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一、印刷項目
1．會前：
(1)大會專用信封、信紙。
(2)宣傳品--海報、會議通知、報名表。
2.會期間：
(1)大會節目手冊(program)。
(2)其他：名牌、與會證書、感謝狀、晚宴邀請卡、餐券。
(3)論文摘要集／與會者名冊。
依照會議規模及大會預算，以上有些項目可調整增減，例如：如果沒有很多經費可以不用印制信封信紙；但如果籌備時間很長而經費足夠的話，也有主辦單位印制第二次甚至第三次會議通知，用以提醒參加人員并加強宣傳。
二、會前使用的印刷品
會前的準備工作需要用到很多的印刷品，一來可以統一大會形象，二來可以同時開展做宣傳。
(一)信封、信紙
先請一家合作良好的印刷設計公司設計符合大會主題的CIS(含大會logo、字體、色系等)，依照這個大會識別系統(CIS)去延伸設計其他相關印刷品，如此不但所有大會的印刷品有一致的整體感，甚至大會會場布置物，如指示海報、眉目板等也可使用這個CIS，加強與會人員印象。
接著，就可以設計大會信封／信紙，當然現在大多使用電腦發信或e-mail聯絡相關事宜，但是有些正式函件或報告仍然使用大會信紙，而且寄發會議通知也必須使用信封。最好設計兩種尺寸的信封，可分別用來寄信件及會議通知之用。
(二〕宣傳品
需要印刷的宣傳品包括：
1．海報。
2.會議通知(宣傳小冊)。
三、印刷設計與制作
(一)封面(海報、會議通知)
1，會議名稱、1ogo。
2．日期和地點。
3．主辦單位--由誰主辦。
4．摘要--簡單介紹內容或主題。
5．大會標語。
(二)內容(會議通知)
詳述會議內容，特別強調重要的演講人及講題，并對講員和講題詳細介紹，以鼓勵大家參加，主題要醒目，要讓讀者信服這個會議是有價值的，引起回響，大致內容如下：
1．時間、日期和地點。
2．會議名稱。
3．主辦單位及協辦單位，或指導單位。
4．大會籌備委員會名單及秘書處。
5．主題。
6．會議主人邀請函。
7．誰應該參加和為什么。
8．暫定會議日程表。
9．演講人名字、職稱。
10．會場簡介。
11．報名費用(包括內容)。
12．報名表。
13．住宿資料。
14．眷屬活動和相關旅游資料。
15．特別活動。
16．教育學分。
(三)設計大會宣傳小冊(會議通知)
設計一份實用又精美的會議通知，除了可以吸引注意，還可以讓與會者留存，不僅用來宣傳，還可在將來讓人們律津樂道。
內容：
1．將重要訊息放在封面。
2．宣傳(廣告)時要有一致性，以這個主題為主。
3．封面利用單一圖樣。
4．選擇照片在大會宣傳小冊，說明目的。
5．在照片下要說明。
6．避免陳詞濫調。
7．加強重點。
8．以照片來代替圖案。
9．不要耍花招。
10.使大會宣傳小冊看起來有價值感。
11.在質量上要好。
12.誠實以告。
13.用信封郵寄大會宣傳小冊。
14.提供報名方法。
15.確定參加者對象及目標。
16.利用封面引起興趣并著手行動。
17.讓有意愿與會的人參與。
18.人性化，引發興趣。
19.利用別人推薦來增加可信度。
列出優點:
1．將活動名稱寫正確，如果可能，讓主題可以-看就獲益。
2．利用副標題加強效果，這個建議很重要，特別是當你每年年會或活動名稱都相同時。
3．例舉參加會議的優點。
4．建議參加會議的人簡述工作范圍和個人經驗，讓別人知道哪些人參加會議獲益最大。
5．在大會宣傳小冊中，25％~30％描述大會內容，如果會議在最近舉行，不要害怕重復使用字句。
6．包括演講者資料，盡可能讓閱讀的人了解演講者。
7．利用過去與會者的推薦，讓人感覺可從會議中獲益。
8．利用現在式第二人稱：例如"你將從……地方獲利"，用肯定句，不要寫不確定的字眼。
