在你籌劃一個會議時，伍方會議服務建議你最好向上司、會議主辦人或會議主席描述一下會議的目的和要求達到的結果，如果你們的意見相符，你就可以做下一步的籌劃了：
 

預計召開會議的日期；
會議預計召開幾天；
打算在什麼地方召開會議；
會議形式或程序是什麼；
需要多大的場地；
以前開過這樣的會議嗎？結果如何；
將有多少人到會；
會議預算是多少；
與會者對費用開支很在意嗎？
打算選用什麼級別的酒店和設施；
打算選用最高級的房間標準是什麼；
誰來制作會議邀請函；
會議需要向與會者打印相關資料嗎？
會議的發言人有哪些？
會議需要什麼樣的視聽設備；
需要食品、飲料的酒會、招待會有幾次；
與會者可以攜帶家屬嗎？
打算為與會者安排一些特別活動嗎？打算為與會者及其家屬安排一些特別活動嗎？是否打算為與會者的家屬安排一些特別活動嗎？
有誰來承擔這些活動的費用。

資料整理：伍方會議服務