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會(huì)議記錄和會(huì)議紀(jì)要二者的主要區(qū)別是：第一,性質(zhì)不同：會(huì)議記錄是討論發(fā)言的實(shí)錄,屬事務(wù)文書(shū).會(huì)議紀(jì)要只記要點(diǎn),是法定行政公文.第二,功能不同：會(huì)議記錄一般不公開(kāi),無(wú)須傳達(dá)或傳閱,只作資料存檔；會(huì)議紀(jì)要通常要在一定范圍內(nèi)傳達(dá)或傳閱,要求貫徹執(zhí)行.
會(huì)議紀(jì)要是在會(huì)議記錄的基礎(chǔ)上,對(duì)會(huì)議的主要內(nèi)容及議定的事項(xiàng),經(jīng)過(guò)摘要整理的、需要貫徹執(zhí)行或公布于報(bào)刊的具有紀(jì)實(shí)性和指導(dǎo)性的文件.
會(huì)議紀(jì)要根據(jù)適用范圍、內(nèi)容和作用,分為兩種類型：(1)工作會(huì)議紀(jì)要.(2)協(xié)商交流性會(huì)議紀(jì)要.
會(huì)議紀(jì)要由標(biāo)題、日期、正文三部分組成.
(1) 標(biāo)題
由會(huì)議名稱和文種組成.如《全國(guó)高校大學(xué)語(yǔ)文教學(xué)研討會(huì)紀(jì)要》.
(2) 文件日期
成文日期通常寫(xiě)在標(biāo)題之下,位置居中,并用括號(hào)括起.也可在文末右下角標(biāo)明日期.
(3) 正文
正文可寫(xiě)三部分,也可只寫(xiě)前兩部分.
①在開(kāi)頭部分應(yīng)扼要地?cái)⑹鰰?huì)議概況.如會(huì)議的名稱、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、人員、議程及主要收獲等.
②主體部分主要寫(xiě)會(huì)議研究的問(wèn)題、討論中的意見(jiàn)、作出的決定、提出的任務(wù)要求等.
一般有三種寫(xiě)法：
一是概述法.即把會(huì)議上的發(fā)言內(nèi)容、討論情況總結(jié)到一起,概述出來(lái).這種寫(xiě)法適用于小型會(huì)議.
二是發(fā)言記錄式寫(xiě)法.按照會(huì)上發(fā)言順序,摘錄每個(gè)人發(fā)言的主要內(nèi)容.此寫(xiě)法主要用于座談會(huì)紀(jì)要.
三是歸納法.就是把會(huì)議中研究、討論的內(nèi)容歸納成幾個(gè)問(wèn)題來(lái)寫(xiě).適用于規(guī)模較大、內(nèi)容復(fù)雜的會(huì)議.寫(xiě)作時(shí),可根據(jù)表達(dá)內(nèi)容的需要,分條列項(xiàng)寫(xiě)或擬小標(biāo)題分部分、分層次寫(xiě).
總之,無(wú)論是哪種寫(xiě)法,都要圍繞會(huì)議中心和目的選材、剪裁,突出重點(diǎn).
③結(jié)尾的內(nèi)容通常是提出希望、號(hào)召,要求有關(guān)單位認(rèn)真貫徹會(huì)議精神.也可以在寫(xiě)完主體部分后即全文結(jié)尾.
特點(diǎn).
1．內(nèi)容的紀(jì)實(shí)性.會(huì)議紀(jì)要如實(shí)地反映會(huì)議內(nèi)容,它不能離開(kāi)會(huì)議實(shí)際搞再創(chuàng)作,不能搞人為的拔高、深化和填平補(bǔ)齊.否則,就會(huì)失去其內(nèi)容的客觀真實(shí)性,違反紀(jì)實(shí)的要求.
2．表達(dá)的要點(diǎn)性.會(huì)議紀(jì)要是依據(jù)會(huì)議情況綜合而成的.撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要應(yīng)圍繞會(huì)議主旨及主要成果來(lái)整理、提煉和概括.重點(diǎn)應(yīng)放在介紹會(huì)議成果,而不是敘述會(huì)議的過(guò)程,切忌記流水帳.
3．稱謂的特殊性.會(huì)議紀(jì)要一般采用第三人稱寫(xiě)法.由于會(huì)議紀(jì)要反映的是與會(huì)人員的集體意志和意向,常以“會(huì)議”作為表述主體,“會(huì)議認(rèn)為”、“會(huì)議指出”、“會(huì)議決定”、“會(huì)議要求”、“會(huì)議號(hào)召”等就是稱謂特殊性的表現(xiàn).
會(huì)議記錄是當(dāng)事人記錄會(huì)議情況以供備查的一種文體.
一般會(huì)議記錄包括兩部分：一部分是會(huì)議的組織情況,要求寫(xiě)明會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、出席人數(shù)、缺席人數(shù)、列席人數(shù)、主持人、記錄人等.另一部分是會(huì)議的內(nèi)容,要求寫(xiě)明發(fā)言、決議、問(wèn)題.這是會(huì)議記錄的核心部分.
對(duì)于發(fā)言的內(nèi)容,一是詳細(xì)具體地記錄,盡量記錄原話,主要用于比較重要的會(huì)議和重要的發(fā)言.二是摘要性記錄,只記錄會(huì)議要點(diǎn)和中心內(nèi)容,多用于一般性會(huì)議.
會(huì)議結(jié)束,記錄完畢,要另起一行寫(xiě)“散會(huì)“二字,如中途休會(huì),要寫(xiě)明“休會(huì)“字樣.
