　 □ 是否為男女老幼都安排了精彩的娛樂節目.
　　 □ 是否安排有臨時照看小孩者
　　 □ 是否提供租車服務
　　12、新聞宣傳
　　 □ 新聞中心、打字機、電話
　　 □ 是否建立了強有力的宣傳委員會
　　 □ 親自拜訪報社主編、廣播及電視節目編導
　　 □ 準備一個綜合性的旨在增加入會人數的宣傳性節目
　　 □ 準備有新聞價值的出版物
　　 □ 為主辦機構安排攝影并為公共宣傳做準備
　　 □ 預先印制發言稿

資料整理：伍方會議服務