會議結束時，
伍方會議服務要提醒下秘書要做好會議文件質料的收集、整理和歸檔工作，及時送交有關人員妥善保管。
收集會議文件質料的要求和內容
1 收集會議文件質料的要求
（1）確定會議文件質料的收集范圍。會前分發的保密文件要求按會議文件質料的清退目錄和發文登記薄逐人、逐件、逐項檢查核對，以杜絕保密文件清退的死角。
（2） 收集會議文件質料要及時，確保文件質料在與會人員離會之前全部收齊全。
（3）選擇收集文件質料的渠道，運用收集文件質料的不同方式方法。
（4）與分發文件質料一樣，收集會議文件也要履行嚴格的登記手續。認真檢查文件質料是否有缺件、缺頁、缺損的情況。及時采取措施撲救毀損的文件質料。
（5）收集整理過程要中注意保密。
2 需收集的文件質料
（1）會前準備并分發的文件。包括指導性文件、審議表決性文件、宣傳交流性文件、參考說明性文件、會議管理性文件。
（2）會議期間生產的文件。包括決議、議案、提按、會議記錄、會議簡報。
（3）會后產生的文件。包括會議紀要、傳達提綱、會議新聞報導等。
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