會議現場的操作很重要，但之前準備工作也同樣重要，為此、伍方會議服務總結了一些會議籌備時要做的事。

會場預約
       根據需要，制定最完美的策劃；根據會議的級別，選擇會議舉辦地；根據會議的具體情況，確定是否將會議劃分為幾個分會場，選擇分會場的地點，并提前預約。

會場的布局
       根據會議的具體情況，設計并安排會場的布局，細致周到地設計好所有的細節；根據需要，準備會議所需要的所有設備，并提前安放在指定位置；根據需要，提前為您調試好設備，并進行演練，確保會議的順利進行。

印刷材料的設計制作
       根據會議的具體需求，設計印刷品的樣式、內容、選擇圖案；提前把印刷品送到會場或指定位置。

參會者的餐飲
       根據參會人員的喜好，預定各種形式的餐會：西餐、中餐、自助餐、宴會等等；根據參會人員的具體情況以及會場和下榻酒店的地點，選擇不同的用餐地點。


參會者的接送
       根據參加會議者的具體情況以及人數多少安排相應的車輛。

參會者業余時間的安排
        根據參會人員的喜好，選擇不同。

資料整理：伍方會議服務