一)會前協調會：

　　在前往會議場地前要先和會場及主要承包商人員排定會前協調會，協調會的目的是對會議現場安排整個細節做詳細討論，讓大家都清楚在現場所負的責任與彼此的協調。
　　一般會議籌辦人與會場主要工作人員協調會，如場地工程、服務、餐飲和保安人員溝通，如果會議有應用視聽設備，邀請視聽工程人員一起參加，將所有主要承包商都邀請來。

二)電話、無線對講機和呼叫器

　　小型會議可能不需要內部聯系系統，只要利用內線電話即可，但是大型會議只靠會場或飯店電話系統可能會延誤事情，因此要安裝幾條專線電話，有些飯店和會議中心專線電話線和設備有限。

三)服務柜臺與留言中心

　　每一個主辦單位都了解在大會期間提供一個服務柜臺與留言中心是必要的，服務柜臺與留言中心可以非常簡單也可以很復雜，在這個中心提供基本資料和留言，有一人或兩人以上在那里負責，可以是主辦單位工作人員也可以雇用當地臨時工作人員提供大會資料以及當地資料。

資料整理：伍方會議服務