伍方會議教您如何選擇會議場所

發布時間：2012-05-27 內容來源：杭州年會策劃公司 http://www.999qingxi.cn

我們伍方會議服務在接待這么會議的過程中，發現會場的選擇對會議的影響是很大的，所以，下一次安排會議舉辦場所時，不要只考慮會場使用費用問題。在考慮會議參加人員組成、他們離會場的距離以及到會人數的同時，你還要向你可能使用的會場詢問下列問題：

會場是否合適
該會場是否符合公司的企業形象？
該會場能否幫助此次會議營造恰當的氣氛？
該會場對會議受眾有沒有感染力？
會場工作人員能否給與會人員留下良好的印象？

會場地點
與會人員能否輕松方便地到達會場？
會場附近有沒有必要的公路、鐵路、航空交通路線？
會場地點是否適合舉辦其他的活動、展覽或者短途旅行？
會場所在地是否安靜？如果需要的話，附近是否有住宿場所？安全狀況如何，等等。
會場使用時間是否合適
會場在會議期間是否可用？
諸如會議設備、住宿場所等相關設施在會議期間是否可用？
需要變更會議日期時，會場能否同意？

會場大小
會場座席數目是否合適？
會議室的大小能否給與會人員提供舒適的參會環境？
各會議室布局是否合理？能否讓參會人員都能毫不費力地看到講話人員？
會場設置能否讓與會人員輕松方便地在會場里自由移動？

會場設備
如果需要的話，會議室類型是否齊全？會場內是否有禮堂？是否有供舉辦分會使用的小型會議室？
會場內是否提供投影儀、電子書寫板、文具等等？
會場能否提供無線網絡接口？能否提供復印和傳真服務？需要的話，能否提供筆記本電腦或臺式機？
能否提供小吃、茶、咖啡、正餐？
素食主義者、嚴格素食主義者和有特別飲食需要的人的飲食需求能否得到滿足？
會場能否提供足夠的停車位？
會議室通風是否良好?有沒有安裝空調?
身體有缺陷的參會人員的特殊需要能否被滿足？
會場能否提供餐館或酒吧，供與會人員會后交流和娛樂之用?
有無運動或者休閑設施？比如，游泳池或者健身房。
如果需要的話，會場是否也能提供住宿設施？

會場使用費用
會場中心的要價是否在會議預算范圍之內？
會議中心采取什么收費方式？比如，以每人每天二十四小時計價，或者以使用的房間數目為標準？
價格是否打折？
是否有降價空間？
該會場要求的包括額外服務費用在內的總費用，與其他會場的報價或其他選擇相比是否更便宜？（例如，開會、用餐在一個地方，住宿安排到另外的地方是否會更便宜呢？）
有沒有任何隱形費用？
        --要求何時付款？
        --是否需要預交部分費用？如果需要，預交多少？提前多長時間？
        --該會議中心如何對待取消會議的情況？如果取消，會得到全額退款，還是部分退款？
        上述許多問題都可以在會議中心的網站上得到答案，也可以向中心索要報價單。如果你是首次使用該會議中心，你可以向其他曾經使用過該會場舉辦會議的公司詢問他們使用時的相關情況。如果會議十分重要，你就有必要親自去會議中心考察一下，以得到關于會場布局等一手的情況，更重要的是要了解會議場所管理層和工作人員的態度。
        如果你想使會議取得圓滿成功，或者讓你選擇的會場給與會者帶來更好的而不是更壞的經歷，一定要仔細選擇。

會議中心評價的特殊考慮因素
        除了“會議中心選擇注意事項”以外，你還要清楚地知道會議的性質，有時它也會對會場選擇有特殊要求。
        例如，如果你想向重要客戶展示一件新產品并給他們留下深刻的視覺印象，這就需要將這次會議的性質明白無誤地告知會議中心，在選擇會議中心的時候也要注意這一點。
        如果此次會議主要目的是建立團隊意識，這就需要會議中心能夠滿足運動、娛樂、社交活動以及建立團隊意識所必需的設施。
        如果會議的參加者不是本公司的員工，這時就需要有一個接待區域，與會代表從而可以登記、領取名牌、傳單和會議議程。
        如果與會者是外賓的話，會議中心必須要能夠滿足這些外賓的要求，比如，飲食偏好，觀光以及旅游安排。
        “會議中心選擇注意事項一覽表”應該將所有的特別考慮因素包括在內，然后才能進行會場考察。

社團組織和公司會議策劃者在選擇設施或飯店時考慮的重要因素排序表

社團組織會議策劃者
1. 會議室的數量、大小、質量
2. 可商議的食品、飲料和房價
3. 食品服務質量
4. 休息室的數量、大小、質量
5. 結賬程序的效率
6. 入店和離店程序的效率
7. 會議支持服務和設備
8. 派專人負責處理會務的各個方面
9. 展示空間
10. 是否有此方面經驗
11. 套間的數量、大小和質量
12. 近處是否有購物場所、餐館及娛樂場所
13. 其他交通方式是否便利
14. 店內休閑設施，如高爾夫、游泳池、網球
15. 機場距離
16. 特殊會議服務如提前登記、特殊設備等
17. 設施新

公司會議策劃者
1. 食品服務質量
2. 會議室的數量、大小、質量
3. 可商議的食品、飲料和房價
4. 睡房的數量、大小、質量
5. 會議支持和服務設備
6. 付款程序的效率
7. 入店和離店程序的效率
8. 有專人負責會議的所有層面
9. 設施和人員相關經驗
10. 店內休閑設施，如高爾夫、游泳池、網球
11. 其他交通方式是否便利
12. 機場距離
13. 展示空間
14. 距離購物、飯店、店外休閑娛樂場所近
15. 特殊會議服務如提前登記、特殊設備等
16. 套間的數量、大小和質量
17. 設施新