杭州伍方會議在接到客戶的會議要求之后，通常會先挑選面積、位置、價格合適的場地，之后我們會實地考察場地，即使這個會議室不是第一次開會，這樣子嚴謹的做法是對客戶負責，對行業負責。
選擇會議室是我們整個會議的重中之重，所以對于會議室我們要做好完全的考慮與準備，那么我們在安排會議室時除了要安排好會議室內的擺放之外還要提前處理好會議室所存在的安全隱患。杭州伍方會議服務有限公司列出了一部分會議室所存在的安全隱患，幫助我們做好整個會期的準備工作，讓會議更加順利的進行!
會議室的選擇不僅是容納人數、場地的大小還有很多細節需要仔細考慮，在會議室中還要避免其他安全隱患的出現，以下是在執行過程中可能會碰到類似的問題：
1、用電保證：會議室一般密閉性較好，一旦停電，整個會議室立刻漆黑一片，為保證會議正常進行。要檢查會議室的供電設備的運作。還應提供緊急照明裝置，指示參會者離開會場，出現類似情況不能慌張，作為會務人員我們要安全有素的指引參會者離開會場。
2、空氣狀況：一般的會議室通常密閉性較好，以提高隔音效果，因此需要加強機械通風和制冷，保證室內的氧氣量，防止出現與會者因缺氧所帶來的不適。
3、舞臺和講臺的安全：舞臺和講臺要求穩固、結實，特別是通向舞臺和講臺的階梯要搭建牢固。舞臺和講臺邊緣應用花或綠色植物阻攔。
4、會議設備安全：會議設備屬于弱電系統，一般不容易造成人員傷害，但會議設備損壞的機會較大，而且科技含量高的設備更容易損壞。所以通常在會前會對會議設備進行調試和檢查，平時也要做好保養和預防性維修工作，否則一旦發生設備故障，將導致會議無法進行。
5、會議室其他裝飾的穩定性：在考察場地的時候要看一下會議室有沒有比較不穩定的裝飾，當會議室人頭擁擠的時候，萬一不小心碰到什么立在會議室旁邊的東西，損壞東西事小，要是傷到人事大。
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